Skicka lönebesked till digital brevlåda

Supportdokument nr: LON0137 Programvara: Lön, Modell: 40+

I löneprogrammet har du möjlighet att välja olika sätt att distribuera lönebesked och kontrolluppgifter till de anställda. Ett sätt som uppfyller kraven för hantering av personuppgifter enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR) är att använda en säker digital brevlåda. I nuläget finns aktören Kivra representerad.

Anmälan

1. Under menyn Företag, Företagsinställningar och sidomenyn Personal, Digital brevlåda börjar du med att markera och godkänna att du vill använda debiteringskonto. 

2. Därefter kan du klicka på [Anmälan till Kiva] i respektive företag.

3. Kontrollera informationen som kommer fram i dialogrutorna! Kontaktperson och e-postadress används för att meddela när anmälan är klar.

Du kan även bifoga logotyp i din anmälan så det ser snyggare ut när de anställda får brev från dig.  Logotypen måste vara anpassad till kvadratisk presentation. Storlek: 256x256px - 512x512px. Logotypen måste vara en transparent .png

3. Tryck slutligen [Skicka] för att anmäla företaget.

4. Observera: Det kan ta upp till ett par veckor innan din anmälan är färdigbehandlad!

5. Personen som uppgavs som kontaktperson i anmälan får e-post från Crona Lön när respektive anmälan är färdigbehandlad och det är klart att börja skicka digitala lönebesked. 

Crona Software AB ska anmäla din brevlåda samt invänta svar från respektive leverantör för att kunna behandla anmälan. Har du gjort anmälan till båda brevlådor kan den ena brevlådan därför bli färdig innan den andra.

Sätta igång

När du fått klartecken för din digitala brevlåda gör du på följande sätt:

1. Under menyn Företag, Företagsinställningar och sidomenyn Personal, Digital brevlåda kan du nu markera Använd Kivra. Programmet kontrollerar att tekniken är klar.

2. Vill du använda en och samma leverantör av digital brevlåda för samtliga anställda kan du markera detta med ett klick. Markera [Använd Kivra för alla anställda].

OBS! Anställda med samordningsnummer kan inte använda digital brevlåda då de i nuläget inte kan få ett BankID. Detta är ingenting som vi på Crona Software AB råder över.

Personalregistret

Vill du istället koppla på enstaka anställda eller göra undantag från företagsinställningarna om t.ex. en anställd har samordningsnummer, kan du göra detta i personalregistret.

1. Gå till menyn Register, Personal, och sidomenyn Löneuppgifter, Utbetalning.

2. För att koppla på funktionen på enstaka anställda markerar du alternativet eLönebesked och väljer Kivra.

3. För att göra undantag från företagsinställningarnas ”till alla” kan du markera Ange en avvikelse från företagets eLönebeskedsinställningar och ange hur lönebeskedet ska distribueras för just denne anställde.

Skicka lönebesked till Kivra

Precis som med alla lönebesked sker sändning av hela periodens lönebesked under menyn Lönekörning.

Skicka hela löneperiodens lönebesked

1. Gör din löneregistrering på vanligt sätt.

2. Gå till menyn Lönekörning, Lönebesked.

3. Under Utskriftsalternativ markerar du Skicka eLönebesked.

4. Välj antingen alternativet Skicka till alla, Skicka endast till Kivra eller
Skicka endast e-post.

5. Markera övriga utskrifter du vill ha samtidigt, gör
eventuella urval och avsluta med [OK].

Skicka enstaka lönebesked

Ta fram aktuellt lönebesked i registreringsbilden.

1. Gå till menyn Lönebesked, Skicka eLönebesked.

2. Välj alternativet Kivra, skriv eventuellt meddelande till den anställde och skicka med [OK].

Kontrollera lönebeskedsval

Du kan när som helst kontrollera vilket lönebeskedsval du har gjort på respektive anställd samt hur många av de anställda som har registrerat sina konton hos respektive leverantör och ifall du har anställda med samordningsnummer eller som saknar personnummer.

1. Gå till menyn Register, Kontrollera lönebeskedsval. Löneprogrammet kommunicerar nu med Kivra.

2. För varje anställd som har något val för e-lönebesked angivit i personalregistret, visas vilket val som gjorts.

3. I kolumnen för Status visas eventuella felaktigheter som hindrar digital brevlåda.

4. Anställda som har registrerat sitt konto hos Kivra, visar företagets logotyp i kolumnen för Registrerade.

Du kan när som helst kontrollera de anställdas lönebeskedsval. Arthur har fortfarande lönebesked via mail! 

Debitering vid Digital brevlåda

Det utgår en avgift för att nyttja vår Digitala brevlåda. Vi har ju förutom vår egna app också ett samarbete med den största aktören kring digitala försändelser i Sverige, Kivra.

Detta avsnitt beskriver hur debitering av vår digitala brevlåda hanteras och vi vill därför förklara detta lite närmare.

Digital brevlåda debiteras i samband med att ett lönebesked uppdateras för de personer som vid tillfället för uppdateringen är markerade att få lönebeskedet via vår digitala brevlåda.

Detta innebär att man innan en uppdatering ska ställa in de anställda på det sätt de vill få sina lönebesked. Normalt görs detta bara en gång.

Fördelen att hantera debiteringen på detta sätt jämfört med att debitera i samband med att de skickas till Kivra eller på annat sätt via vårt API är flera.

· Om sändningen av någon orsak misslyckas, t.ex. vid dålig Internetkoppling så blir man inte fakturerad två gånger.

· I det fall man skickat lönebeskedet men behöver av någon orsak korrigera detta så blir det heller inte någon ny debitering.

· Det går att kostnadsfritt skickas på nytt om en anställd t.ex. av misstag raderat från sin brevlåda.

Det är m.a.o. en bättre funktion för er som användare än att göra debiteringen i samband med själva uppkopplingen till Digital brevlåda.

I vilka fall debiteras ett lönebesked

Ett lönebesked debiteras i samband med dess uppdatering vid följande inställningar på personen.

· Om personen ska få lönebeskedet via Kivra

· Om personen ska få lönebeskedet via vår app Crona Lönebesked och saldon för iPhone och
Android.

· Om personen ska få lönebeskedet via vårt API och en samarbetspartner.

· Om personens lönebesked sparas som en pdf-fil för att sedan distribueras av tredje part.

När är lönebeskedet kostnadsfritt

De traditionella sätten att ta fram och skicka ett lönebesked finns kvar och genererar ingen extra avgift.

· Utskrift på papper.

· Distribution via vår Crona Portal till de anställda som har egen användarinloggning.

· Skicka ett enklare ”Utbetalningsbesked” via e-post som uppfyller GDPR.

Lite om vår samarbetspartner

Kivra är en tjänst för säker digital post från företag och myndigheter. Över 1,5 miljoner personer och företag i Sverige har valt att ta emot sin post digitalt i Kivra och antalet företag och myndigheter som ställer om till digital post växer snabbt. Kivra ägs bl.a. av Wallenbergstiftelserna, styrelse och personal.