Inställningar Crona Lön

Supportdokument nr: LON0025 Programvara: Lön, Modell: 40+

Den här dokumentationen är till för att hjälpa dig att komma igång med löneprogrammet. När du är klar med installation startar du programmet och gör dina inställningar. Då löneprogrammet finns i olika storlekar och har olika programtillägg finns alla uppgifter inte i de minsta versionerna. Handboken ger fördjupad information. Här beskriver vi de viktigaste funktionerna.

Vid installation av löneprogrammet skapas ett övningsbolag, Lek & Lär AB, där du kan pröva och
testa olika funktioner utan att det påverkar din lönehantering.

Nytt företag

När du ska skapa ett nytt företag ska du bl.a. ge det nya företaget en identitet, ett startår samt vilken löneartstabell och kontoplan som ska användas. Nedan visas steg för steg hur du skapar ett nytt företag.

· 1. Välj menyalternativet Företag, Öppna företag.

· 2. Klicka på knappen [Nytt].

· 3. En dialogruta kommer fram där du ska ange företagsId, startår och markera standard löneartstabell och kontoregister.

· 4. Klicka på [OK] och det nya företaget skapas, det får tillsvidare namnet "Nytt Företag". Detta ändrar du sedan i företagsinställningarna.

· 5. Efter att företaget har skapats kommer du tillbaka till listan där du kan öppna det nya företaget.

· 6. Markera "Nytt Företag" och klicka på [OK].

FöretagsId

Företagsidentifikationen används av löneprogrammet för att skilja mellan olika inlagda företag. Uppgiften används också för att namnge den mapp eller katalog där företagets alla data finns sparade Vi rekommenderar att du använder en namnförkortning eller företagets organisationsnummer.

Kontoregister

Som standard levereras BAS-kontoplanen. Därefter kan du importera din egen kontoplan om så önskas.

Start år

Ange vilket år som lönehanteringen ska påbörjas i det aktuella företaget. Innevarande år lämnas som förslag.

Efter att du skapat ett företag med ett visst startår kan du inte i efterhand lägga in lönebesked som ligger tidigare än detta år. Tänk därför på detta om du vill registrera löner tillbaka i tiden, du kanske vill få med alla lönebesked inom semesteråret.

Standard löneartstabell

Vår standard löneartstabell passar de flesta. Du behöver troligen endast göra små justeringar för att den ska passa ert avtal.

Standard kontoregister

Använder man ett kontoregister i löneprogrammet kontrolleras varje kontering mot detta och man kan bara kontera på konton som finns upplagda i detta register. Detta minskar risken att kontera fel.

Skrivare

Det första som bör göras är att se till att du kan skriva ut från löneprogrammet.

Under menyrubriken Utskrifter och alternativet Skrivarinställningar hittar du inställningarna.

Företagsinställningar

Nästa steg är att lägga in företagsuppgifter och företagsunika grundvärden. Gå till menyrubriken Företag, sedan menyalternativet Företagsinställningar.

Företagsinställningarna är ett av de centrala registren i löneprogrammet. Många av uppgifterna i företagsinställningarna har en förprogrammerad standard, som du kan ändra om den inte passar.

Företagsinställningarna är indelade i fem olika sidomenyer med ett antal undermenyer. 

Dessa är:

· Adress

· Grundinformation

· Personal

· Bokföring

· Försystem

Adress

Fyll i dina adressuppgifter. Det är viktigt att du fyller i organisationsnummer, kontaktuppgifter och kontaktpersoner då dessa uppgifter används vid utskrift av bl.a. arbetsgivardeklarationerna och utbetalningslistorna.

Du kan få med logotyp på lönebesked och vissa utskrifter genom att ange en JPEG eller BMP-bild i storlek 70 * 400 punkter.

Den måste vara i denna storlek för att inte förvrängas vid utskrift.

Grundinformation

Grundinställningar

Vill du använda det inbyggda kalendariet anger du detta. Om företaget betalar 10 % av lönen under ett antal dagar för en sjukersättningsperiod ska du ange hur lång tid sjukersättningen sträcker sig.

Värden

Här anger du hur avrundningar ska göras. 0,01 betyder ören och 1,00 betyder hel krona. Välj även vilken typ av karensregel företaget använder.

Löneartstabeller

Den löneartstabell och Löneartsstyrning du väljer gäller som standard på samtliga anställda, ifall du inte anger någon annan tabell i personalregistret för vissa anställda.

Arbetstider o Semester

Ange företagets normala arbetstid per månad, vecka och dag i timmar. Dessa inställningar används om inget annat framgår av personalregistret.

Betalar företaget ut semestertillägg och/eller rörliga semestertillägg separat, markerar du det.

Försäkringar

Har du tecknat någon försäkring hos Fora kan du ange denna uppgift samt avtalsnummer. Du kan då använda dig av funktionen för att skapa lönerapportering och kontera upp preliminära kostnader.

Om du har behov av ytterligare försäkringar kan du markera här och ange procentsats för bokföring av försäkringen.

Statistik

Markera och ange eventuella ytterligare uppgifter om du vill kunna skicka lönestatistik till Svenskt Näringsliv, Statistiska Centralbyrån och/eller Byggnads. Kopplar du på funktionerna öppnas ytterligare inställningar i menyer, personalregister och lönearter.

Löneutbetalning

Här kan du ange kontaktuppgifter till din bank. På utbetalningslistor och bankfiler måste det också framgå från vilket kontonummer utbetalning ska ske.

Genom att markera överföring till bank anger du att du vill skapa en fil av dina utbetalningar som du kan skicka via internet till din bank. Filen kan skapas i samband med att du skriver ut din utbetalningslista.

Du markerar den bank för vilket filformat som du vill skapa. Du ska också ange var du vill att filen ska sparas. Detta görs genom att klicka på knappen med tre punkter [...]. I den dialogruta som kommer fram letar du rätt på den mapp där du vill att filen ska sparas.

Tänk på att filen alltid skapas med samma namn. Om du har flera företag kan det vara lämpligt att den skapas i den katalog som finns för varje företag.

Skatter

Markera ”Använd 1000 kr gräns socialavgifter” om du vill att programmet först ska beräkna arbetsgivaravgift när inkomsten uppgår till 1000 kr för en anställd och år.

Du kan också markera ifall företaget ska nyttja regionalt stöd och/eller växastöd. Ange även företagets normala skattetabell. Uppgiften används som förslag när du lägger upp nyanställda samt om du inte anger skattetabell på en anställd. Preliminärskatten beräknas då på här angiven skattetabell plus 10 procent.

Arbetsgivaravgift.nu

Vill du kunna skapa digitala arbetsgivarintyg med a-kassornas e-tjänst är det här inställningen görs.

Sekretess

Möjlighet finns att låsa företagets databas till just denna licens. Databasen är krypterad och kommer inte kunna läsas av andra.

Personal

Personalregister

Du kan välja i vilken ordning du vill sortera anställningsnummer, numerisk eller alfabetisk och i de
större varianterna finns möjlighet att använda datumstyrda arbetstider.

Löneuppgifter

Vi kallar vissa löneuppgifter för P-uppgifter, P som i personal. P-uppgiften skapar en koppling mellan lönearterna och löneuppgifterna i personalregistret. Det du skriver i Beskrivning kommer du att se i personalregistret på fliken Löneuppgifter . Ändra t.ex. beskrivning P02 till ”Frivillig skatt”. I personalregistret bockar du i rutan och anger beloppet som ska dras. På lönearten för Frivillig skatt anger du P02 på raden Formel och belopp. Lämpliga P-uppgifter är lönehändelser där värdet varierar mellan de anställda, men inte går att beräkna utifrån timlön eller månadslön. En P-kod med belopp angivet i personalregistret kan du använda samma löneart till alla.

Digital brevlåda

GDPR tillåter inte att man skickar fullständiga lönebesked via e-post. I Crona Lön finns nu ett brett spektra av lösningar för att distribuera informationen om lönen till de anställda. Vi kan leverera via externa tjänster som Kivra och olika banker, men också via vår egna app, Crona Lönebesked, via vår hemsida eller vår webbaserade Crona Portal.

All distribution av lönebesked förutom utskrift på papper eller till en pdf-fil sker via vår Digitala brevlåda. Notera att det tillkommer en avgift per lönebesked att använda vår digitala brevlåda.

Bokföring

Kontering

Vill du få en kontroll på de kontonummer du anger, ska du markera att du vill använda kontoregister. Genom denna markering kommer löneprogrammet att för varje kontonummer du anger, stämma av om det finns upplagt i kontoregistret. Registret når du genom att klicka på knappen [Kontoregister] eller med menyalternativet Register, Konton.

Möjlighet finns i de större versionerna av programmet att fördela arbetsgivaravgift, semesterskuld och eventuella pensionskostnader på resultatenheter.

Du kan också ställa in ifall löneprogrammet ska kontera semesterskulder, naturaförmåner, AFA-avgift, försäkringar och mycket annat löpande varje månad.

Markera ifall semesterskulden ska schablonberäknas för varje lönebesked och konteras i bokföringen. Beräkning görs utifrån personens semesteravtal och det semesterlönegrundande beloppet på lönebeskedet.

Markera även ifall beräknad arbetsgivaravgift för semesterskulden ska konteras.

Vill du följa förändring av semesterskulden på ett eget konto, kan du markera att du vill kontera avräkning av semesterskuld på eget konto och ange kontonummer på sidomenyn Kontoplan.

Vill du ha mer specificerad kontering, kan du i de större programmen markera olika alternativ och på så sätt få fler händelser att knyta till kontonumret. Vill du t.ex. kontera bruttolöner för arbetare på 7010 och tjänstemän på 7210, kan du ange att du vill specificera ”Lön per personaltyp” och ange konto för respektive personaltyp på sidomenyn Kontoplan.

Resultatenheter

Löneprogrammet kan förutom kontonummer hantera upp till tre olika nivåer av resultatenheter, t.ex. kostnadsställe, projekt, kostnadsbärare, avdelning etc. Det finns även möjlighet att fördela arbetsgivaravgift, semesterskuld och frivilliga försäkringar på de olika resultatenheterna.

Kontoplan

Grunderna för hur kontoplanen ser ut i löneprogrammet och hur du anger kontonummer för olika funktioner finns under sidomenyn Kontoplan. Här kan du koppla ihop varje händelse (Bokföring av…) som ska bokföras, med det kontonummer den ska ha.

I registrering av en löneart undersöker löneprogrammet först lönearten. Finns det ett kontonummer angivet på lönearten används det. Om lönearten saknar kontonummer undersöks personalregistret och om det finns ett bruttolönekonto där, används detta. I sista hand används kontonumret från kontoplanen. För motkontering på konton som Kassa, Bank, etc. hämtas kontonummer alltid från kontoplanen.

Du kan alltid ange ett konto manuellt i löneregistreringen. För att ändra ett kontonummer i kontoplanen gör du följande:

· 1. Markera (klicka på) den händelse med musen som du vill ändra kontonummer för.

· 2. Ange kontonummer i fältet Kontonummer, dubbelklicka på det i kontolistan nere till höger eller dra och släpp ett konto till händelsen.

· 3. Du ser din förändring på händelsen, men inställningen sparas först när du klickar [OK] till hela dialogrutan.

Kopplingar

Oavsett vilket bokföringsprogram du har, är det sannolika att du kan skapa en koppling mellan bokföringen i löneprogrammet och ditt ekonomisystem.

För en del ekonomisystem innebär kopplingen att du skapar bokföringen direkt i databasen och andra innebär att du skapar en fil som du importerar. I övriga fall kan du skapa en SIE/4 fil. Ange var du vill lägga filen genom att klicka på […] och bläddra dig till lämplig mapp.

I fältet Filnamn namnger du SIE-filen. Ange filnamnet utan filändelse, t.ex. ”Löner mars 2020”.

Lönearter

Med löneprogrammet följer ett stort antal lönearter som passar de flesta avtal och användare. Du kommer sannolikt inte att använda alla dess lönearter.

Eftersom beräkningarna skiljer sig från avtal till avtal, måste du kontrollera att era eventuella avtal stämmer med de lönearter som finns och kanske skapa nya eller anpassa de som finns.

Du kan skiva ut en löneartslista på menyrubriken Utskrifter, Löneartslista så du får en översikt över vilka lönearter som finns. För att lägga till nya lönearter eller ändra befintliga, gå du in under menyn Register, Lönearter. 

De lönearter du inte kommer att använda kan du ta bort bocken i Lönearten används på, för att minska antalet lönearter i din löneartstabell.

Ändrar du någon standardlöneart kan du sätta en bock i Spärra mot import, så skrivs inte din ändring över om du vill uppdatera löneartstabellen vid en programuppdatering.

Lönearterna är på sätt och vis programmets kärna, de styr beräkningar, summeringar, statistik och en massa annat. Lämpligt kan vara att noggrant studera handboken avseende lönearter.

Personal

Innan själva löneregistreringen kan påbörjas måste du även registrera alla anställda. Gå till menyrubrik Register och menyalternativ Personal. För att registrera en anställd i personalregistret gör du på följande sätt:

· 1. Klicka på knappen [Ny].

· 2. Ange ett ledigt anställningsnummer.

· 3. Registrera alla personuppgifter.

· 4. Klicka på knappen [Spara] för att lagra den anställde eller tryck på F2.

Adress

Här lägger du in den anställdes för- och efternamn
var för sig, max 30 tecken vardera. Adressuppgiften
omfattar fem olika fält, två adressrader, postnummer,
ort samt land. Gott om utrymme för t.ex. c/o-adress.

Ange den anställdes personnummer. Programmet kontrollerar att kontrolluppgiften stämmer. Personnumret anges i följande format: ååmmdd-nnnn. Personnumret är obligatoriskt på t.ex. arbetsgivardeklarationen och används vid lönekörningen för att beräkna rätt arbetsgivaravgift.

Signatur kan användas på diverse listor, där du kanske inte vill använda hela namnet utan tycker att det räcker med t.ex. initialer.

För varje anställd kan tre telefonnummer anges. Mobiltelefon, hemtelefon samt extra telefon, som t.ex. kan vara nära anhörigs telefonnummer. Du kan också ange anknytningsnummer för arbetsplatsens telefon.

Skickar du utbetalningsbesked väljer du ett av dessa e-postadresser.

Anställning

Här anger du när personen anställdes. Uppgiften används bl.a. för att redovisa under vilket intervall personen varit anställd på arbetsgivarintyg och vid beräkning av semesterförmåner.

Har den anställde slutat, markeras detta och du anger datum. Har personen blivit uppsagd på grund av arbetsbrist och har återanställningsrätt, kan även det markeras. Ange den anställdes yrkestitel i klartext. Du kan även ange en yrkeskod.

Vidare kan man dela in de anställda i olika personaltyper. Inställningen kan styra lönestatistik och kontering av bruttolön. Klickar du på pilen till höger i fältet kan du se de olika personaltyper du kan välja bland. Välj den anställningsform den anställde har. Uppgiften är av upplysningskaraktär, men kan påverka statistikutskrifter

Om den anställde har en tidsbegränsad anställning du ange när anställningen upphör. En varning lämnas ifall du skapar ett lönebesked för den anställde med utbetalning efter detta datum.

En viktigt uppgift är på vilket sätt den anställde får sin lön, aningen månadslön eller timlön. Uppgiften styr hur löneprogrammet hanterar olika tillägg och avdrag i samband med att du använder programmets kalendarium eller guider.

Arbetstider

Ange det arbetstidsschema den anställde arbetar efter. Scheman skapas under huvudmenyn Register.

Man kan ange den anställdes sysselsättningsgrad. Hur många procent av en heltid som en deltidsanställd arbetar. Procenttalet används för att räkna fram personens månadslön utifrån Månadslön heltid, som du anger på sidomenyn Löneuppgifter. Aktuell sysselsättningsgrad sparas på varje löneperiod och kan användas för att utföra en korrekt semesterberäkning.

Fyll i antalet arbetstimmar den anställde i snitt arbetar per vecka i fältet Veckoarbetstid tim. Uppgifterna används i en del lönearters beräkningsformler, bl.a. vid avdrag för sjukdom. Ange också företagets normala arbetstid för heltid, normalt högst 40 timmar.

Arbetar den anställde deltid, anger du det antal dagar personen arbetar i genomsnitt under en vecka. Uppgiften används bl.a. vid semesterberäkning och frånvaro.

Arbetar den anställde deltid, anger du det antal timmar personen arbetar i genomsnitt per dag. Uppgiften används bl.a. vid semesterberäkning och frånvaro.

Löneuppgifter

Belopp

Om den anställde har månadslön, anger du här personens månadslön för heltid. I kombination med uppgiften för Sysselsättningsgrad på sidomenyn Anställning, Arbetstider, kan programmet sedan beräkna personens olika ersättningar.

Har den anställde timlön, markerar du detta och anger personens timlön.

Plats finns för upp till 20 fria löneuppgifter, s.k. Puppgifter som definieras bland företagsinställningarna. Där kan du också ange ett värde som ska gälla generellt. Här i personalregistret anges ett eventuellt avvikande värde som gäller för just denne anställde. 

Lönebesked

Om den ska anställde ha en annan löneartstabell och löneartsstyrning än du angett som standard i företagsinställningarna, kan du ange det här.

Om du använder kalendariet, kan du få programmet att automatiskt lägga ut de timlöner, eller en månadslön, som personens schema för rapporteringsperioden innehåller, direkt när du öppnar ett nytt lönebesked.

Här kan du också markera om personen ska ligga som inaktiv i ditt personalregister. Du får en varning om du skapar lönebesked på inaktiv personal. Du har också möjlighet att välja bort inaktiv personal i de flesta utskrifter.

Utbetalning

Ange med vilket intervall den anställde ska få lön. Utbetalningsperioden styr hur många löneutbetalningar som kommer att ske under året samt hur skatteberäkningen ska göras.

För månadsvis utbetalning finns två olika perioder, för att kunna hantera olika intjänandeperioder, t.ex. månadslön för innevarande månad respektive i efterhand. Du väljer period genom att klicka på pilen till höger i fältet.

Välj också hur personen ska få sin lön utbetald. Följande utbetalningssätt finns:

· Bank kontoinsättning, det mest normala.

· Bank utbetalningskort. En papperslista till banken.

· Plusgiro utbetalningslista.

· Kontant, lönen utbetalas kontant och ingår därför
inte i en eventuell fil till bank.

I fälten under rubriken, Lönekonto, anges namnet på banken i klartext. Om utbetalning ska ske via bank, ska clearingnumret anges till den anställdes bank och hens kontonummer. Var noga med siffrorna!

När du skriver ut dina lönebesked, kan du välja att skicka ett s.k. utbetalningsbesked via e-post till den anställde. Vill du dessutom skriva ut lönebeskedet på papper till den anställde, markerar du detta. Du väljer också vilken av den anställdes e-postadresser du vill skicka utbetalningsbeskedet till.

Läs mer om vår digitala brevlåda i beskrivningen av företagsinställningarna.

Under sidomenyn Kontering kan du på individnivå styra konteringen. Ange om personens bruttolön ska belasta ett annat bokföringskonto, än det du angivit i Kontoplanen i företagsinställningarna. Använder du resultatenheter i bokföringen, kan du markera vilken resultatenhet personens lön ska belasta. Vill du fördela den anställdes lön mellan olika konton eller resultatenheter, kan du skapa en fördelningsnyckel och ange denna på personen.

Skatt

Skatteberäkning

Ange om du är huvudarbetsgivare eller inte. Endast anställda du är huvudarbetsgivare för kommer med när du gör en förfrågan till skatteverket.

Skattetabellen används för den automatiska preliminärskatteberäkningen. Tabell 32 anges som ”32,00”. Om du inte anger någon skattetabell kommer löneprogrammet att beräkna preliminärskatt utifrån den tabell som finns angiven i företagsinställningarna. Löneprogrammet gör då enligt skattelagstiftningen dessutom ett påslag på 10 %.

Uppgiften om beräknad årslön ligger till grund för uträkning av engångsskatt vid utbetalning av engångsbelopp. Ange den anställdes förväntade beskattningsbara årsinkomst inklusive eventuella förmånsvärden. Löneprogrammet ger förslag till årslön om du fyllt i uppgift om sysselsättningsgrad och timlön eller månadslön.

Ange sedan vilken typ av arbetsgivaravgifter företaget ska betala för den anställde. Normalt väljs Svenska arbetsgivaravgifter.

Jämkning får endast göras efter beslut från Skatteverket. Vill man betala mer skatt än vad som framkommer av skatteberäkningarna bör lönearten Frivillig skatt användas.

De jämkningsmetoder som finns är:

· % i skatt, skatt kommer att dras med angiven procentsats.

· Kr minskat underlag, det belopp som anges kommer att dras av från den skattepliktiga inkomsten
innan skatteberäkning görs enligt tabell.

· Kr ökat underlag, det belopp som anges kommer
att läggas på den skattepliktiga inkomsten innan
skatteberäkning görs enligt tabell.

· Ingen skatt, inget skatteavdrag görs på lönen.

Ange de inställningar som krävs enligt jämkningsbeslutet.

Utmätning av lön görs efter beslut av Kronofogdemyndigheten. Läs i mer om detta handboken om det blir aktuellt.

Tjänstebil

Genom att trycka på knappen [Beräkna] får du tillgång till löneprogrammets inbyggda bilförmånsberäkning.

Ange vilken årsmodell, bilmärke och bilmodell det är på den anställdes tjänstebil. Ange eventuell extrautrustning och ifall den anställde beräknas köra över 3000 tjänstemil per år samt för miljöbil även typ av bränsle. Förmånsvärdet beräknas enligt Skatteverkets regler.

Förmånsvärde per månad beräknas utifrån vilken utbetalningsperiod den anställde har och du anger lönearten för bilförmån på den anställdes lönebesked varje månad. Stäng dialogrutan med knappen [OK] och beräkningen läggs in i personalregistret. Här kan du även ange bilens registreringsnummer samt drivmedel. Drivmedlet avgör vilket ersättningsbelopp guiden milersättning betalar ut för tjänstemil.

Vid årsskiftet beräknar du ny bilförmån för företagets samtliga registrerade tjänstebilar på menyn Företag, Beräkna ny bilförmån.

Kontrolluppgift

Även efter införandet av AGI finns det flera olika kontrolluppgifter kvar som kan redovisas. Konsultera handboken för närmare beskrivning.

Semester

För att en person ska ingå i semesterberäkningen måste uppgiften Semesteravtal vara markerat. Ta bort markeringen för personer som får semesterersättning utbetald varje månad i samband med lönen eller som har slutat.

Markerar du att personen ska ingå i semesterberäkningen, ska du ange vilken typ av semesteravtal personen har. Klicka på pilen till höger i fältet för att se de olika semesteravtal du kan välja. Kom ihåg att alltid följa eventuellt kollektivavtal om sådant finns på ert företag.

Ange semesterrätten, dvs. det antal dagar som den anställde har rätt att vara ledig, oavsett om dagarna är intjänade eller ej. Enligt semesterlagen uppgår semesterrätten till 25 dagar, men enligt vissa avtal kan semesterrätten omfatta fler dagar.

För anställd som inte arbetar alla dagar i veckan, kan du minska semesterrätten och endast betala ut semester för de dagar personen skulle ha arbetat. Ange i så fall den minskade semesterrätten och markera att det är ”nettodagar”. Annars gör programmet själv den beräkningen vid semesterberedningen utifrån uppgiften om antal arbetsdagar per vecka i personregistret.

Uppgifterna om aktuellt semesterår visar information om det pågående semesteråret. Vid en semesterberedning i programmet avslutas den med en uppdatering av framräknade uppgifter till personalregistret, men har du redan ett påbörjat semesterår kan du själv ange uppgifter.

Ange sista dag som ska ingå i semesterberäkningen. Enligt semesterlagen tjänar man in sin semester från 1 april år ett till 31 mars året därpå och beräknad t.o.m. datum blir då 31 mars. Slutar en anställd gör man beräkning till sista anställningsdagen.

Om den anställde har haft olika sysselsättningsgrader under intjänandeåret, beräknas den genomsnittliga sysselsättningsgraden under beredningen. Du kan manuellt ändra eller ange värdet här.

Om du vid utskrift av semesterskuld inte får skulden att stämma för en person, t.ex. för att det finns löner som är registrerade i tidigare löneprogram, kan du här manuellt justera beloppet. Tänk på att i så fall radera beloppet efter uppdaterad semesterberedning.

Årets semester

Här anger du uppgifter om årets betalda, sparade och eventuella obetalda semesterdagar. Har den anställde beviljat förskottssemester anges också detta.

Under rubriken Semesterlön per dag anges värdet för betalda och sparade semesterdagar samt rörligt tillägg, som beräknats som procent av utbetald lön under intjänandeåret. För semester som beräknas på aktuell månadslön, beräknar istället lönearterna för semester värdet vid utbetalningstillfället.

För anställda där semesterdagar inte används (semesteravtalet Anställda med fria arbetstider) kan semesterlön anges i kronor.

Utbetald semester

När du börjar använda programmet kan du här ange aktuella saldon på varje persons uttagna semesterdagar. Sedan kommer lönearter för semester att påverka uttagna dagar.

Har du i företagsinställningarna angivit att ni betalar ut semestertillägg separat en gång om året, kan du ange hur många tillägg som betalats ut. Programmet kan då ta hänsyn till detta på semesterskuldslistan.

Förskottssemester

Har förskottsdagar betalats ut innan du började med löneprogrammet, kan du ange värdet på förskottsdagarna så att värdet syns på semesterskuldslistan. Ska skulden sedan avskrivas, markerar du detta.

Sparad semester

Enligt semesterlagen får den anställde spara dagar utöver 20 av årets betalda dagar. Sparade semesterdagar ska tas ut inom fem år från utgången av det semesterår då de sparades.

Här kan du registrera en anställds sparade semesterdagar och sysselsättningsgrad årsvis. Vid semesteruppdateringen flyttas sparade dagar tillbaka ett år i taget. Vid uttag av sparad semester plockar programmet de äldsta dagarna.

Grundvärden

Inställningar

Fyll i aktuella fält i den mån det finns uppgifter.

Statistik

För att underlätta statistikrapporteringen till Svenskt Näringsliv, Statistiska Centralbyrån och Byggnads har en gemensam struktur tagits fram. Beroende på vilken statistik som ska redovisas, anger du här diverse fasta uppgifter. Statistikuppgifter som är gemensam för flera anställda bör anges i företagsinställningarna. Sedan kan du ange avvikande inställning i personalregistret. 

Försäkringar
Har du valt att använda dig av hanteringen med Foraförsäkring ska du för personen ange vilken typ av Foraförsäkring den anställde har. Du väljer mellan ej tecknad, arbetare eller tjänsteman. Om du har ett speciellt avtal med särskilda rapporteringskrav från Fora, finns ytterligare alternativ inom varje grupp.

I de större versionerna av löneprogrammet finns utrymme för fler försäkringar och pensionstyper.

Då lämnar vi personalregistret och går till menyn Register, Perioder.

Periodregister

Upplagda löneperioder redovisas årsvis. Med löneperiod avses det tidsintervall som lönerna tjänas in och betalas ut på. På ett företag kan man ha olika perioder för olika grupper av anställda. En löneperiod har en intjänandeperiod, en rapporteringsperiod, en sista rapporteringsdag för utlägg och ersättningar och en utbetalningsdag.

Intjänandeperioden avser den period som grundlönen, t.ex. månadslönen, betalas ut för. Rapporteringsperioden är den period som avvikelser som t.ex. sjukdom och övertid dras eller betalas ut för. Rapporteringsperioden är också de datum från löneprogrammets kalendarium, som redovisas på lönebeskedet. Utbetalningsdatum är det datum lönen ska finnas
tillgänglig på den anställdes konto. Vill du ändra på metodiken för årets samtliga perioder gör du på följande sätt:

· 1. Gå till meny Register, Perioder.

· 2. Välj den periodtyp du vill skapa eller ändra i sidomenyn till vänster.

· 3. Tryck på knappen [Skapa].

· 4. Ange startdatum och/eller utbetalningsdag för årets första löneperiod.

· 5. Tryck [Skapa] igen, så skapas perioderna utifrån din nya mall.

Vill du ändra något på enstaka period, t.ex. utbetalningsdatum i just december, markerar du istället perioden i listan och gör din justering.

Löneperioder finns för många typer av utbetalningsperioder och du kan även skapa upp gemensamma extraperioder i periodregistret, som kan användas för lönekörningar som infaller på andra tider än någon av de normala löneutbetalningarna.

Säkerhetskopiering

Vid all datoranvändning är det viktigt att med jämna mellanrum ta säkerhetskopior. Det gäller naturligtvis även för löneprogrammet. För att nå maximal säkerhet bör du ta en säkerhetskopia efter varje gång du använt programmet. På så sätt finns den information du lagt in i löneprogrammet sparat på mer än ett ställe. Tänk på att det inte finns några programgarantier eller supportavtal som skyddar din inmatade information.

Säkerhetskopiering kan köras till valfritt media som en annan hårddisk eller USB-minne. Säkerhetskopian bör inte läggas på samma hårddisk som programmet är installerad på. Säkerhetskopieringen är uppbyggd som en guide i ett antal steg och du finner den på menyn Företag, Säkerhetskopia, Skapa.

Klart att registrera lön!

När du gått igenom alla dina register är du redo att börja registrera lön. Supportdokumentet LON0028, Arbetsgång lönekörning, kan vara ett stöd för dig. 

Crona Portal

Med Crona Portal kommer Crona Lön ut på Internet. De anställda får ett effektivt verktyg att registrera sina arbetstider, resor, utlägg och tjänstemil. De kommer också åt alla sina lönebesked och kan se sina aktuella saldon, som total bruttolön, inbetald skatt, semesterdagar, etc. Crona Portal är ett tillägg till Crona Lön.

Tidregistrering

I Crona Portal kan man som anställd registrera sina arbetstider eller när man var frånvarande och anledningen till detta. Ett enkelt sätt att ange tider, är att mata in dem direkt i tidrapporten. Vilka frånvaroorsaker som går att registrera styrs från Crona Lön.

Mina lönebesked och saldon

Som anställd har man tillgång till alla sina lönebesked i pdf-format via Crona Portal. Funktionen Mina saldon visar ackumulerade värden efter den senaste lönekörningen. Återför du ett lönebesked respektive skriver ut ett nytt och sedan synkar med portalen uppdateras Mina saldon omedelbart.

Guiden Traktamente

Har man varit på en tjänsteresa och den har omfattat minst en natt, kan guiden Traktamente användas. Guiden beräknar de skattefria traktamenten och förmånsbelopp som Skatteverket har fastställt för året. Guiden hanterar både inrikes och utrikes resor.

Guiden Milersättning

Har den anställde använt egen bil eller en förmånsbil och själv betalar drivmedel vid tjänstekörning, kan guiden Milersättning vara till hjälp. Guiden beräknar skattefritt belopp. Tillämpar företaget generösare villkor, anses ersättningen vara skattepliktig.

Guiden Utlägg

Har du köpt något med egna pengar för företagets räkning, kan du använda guiden Utlägg för att registrera detta. Kvitton på den köpta varan ska naturligtvis ändå lämnas till arbetsgivaren och bör vara utställt på företaget. Även utlägg i annan valuta hanteras.

Har ni inte redan införskaffat Crona Portal så kontakta oss för en visning!