Personalliggare

Supportdokument nr: LON0108 Programvara: Crona Entré 50

Du som driver verksamhet inom restaurang-, frisör eller tvätteribranschen måste enligt skatteförfarandelagen föra anteckningar i en speciell liggare över vilka personer som är verksamma i dina lokaler och när. Detta innebär att du även ska föra in oavlönade personer i liggaren som t ex praktikanter eller släktingar som hjälper till. Samma gäller inhyrd personal från bemanningsföretag.

Arbetsplats

Din skyldighet att föra anteckningar gäller i både permanenta och tillfälliga lokaler. Samma sak gäller om du har verksamhet utomhus Du ska föra liggaren löpande varje arbetsdag i direkt anslutning till att det aktuella arbetspasset börjar respektive slutar.

· Med restaurang menas även gatukök, kafé, personalmatsal, catering och centralkök samt pizzabutik och andra liknande ställen där man kan hämta mat.

· Med frisörverksamhet avses hårvård.

· Med tvätteriverksamhet avses rengöring av textilier eller jämförbara material samt uthyrning, färgning, lagning eller ändring av textilier i samband med sådan verksamhet.

· Du kan låta någon annan föra personalliggaren i ditt ställe. Men det är alltid du som har ansvaret för att personer som arbetar hos dig antecknas i liggaren och att det görs på rätt sätt.

Liggarens innehåll

Personalliggaren ska innehålla:

· ditt eller ditt företags namn och personnummer eller organisationsnummer

· namn och personnummer ska föras in varje dag på dem som arbetar hos dig den dagen

· tid då respektive persons arbetspass påbörjas eller avslutas.

Arbetspass

Med arbetspass menas en sammanhängande period utan längre ledighet än normala pauser och matraster. En person kan alltså arbeta flera arbetspass under samma arbetsdag. Personalliggaren kan föras manuellt eller elektroniskt.

En personalliggare som förs manuellt måste vara bunden till sin form och sidorna ska vara förnumrerade. Skriften ska vara beständig, det vill säga att den inte går att ta bort. Du kan även föra personalliggaren i ditt kassaregister eller i en särskild dator. Datorprogrammet för den elektroniska personalliggaren måste då vara av samma typ som till exempel ett bokföringsprogram. En elektronisk personalliggare ska på begäran kunna skrivas ut omedelbart.

Programvaran måste vara sådan att alla händelser loggas så att det finns uppgifter om när och av vem varje registrering är gjord.

Du måste spara uppgifterna i personalliggaren i två år efter utgången av det kalenderår då ditt beskattningsår gått ut. Personalliggaren måste också finnas i din verksamhetslokal. Dessa regler gäller oavsett om personalliggaren består av en eller flera delar och oavsett om den är i pappersform eller i elektronisk form.

Kontrollbesök

Skatteverket får göra oanmälda besök i verksamhetslokalen för att kontrollera att de som arbetar där är antecknade i personalliggaren. Personalliggaren ska finnas i din verksamhetslokal vid besöket. Skatteverket får göra identitetskontroll av de personer som arbetar hos dig.

Kontrollavgift

Skatteverket får ta ut en kontrollavgift av dig om du inte fört personalliggaren. Samma sak gäller om liggaren inte är ordentligt ifylld eller om den inte finns på plats vid besöket.

Kontrollavgiften är 10 000 kr. För varje person som inte finns i personalliggaren, men som Skatteverket bedömer arbetar i näringsverksamheten, är kontrollavgiften 2 000 kr per person.

Undantag

Du som är enskild näringsidkare behöver inte anteckna ditt namn och personnummer i personalliggaren i de dagliga anteckningar som du ska föra om personer som arbetar hos dig. Skatteverket anser att följande närstående personer inte behöver antecknas i personalliggaren, även om det också finns andra som arbetar i verksamheten

· näringsidkarens make eller maka och barn under 16 år om de deltar i verksamheten

· sambo som tidigare har varit gift och/eller har gemensamma barn med näringsidkaren.

Samma regler gäller den som är företagsledare i ett fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag och närstående till företagsledaren. Andra delägare i fåmansföretag ska antecknas om de deltar i verksamheten. Delägare i handelsbolag eller kommanditbolag behöver inte antecknas i liggaren, eftersom de inte redovisar någon inkomst av tjänst för sin verksamhet. Om verksamheten huvudsakligen avser verksamhet som är annan än den som uppräknas i lagen behöver personalliggare inte föras. Med huvudsakligen menas minst 75 procent av omsättningen.

Crona Entré

Crona Entré är en app för tidregistrering på en iPad.

Placera en iPad, iPhone eller varför inte en billig iPod Touch vid personalingången. Kör Crona Entré och du har ett effektivt system för att fånga dina anställdas närvaro- och frånvarotider för senare överföring till Crona Lön eller Fortnox Lön. De anställda anger när de kommer och när de går. Informationen skickas säkert via ”molnet” till dig som löneförrättare för automatisk överföring till löneprogrammet.

Personalliggare

Möjlighet finns att direkt i plattan ta fram en personalliggare för valfri tidpunkt som kan skrivas ut via AirPrint. Även om Skatteverket inte kräver en sådan i just din bransch ger det en bra kontrollmöjlighet.

Enkel registrering

De anställda loggar in med sin PIN-kod och anger med ett klick när han kommer eller går. Arbetar man jour, beredskap, övertid eller liknande anges detta genom att först välja knappen [Tidkod] och därefter typen av arbetstid. Möjlighet finns att i lägga in olika frånvaroorsaker som utbildning, sjukdom, tjänstledig, semester, etc. Man kan också i efterhand ange dessa olika händelser. Tidpunkten för den gjorda registreringen sparas alltid även om händelsen dateras
bakåt i tiden.

Kommunikationen med löneprogrammet sker via DropBox eller e-post och filformatet är PAXml.