Kom igång med PAXml-import

Supportdokument nr: LON0172 Programvara: Lön, Modell: 40+

PAXml är ett standardformat för att utbyta information kring lönehändelser mellan olika programvaror, t.ex. från ett försystem och Crona Lön.

De olika lönehändelserna skickas antingen med ett löneartsnummer eller med en kod, som t.ex. ”SJK” för sjukdom. Fördelen med att använda koder, som är fördefinierade i PAXml-formatet, är att försystemet inte behöver veta hur lönen ska hanteras, ifall den anställde ska få betalda eller sparade semesterdagar, har återinsjuknat inom fem arbetsdagar, etc.

När du börjar att hantera PAXml-filer finns det några saker du bör tänka på.

Koppla importformat

För att importera en fil gör du en fast koppling. Under menyn Företag, Försystem och Kopplingar finner du funktionen för PAXml-import.

1. Ge din import en bra benämning. Du kan ha flera PAXml-importer med olika benämning.

2. Välj PAXml som importformat.

3. Tryck på och välj sökväg till platsen där du tänker spara din fil samt ange vilken filändelse filen har.

4. Du anger också om din fil kan innehålla personuppgifter och inställningar för det.

5. Du kan också uppdatera ditt register med resultatenheter med filen om du markerar detta.

Finns det resultatenheter på lönehändelserna måste du gå till fliken Inställningar och ange vilken eller vilka dimensioner det skickas som i filen. I exemplet nedan skickas ”Projekt” som dimension ”1” i filen och ”Resultatenhet” som dimension ”8”. 

Import av filen

1. Skapa en exportfil från ditt försystem och spara på sökvägen du angav i kopplingarna.

2. Gå till menyn Lönekörning och välj Import försystem. Finns det någon fil som matchar dina kopplingar och som inte redan importerats visas dessa med grön färgmarkering.

3. Markera raden och tryck [Importera]. 

Lönehändelser som skickats i PAXml-filen med koder (tidstransaktioner) importeras normalt till Kalendariet där du kan se dem.

Händelser med löneartsnummer (lönetransaktioner) importeras normalt till Löneuppdrag, som du kan se under menyn Funktioner, Löneuppdrag.

Filen kan dessutom innehålla schematimmar, ny eller ändrad personal samt nya resultatenheter, t.ex. nya projektnummer.

Får du inga felmeddelanden har själva importen gått bra.

Testa din importfil

Får du felmeddelanden när du försöker importera filen kan du testa att den är teknisk korrekt på paxml.se. Eventuella felmeddelanden du får här bör du ta upp med din försystemsleverantör.

Backa en importfil

Du kan lätt backa den fil du just importerat. På så sätt kan du testa, rätta och importera igen under uppstarten. Detta ska absolut inte göras efter att lönebeskeden öppnats. Har du öppnat lönebesked måste du först radera dem.

1. Gå åter till menyn Lönebesked, Import försystem.

2. Tryck på knappen [Importlogg]. Här ser du alla filer du importerat med filnamn och klockslag

3. Markera den senaste fil du importerat och [Ta bort].

Nu är programmet som innan importen gjorts! 

Öppna lönebeskeden

Nu har du förutsättningar att börja öppna lönebeskeden. Antingen gör du det ett och ett eller på menyn Lönekörning, Massgenerering.

Löneartsstyrningar

Har du inte använt Kalendariet innan, finns nu risk att du kan få felmeddelanden. Det handlar oftast om att det saknas löneartsstyrningar. Se även supportdokument LON0094. 

Felmeddelandet visar att i standardtabellen, styrning för timavlönade, finns inget löneartsnummer kopplat till koden ”TJL”. Nu ligger alltså tjänstledighet i Kalendariet, som inte kan komma ut på lönebeskeden. Du löser dessa problem på menyn Register, Löneartsstyrning.

1. Välj rätt löneartstabell och löneartsstyrning.

2. Markera ”visa även inaktiva” och sök på koden som felmeddelandet angivit.

3. Ange det löneartsnummer du vill koppla händelsen till i fältet för löneart.

4. [Spara] och [Stäng] dialogrutan.

5. Kasta och öppna lönebeskedet igen och kontrollera att händelsen kom med.

Löneuppdrag

Innehåller filen löneartsnummer som lägger sig som löneuppdrag, kan du råka ut för att lönearten inte har lämplig inställning för importen. Nedan har lönearten för OB t.ex. inställningar för antal och belopp, men importen skickar en summa.

Ändra på lönearten så att det går att registrera summa eller skapa en ny löneart och ange det löneartsnumret i filen.

Export/import av koder och lönearter

Har du ett företag där importen fungerar bra, kan du exportera ditt löneartsregister samt lönekoder och tidkoder från det företaget och importera till det nya företaget. Detta görs på menyn Register, Export respektive Import. Se supportdokument LON0008.

Lycka till med din PAXml-import!