Skicka utbetalningsbesked som e-post
Supportdokument nr: LON0016 Programvara: Lön, Modell: 40+
Att skicka lönebesked med e-post är inte förenligt med Dataskyddslagen, GDPR. Löneprogrammet erbjuder däremot flera möjligheter att skicka lönebesked elektroniskt, t.ex. via vår digitala brevlåda, Appen Crona Lönebesked, (se LON0192) eller att ladda upp dem på Crona Portal, (se LON0118), där varje anställd kan ha en egen inloggning.
Naturligtvis kan man fortfarande skriva ut lönebesked på papper och, om man vill, komplettera med att skicka ett enklare Utbetalningsbesked via e-post, som innehåller information om bruttolön, förmåner, skatteavdrag och nettolön. För detta behöver man göra några inställningar i löneprogrammet.
Systeminställningar
Ange uppgifter på menyn Inställningar och alternativet Systeminställningar. Där hittar du fliken Skicka E-post.
Notera att systeminställningarna gäller för den aktuella Windows-användaren på den lokala datorn.
Ange SMTP-server för utgående e-post samt portnummer och eventuell anslutningssäkerhet (kryptering). Din internetleverantör eller nätverkstekniker har den information som du behöver.
Fyll i användarnamn och lösenord för att skicka epost. I sällsynta fall behövs inget lösenord.
Ange Namn och E-post i rutan Avsändare, dit eventuella svar på mailet skickas.
Personalregistret
Gå in under menyrubriken Register , Personal.
Under sidomenyn Löneuppgifter, Utbetalning markerar du eLönebesked och om lönebeskedet ska skickas som en bifogad PDF-fil eller om hela mailet ska vara ett lönebesked. Utbetalningsbeskedet skickas till den e-postadress du anger under sidomenyn Adress i personalregistret
Utbetalningsbesked som e-post
När du vill skicka dina Utbetalningsbesked, gör du det genom den vanliga utskriften av lönebesked.
Gå in under menyrubrik Lönekörning och Lönebesked. Markera kryssrutan Skicka eLönebesked.
Du kan även bifoga en fil med eLönebeskeden.
Skriv gärna ut statusrapporten, ett kvitto som visar
vilka lönebesked som skickats till vilka e-postadresser, i just denna sändning.
Har du tidigare skrivit ut lönebeskeden går du till fliken Urval och markerar att du vill skriva ut Tidigare utskrivna eller Alla oberoende status. Markera också vilken period eller utbetalningsdatum du vill skriva ut, så du inte skickar iväg allt som skapats under hela året.
Felmeddelande?
Får du något felmeddelande enligt nedan när du skickar E-lönebeskeden, bör du se över dina inställningar. ”Fel vid anslutning” tyder på fel i dina Systeminställningar i löneprogrammet och ”Fel vid sändning” kan bero på att ditt virusprogram eller brandvägg spärrar Crona Lön från att skicka e-post. Du kan behöva lägga till filen ”cronalon.exe” som betrott program. Ibland hindrar internetleverantören sändning av för många mail inom en viss tidsperiod, då det tolkas som skräppost. I så fall kan du testa att dela upp din sändning i flera delar.
Tips: du kan testa dina systeminställningar genom att ha en löneregistrering framme på registreringsbilden och välja menyn Lönebesked, Skicka som e-post. Ange din egen e-postadress, gärna utanför företaget.
Vet du inte vilken version av SSL du behöver använda, kan du använda knappen [Test] som testar alla tillgängliga krypteringar.
