Kontrolluppgift

Supportdokument nr: LON0056 Programvara: Lön, Modell: 40+

Kontrolluppgift ska lämnas enligt lagen om självdeklarationer och kontrolluppgifter. I första hand ska arbetsgivare lämna kontrolluppgifter för den som har fått:

· lön

· arvode

· andra ersättningar och förmåner

Kontrolluppgifterna för inkomståret ska lämnas i månadsskiftet januari/februari. Uppgifterna skickas med e-legitimation på Skatteverkets hemsida. Skatteavdrag och lönebelopp som redovisas i kontrolluppgiften ska stämma överens med de skatteavdrag och avgiftspliktiga ersättningar som redovisats i skattedeklarationerna för samma år.

Inställningar för kontrolluppgifter

Alla anställda i personregistret ska ha korrekta inställningar under sidomenyn Skatt. Det gör att skatteavdraget blir riktigt på de anställdas lönebesked. Där anges också vilken kontrolluppgiftsblankett den anställde ska få.

Dessutom är det viktigt att alla lönearter som används har de rätta inställningarna. Fälten Skattepliktig och Kontrolluppgift påverkar i högsta grad kontrolluppgifterna. Normalt sett är standardtabellen rätt inställd och den underhålls vid förändringar. Det är viktigt att ta reda på vad som gäller då man ändrar eller skapar sina egna lönearter.

Har du haft fel inställningar på en löneart under året kan du justera detta i efterhand. Byt kontrolluppgiftsnummer på lönearten i löneartsregistret. Gör om beredning av kontrolluppgifter, alternativt kan du justera eventuella felaktigheter i funktionen Granska Kontrolluppgifter. Dessa funktioner beskrivs längre fram i detta supportdokument.

För att lönebeskeden ska komma med i beredningen
av kontrolluppgifter krävs det att lönebeskeden är uppdaterade och att de är röda ända upp till status 5.

Förekommer det några felaktigheter under beredningen redovisas dessa i en dialogruta efter genomgången där felet står i klartext och den skapade kontrolluppgiften markeras som spärrad. 

Bereda kontrolluppgifter

I löneprogrammet kan man skapa kontrolluppgifter som bygger på de lönebesked som har ett utbetalningsdatum som infaller under inkomståret.

Gå till menyrubriken Lönekörning. Välj menyalternativet Kontrolluppgift och menyval Bereda.

Ange det inkomstår som du vill bereda kontrolluppgifter för. Starta beredningen genom att klicka på [OK]. Hur lång tid beredningen tar beror på hur många anställda och antalet lönebesked som du har haft under året.

Om du vill stämma av uppgifterna som ligger till grund för kontrolluppgifterna kan du skapa dessa utan att lönebeskedens status uppdateras. Detta gör du genom att bocka för Preliminär.

När du bereder årets kontrolluppgifter summeras alla inkomstuppgifter och statusläget för alla lönebesked under det valda inkomståret uppdaterats till statusläge 6 (Kontrolluppgift framtagen). Därefter kan du granska eller skriva ut kontrolluppgifterna.

Exempel på fel under beredningen av kontrolluppgifter 

Granska kontrolluppgifter 

Efter att du har skapat kontrolluppgifter kan du kontrollera och bearbeta dessa. Kontrolluppgiften skapas endast till anställda som har haft inkomst under redovisningsåret.

Om du vill lägga till eller ta bort kontrolluppgifter för olika personer kan du göra det i funktionen som finns under menyn Lönekörning, Kontrolluppgifter.

Du börjar granska kontrolluppgifterna med att hämta fram den anställde för vilken du ska kontrollera eller förändra informationen.

Detta görs genom att ange personens anställningsnummer. Ange [F3] eller klicka på kikaren i fältet och du får fram en översikt på dina anställda med anställningsnummer, namn och personnummer. Du bläddrar mellan dina anställda med tangenterna [Pil Upp] respektive [Pil Ner].

Om det i samband med beredningen kommit fram någon anmärkning på personen markeras kontrolluppgiften som spärrad. Efter korrigering kan du sedan manuellt avmarkera spärren så att kontrolluppgiften hanteras korrekt vid utskrift och skapande av KU-fil (Skatteverkets beteckning på filen).

Granska kontrolluppgiftens alla olika värden, markeringar för eventuella förmåner och kostnadsersättningar som den anställde har fått under året.

Korrigera de eventuella värden och markeringar som är felaktiga. När kontrolluppgiften är klar uppdaterar du genom att klicka på knappen [Spara].

För att ta bort en kontrolluppgift från beredningen ska du ta fram den och klicka på knappen [Ta bort]. 

Avstämning av kontrolluppgifter

För att på ett enkelt sätt kunna stämma av årets kontrolluppgifter finns det några utskrifter som du bör känna till.

Sammandrag kontrolluppgifter

Vid utskrift av kontrolluppgifter kan du skriva ut ett sammandrag av samtliga kontrolluppgifter. Denna sida innehåller summeringar för varje uppgift som går att summera från kontrolluppgifterna. Se nedan under utskrift av kontrolluppgifter.

Underlag för kontrolluppgifter

Om du mer ingående vill kontrollera en eller flera personers kontrolluppgifter kan du skriva ut ett detaljerat underlag för kontrolluppgifterna. På listan skrivs då samtliga lönearter som förekommit på en viss persons alla olika lönebesked under inkomståret. Listan är sorterad och summerad på kontrolluppgiftsnummer.

Bruttolönelista

För att få en översikt över personalens alla bruttolöner och preliminärskatter kan du skriva ut en bruttolönelista. Väljer du att skriva ut denna lista som detaljerad får du också en utskrift där du ser varje löneperiods bruttolön och preliminärskatt.

Årssammandrag skattedeklarationer

För att kunna stämma av alla totaler från sammanställningen kan du skriva ut ett årssammandrag över samtliga upprättade skattedeklarationer under året.

Ny kontrolluppgift

För att lägga till en anställd och skapa en kontrolluppgift klickar du på knappen [Ny].

I dialogrutan visas en förteckning över de anställda som inte har någon kontrolluppgift skapad. Personen måste finnas upplagd i personregistret.

Välj person och klicka på knappen [OK]. Fyll därefter i de uppgifter som ska lämnas till skattemyndigheten. 

Skriva ut och skapa fil

När alla kontrolluppgifterna är klara följer du nedanstående instruktion. Du kan skriva alla ut alla papper, skapa fil och skicka kontrolluppgifter till de anställda på e-post på en och samma gång, eller i olika omgångar genom att kanske skriva papper först, sedan skapa KU-fil och maila sist. Du bestämmer helt vad som passar dig!

· 1. Gå in under menyn Lönekörning, Kontrolluppgift och menyalternativ Skriv ut och
skapa fil. 

· 2. Ange hur du vill ha din utskrift, ska den göras till bildskärm eller direkt till din skrivare.

· 3. Vill du skriva ut kontrolluppgifter på papper till de anställda markerar du Skriv kontrolluppgiftsblanketter. Du väljer mellan ”Blankt papper” och ”Laserpost”. Den senare skriver ut kontrolluppgifterna på ett A4-ark som du kan försluta till ett brev.

· 4. Markera om du vill skriva ut ett sammandrag av alla kontrolluppgifter. Den sidan ger ett bra underlag för att stämma av kontrolluppgifterna mot skattedeklaration, bruttolön och bokföring.

· 5. Vill du skicka kontrolluppgifter på e-post till de anställda markeras rutan Skicka KU10 som e-post i personalregistret under sidomenyn Skatt, Kontrolluppgifter. Programmet använder här samma inställning som när man skickar eLönebesked. När du vill e-posta kontrolluppgifterna görs det med bock för rutan Skicka eKontrolluppgifter.

· 6. Vill du ha en komplett uppsättning arkivkopior, markerar du Skriv arkivkopia.

· 7. Statusrapporten visar vilka kontrolluppgifter som skrivits ut och eventuellt e-postats.

· 8. Vill du skapa en KU-fil med alla kontrolluppgifter markerar du dess kryssruta. Därefter ska du ange var filen ska sparas.

· 9. På fliken Urval kontrollerar du att rätt inkomstår angivits. Starta utskriften genom att klicka på [OK].

· 10. Glöm inte att ladda upp filen på Skatteverkets hemsida!

Kontrolluppgifterna skapas i en fil, som namnsätts t.ex. ”KUÅÅÅÅ_Företagsnamn_ÅÅÅÅ2281420.xml ”där siffrorna är datum och klockslag du skapade filen. KU-fil kan inte längre skickas till Skatteverket på diskett, CD eller USB-minne. 

Funktion för att skapa en KU-fil som innehåller fler företag finns numera endast i Crona Lön 80+ eller i byråtillägget.

Rättelse av kontrolluppgift

Ifall du har sänt en eller flera felaktig kontrolluppgifter till Skatteverket och vill korrigera dessa går du in under menyrubrik Lönekörning, menyalternativet Kontrolluppgift, menyval Granska och rättar värdet.

För att skriva ut kontrolluppgifterna igen samt skapa en ny KU-fil, väljer du menyrubriken Lönekörning, Kontrolluppgift och menyval Skriv ut och skapa fil enligt ovan.

Du kan välja att skapa en ny fil med alla kontrolluppgifter i (alltså även de som var korrekta från början) eller endast enstaka anställd, om endast en kontrolluppgift rättats. När du laddar upp filen på skatteverkets hemsida ändras endast de uppgifter som skiljer sig från tidigare uppladdning.