Hantering av FTP-server, Mac

Supportdokument nr: LON0166 Gäller: Löneservicekunder med Mac-dator

Löneservice

För er som löneservicekund kan vi kommunicera material mellan oss i huvudsak på tre olika sätt:

· E-Post (anonymiserat)

· FTP (File Transfer Protocol)

· SFTP (Secured File Transfer Protocol)

E-post

Används e-post bör informationen vara anonymiserad, dvs. namn och personnummer undertrycks till förmån för ett anställningsnummer. Både ni och vi har en ”nyckel” där vi ser vem ett visst anställningsnummer avser.

Svagheten med e-post anses inte vara själva överföringen utan att konton som sådant kan hackas och meddelanden på så sätt dekrypteras.

FTP och SFTP

FTP överför information i klartext medan det kanske är svårare att komma åt kontot. Man anser att FTP på flera sätt är ett mindre säkert protokoll, främst för att lösenord och data skickas i klartext vilket ger en potentiell risk att någon ”sniffar” information från dataströmmen. För att göra filöverföringen säkrare kan man kryptera den genom att köra SFTP.

Vi rekommenderar m.a.o. att ni använder SFTP för material och meddelanden. Detta supportdokument visar hur ni gör för att komma igång med vår SFPTserver om ni kör på en Mac-dator.

SFPT-server

Vi upprättar, utan extra kostnad, en inloggning på vår SFTP-server som då kan användas för kommunikation mellan er och oss på Crona Software AB.

Ni laddar ett speciellt krypteringsprogram från Internet, startar detta och får då fram en yta som efterliknar en mapp i Finder. Till denna yta eller area kan ni kopiera era filer, t.ex. genom att dra och släppa till den ytan.

Vår SFTP-server fungerar som en extra mappliknande area som vi båda har tillgång till. I denna mapp kan man lägga både underlag och resultat av en lönekörning.

Information oss emellan sparas på SFTP-servern. Vi sparar inte någon personinformation utöver aktuell löneinstallation och dess databas (säkerhetskopior) samt händelsenoteringar i vårt CRM-program om er som kund på våra lokala datorer. Material som används i samband med utförande av tjänsten raderas efter att det inte längre behövs.

Temporärt kan arbetsmaterial sparas lokalt hos oss under tiden det bearbetas. Detta gallras efter att arbetet slutförts. På SFTP-servern finns en mappstuktur som är standardiserad med ett antal undermappar.

Kommunikation

SFTP-servern är den säkra kommunikationsytan mellan er och oss och som företrädesvis ska användas vid kommunikationen oss emellan.

I det fall e-post används för kommunikation och det finns personuppgifter i meddelandet bör dessa vara anonymiserade.

Under mappen Kommunikation/Avtal kommer bl.a. en lista med anställningsnummer, personnamn och personnummer läggas upp som ”nyckel” till de anonymiserade meddelanden som göra via e-post.

I denna mapp kommer vi också lägga kopior av avtal, produktionsplaner så att dessa finns tillgängliga för båda parter på ett enkelt sätt. Det kommer vara en pdf-kopia av aktuella avtal (inte det undertecknade dokumentet).

Löneunderlag från kund

I denna mapp lägger ni som kund alla underlag som
hör till kommande lönekörning. För att få rätt underlag till rätt löneperiod ska dessa läggas i rätt mapp (jan, feb, … dec).

När ni lagt in ett meddelande eller material ska ni skicka ett meddelande om detta via e-post. Vi måste ju veta att ni lagt in något på SFTP-servern.

Givetvis tar vi också emot löneunderlag på samma sätt som idag från olika försystem eller om de skickas anonymiserade via e-post.

Rapporter till kund

Om inte annat har överenskommit kommer vi från Crona Software AB lägga t.ex. attest- och kontrollistor och andra resultat av lönekörningen i denna mapp. När vi är klara med lönekörningen för en månad skickas ett e-post meddelande till er kontaktperson att detta är klart.

Säkerhetskopior

Om ni som kund inte kräver annan begränsning så sparar vi internt en säkerhetskopia per månad, tagen efter månadens lönekörning. Detta sparas under ett kalenderår. I det fall ni som kund har en egen installation av Crona Lön och vill få tillgång till uppdaterad databas läggs också senaste säkerhetskopian på SFTP-servern.

Övrig säkerhet

Informationen som läggs på SFTP-servern blir krypterad under överföringen mellan er dator och SFTP-servern.

Våra servrar är inte åtkomliga för andra än er som kund och oss på Crona Software AB. All information sparas inom Sverige och i våra lokaler.

Informationen på SFTP-servern säkerhetskopieras regelbundet.

Tänk på att det är ni som är personuppgiftsansvarig som bestämmer vilken säkerhetsnivå som ska användas och i vilken utsträckning ni t.ex. vill använda epost.

Gallring och rensning

Gallring av information som inte längre behövs för vårt löneuppdrag gallras. Samma sak görs under månaden efter att avtalet om löneservice upphört att gälla.

Individuell gallring av en anställd görs endast på uppdrag av personuppgiftsansvarig och då endast de uppgifter vars syfte inte bygger på rättslig förpliktelse.

Notera: Vill ni själva säkra information från vår gallring måste ni kopiera denna till er egna dator.

Användarnamn och Lösenord

För att kunna logga in på vår SFTP-server krävs ett användarnamn och lösenord som lämnas till er kontaktperson på särskilt papper.

Hantering av SFTP-server, Mac

Här kommer instruktioner för anslutning till FTPserver för en löneservicekund. Ni ska börja med att hämta ner ett krypteringsprogram (Cyberduck) som finns på Internet. Detta gör ni bara en gång.

1. Gå till http://cyberduck.io

2. Under ankan kan du ladda hem programmet för
Mac.

3. Spara programmet på din Mac-dator på en för dig
lämplig plats.

Logga in på SFTP servern

1. Starta Cyberduck

2. Klicka på Ny anslutning

3. Välj SFTP (SSH File Transfer Protocol) i rullgardinsmenyn. En dialogruta kommer fram där du ska ange några uppgifter.

4. Skriv in ftp.datavara.se på fältet Server.

5. Skriv 22 som portnummer.

6. Ange ditt användarnamn och lösenord som du fått av oss på Crona Lön.

7. Se till att alternativet Anonym inloggning inte är valt.

8. Markera Lägg till nyckelring. Används för att spara lösenordet och för att sedan kunna logga in enklare.

9. Klicka på knappen [Anslut] för att ansluta till SFTP-servern.

Daglig användning av SFTP

Hanteringen blir som en egen mapp i ett eget fönster på din dator. Du kan kopiera, dra och släppa filer.

Följ den mappstruktur som vi skapat.

När du lagt in ny information är det viktigt att du informerar oss om att nytt material inkommit, t.ex. via vanlig e-post.
Glöm inte att meddela oss när ni lagt in material eller meddelande!

Avtal och mallar

Informationen under dessa mappar kommer att fyllas på allt eftersom. Vi kommer att lägga in tjänsteavtal, personuppgiftsbiträdesavtalet, etc. Vi utvecklar dessutom diverse mallar för att förenkla redovisningen av material till oss.

Använd gärna Crona Portal!