Frågor & Svar

· Vad behöver jag tänka på inför årsskiftet?

Ingenting! Till skillnad från de flesta andra löneprogram på marknaden finns det inga måsten som ska göras innan du uppdaterar till den nya årsversionen av programmet eller kör januarilönen.

Kontrolluppgift ska lämnas enligt lagen om självdeklarationer och kontrolluppgifter. I första hand ska arbetsgivare lämna kontrolluppgifter för den som har fått:

· lön
· arvode
· andra ersättningar och förmåner

I löneprogrammet ackumuleras de flesta saldon automatiskt men i vissa fall vill man kunna styra flera olika lönearter till en gemensam ackumulator.

I löneprogrammet kan man välja att använda sig av så kallade Fria ackumulatorer’. Möjlighet finns att skapa och namnge sina egna fria ackumulatorer.

Företag som är medlem i Svenskt Näringsliv (SN) ska varje år rapportera lönestatistik. Mätperioden är normalt 1 september till 30 september men för vissa företag har avvikande mätperioder.

Statistiska Centralbyrån (SCB) begär med jämna mellanrum också in uppgifter från företag. De vill bland annat få information om antal anställda, arbetad tid och övertidstimmar.

Om man får differens mellan arbetsgivardeklaration och bokföringsunderlag kan man behöva göra en felsökning och avstämning. Några viktiga saker att titta på först är följande

Handels löneartstabell är anpassad för kollektivavtalet mellan Handelsarbetsgivarna och Handelsanställdas förbund avseende detaljhandeln. Har ni eller följer ni detta kollektivavtal, kan ni använda tabellen för att slippa anpassa standardtabellen. Tänk på att löneartstabellerna inte uppdateras vid programuppdateringar, så kontrollera eventuella avtalsförändringar som kan påverka tabellen.

Transport löneartstabell är anpassad för kollektivavtalet mellan Biltrafikens Arbetsgivareförbund och Svenska Transportarbetareförbundet. Har ni eller följer ni detta kollektivavtal, kan ni använda tabellen för att slippa anpassa standardtabellen. Tänk på att löneartstabellerna inte uppdateras vid programuppdateringar, så kontrollera eventuella avtalsförändringar som kan påverka tabellen.

Vår rekommendation är att alltid ha den automatiska programuppdateringen påkopplad. Hur man sätter på automatuppdateringen hittar du i vårt supportdokument LON0046 i Nyhetspanelen.

Alla kan dock inte ha automatisk uppdatering av olika tekniska skäl. I en del fall kan brandväggar och virusprogram spärra en uppdatering eller att endast dataadministratören får installera program. En del företag vill välja själva när de ska hämta senaste version från vår hemsida och manuellt uppdatera sitt program.

Har du anställda med tjänstepension enligt ITP-planen kan du låta löneprogrammet räkna ut vilka belopp som ska rapporteras till Collectum vid nyanmälan eller löneförändringar. ITP 2 är förmånsbestämd och gäller normalt för tjänstemän födda 1978 eller tidigare, men ni kan ha tecknat annat avtal.

Har du anställda med tjänstepension enligt ITP planen kan du låta löneprogrammet räkna ut vilka belopp som ska rapporteras till Collectum och om personen ska nyanmälas, lönerapporteras eller avanmälas samt orsak. ITP1 är premiebestämd och gäller normalt för tjänstemän födda 1979 eller senare, men ni kan ha tecknat annat avtal.

Har du en internetkoppling på den dator där löneprogrammet finns eller inom det nätverk som programmet verkar kan du sätta på funktionen Automatisk programuppdatering. Du har då alltid den senaste versionen av programvaran som din programlicens ger rättighet till. Du måste ha ett giltigt prenumerationsavtal för att automatuppdatera.

Databasen uppdateras och konverteras alltid från ert serverprogram för att minimera tidsåtgången vid stora databaser. Mer utförlig beskrivning om hur du uppdaterar finns i din handbok. Börja alltid med att ta en säkerhetskopia innan du uppdaterar!

Om du vill installera om ditt Crona Lön ppp på en ny dator går det naturligtvis alldeles utmärkt. Du följer nedanstående guide, så kan du fortsätta att använda ditt tidigare konto inom några minuter.

Säkerhetskopiera ofta, gärna före du uppdaterar, kontrolluppgifter och efter att lönekörningen är klar. Säkerhetskopiering kan göras antingen med den funktion som finns i löneprogrammet eller med ett fristående program.

Flera löneprogram är identiska med Crona Lön, vilket innebär att om man byter löneprogram mellan dessa under året, kan man helt enkelt läsa in en säkerhetskopia från det gamla löneprogrammet, se lista i supportdokument LON0032. På så vis får man med sig alla uppgifter om företag, personal och lönebesked bakåt i tiden.

I samarbete med företaget ProClient som bl.a. säljer affärssystemet Pyramid har nedanstående filformat tagits fram och anpassats till Crona Lön.

Löneprogrammet levereras med en standardtabell som passar de flesta företag, eventuellt med lite anpassningar. Det finns också möjlighet att ha tabeller som är anpassade för speciella typer av verksamhet eller olika kollektivavtal. Det är alltid företagets ansvar att kontrollera att de lönearter som används gör korrekta beräkningar vad gäller lön, semesterintjänande osv.

När arbetsgivaren betalar en anställds utgifter för hushållsnära tjänster ska den anställde förmånsbeskattas. Förmånen värderas till marknadsvärdet och räknas med i underlaget för arbetsgivaravgiften. Den delen av förmånen som du har rätt till skattereduktion för ska inte ingå i skatteunderlaget.

För att löneprogrammet ska klara av reglerna vid hushållsnära tjänster har flera lönearter skapats i standardtabellen. För att säkerställa att löneartstabellen alltid är aktuell bör du uppdatera den varje år. Läs mer om det i supportdokumentet LON0008.

I löneprogrammet får du hjälp med att hålla personalregistret uppdaterat med rätt skattetabell och rätta jämkningsbeslut för alla anställda. Informationen om de anställda skapas i en fil som skickas till Skatteverket. Funktionen kallas CSR-förfrågan.

Innan du kör januari lön, läser du in svaret från Skatteverket i programmet.

I vissa fall vill den anställde betala sin tjänstebil med ett nettolöneavdrag. Drar man hela förmånsvärdet på nettolönen, uppstår nämligen ingen förmånsbeskattning. Det går alldeles utmärkt att lösa i ditt löneprogram om du använder dig av tre olika lönearter.