Kom igång med ferielön

Supportdokument nr: WEB0038 Programvara: Crona Lön med tillägg Ferielön

Ferielön innebär att de anställda tjänar in lön under arbetsårets arbetsdagar, som sedan betalas ut under jul- och sommaruppehåll. Förutom ferielön ska även ett antal semestertillägg på 0,8 % av aktuell månadslön betalas ut under sommaren.

Några termer som är bra att ha koll på:

Arbetsår:
Perioden mellan första dagen på lärarens hösttermin till sista dagen på lärarens vårtermin. Antalet räknas i arbetsdagar.

Verksamhetsår:
Första dagen på lärarens hösttermin + 364 kalenderdagar (+365 kalenderdagar på skottår).

Lovdagar:
Lediga arbetsdagar under arbetsåret; t.ex. sportlov och påsklov m.m.

Feriedagar:
Ledighet beräknad i kalenderdagar under jul- och sommaruppehåll.

Alla avvikelser, även under lov och ferie, som ska påverka ferielöneberäkningen och antalet semestertillägg måste registreras i Kalendariet. Schema är inte nödvändigt, utan man registrerar frånvaro i omfattning, t.ex. 25, 50 eller 100 %.

När man har beställt tillägget Ferielön så behöver man göra några inställningar i programmet innan man kan beräkna ferielön. Vi börjar under sidomenyn Register - Avtal. Avsnittet Semester har fått en ny rubrik och heter då Semester, Ferie- & Uppehållslön. Koppla de anställda som är berättigade till ferielön i ett avtal och välj Ferielöneberäkning på det avtalet. Välj också vilket ferielöneavtal ni följer. Om inte ert avtal finns med i listan så kontakta oss, så ska vi se om det går att använda något av de i listan, eventuellt med små justeringar. Välj också här antalet semestertillägg som är standard hos er. Avvikande antal, t.ex. beroende på ålder, kan registreras i personregistret.

För anställda som är kopplade till ett avtal där man har valt Ferielöneberäkning ser personregistret lite annorlunda ut. Rubriken Semester har ersatts med Ferielön och man kan här göra eventuella ändringar angående antal ferielönetillägg. Om den anställde har påbörjat eller avslutat sin ferietjänst under pågående arbetsår så fyller man i datum i de fälten också innan det är dags att göra ferieberedning. Det här gäller enbart om den anställde har gått över till eller från annan typ av tjänst; t.ex. timavlönad med semesterersättning direkt eller semestertjänst. Om anställningen är påbörjad eller avslutad under arbetsåret fyller man i det som vanligt under rubriken Grundinformation och avsnittet Anställning. Avsluta med att klicka på knappen [SPARA]

Nästa steg i förberedelserna blir att ställa in verksamhetsåren. Den inställningen finns under sidomenyn Funktioner - Ferielön. Välj för vilka verksamhetsår du vill göra inställningar och klicka därefter på kugghjulet för att markera verksamhetsår, ferie- och lovdagar. Beroende på när man påbörjar sitt arbete i löneprogrammet kan man vilja ställa in fler än ett verksamhetsår direkt.

Markera både höst- och vårtermin och registrera start- och slutdatum för båda. Observera att det är de anställdas arbetsår man ställer in, inte elevernas. Genom att klicka på dagarna i kalendern som visas så markerar man lovdagar under terminerna. För varje markering så ser man också hur räkningen ändras för såväl arbetsår, feriedagar som verksamhetsår och antal arbetsdagar för respektive termin. Så här kan det se ut när man är klar.

Förutom lönearterna i standardtabellen rekommenderar vi att ni tar hem ett tillägg med några lönearter som är specifika för att betala ut ferielönen. De extra lönearterna importerar man in i sin standardtabell. Gör så här:

Gå in under menyrubrik Register och välj Löneartstabeller. Klicka på symbolen längst upp till höger för att importera en löneartstabell.

Välj Import med standardinställningar, klicka på [NÄSTA], välj Tillägg ferielön, klicka på [NÄSTA], välj Import till befintlig löneartstabell och följ guiden.

Tillägget innehåller lönearter som behövs för att betala ut ferielön och ferielönetillägg under sommarmånaderna med rätt belopp och antal.

Nu är alla förberedelser klara för att kunna göra ferielöneberedning och även för att ta ut ferielöneskuld. Även om man köper tillägget Ferielön under pågående arbetsår och inte har skapat lönebesked för hela året kan man göra ferielöneberedning efter maj månads lönekörning och få en korrekt beredning. Det enda man behöver göra förutom förberedelserna ovan är att lägga in eventuell frånvaro i kalendariet och förändring av sysselsättningsgrad i personregistret.

Beredningen görs i några steg som man hittar under rubriken Funktioner - Ferielön. Precis som med semesterberedning så bereder man bakåt i tiden, så verksamhetsåret ska sluta med innevarande år. År 2024 bereder man alltså för verksamhetsår 2023/2024. Klicka på plus-symbolen högst upp till höger. Eftersom ferielön ska börja betalas ut redan på lönebeskedet i juni så gör man beredningen när maj månads lönebesked är klarmarkerat. Viktigt att tänka på är att all känd frånvaro såsom t.ex. sjuk, föräldraledig, tjänstledig under sommaruppehållet ska läggas in i kalendariet innan man gör beredningen. Detta eftersom frånvaro under sommaren kan påverka antalet semesterlönetillägg för ferielön.

När man har klickat på + så ser man en lista på alla personer som kan ingå i en ferielöneberedning.

Klicka på knappen [SKAPA] som finns längst ner till höger i bild. Här visas en lista på de anställda i beredningen och markering om de har tjänat in hel ferielön eller inte m.m. Längst ner på sidan finns också val att skriva ut om man vill granska lite djupare. När man är nöjd klarmarkerar man beredningen och resultatet kommer därefter att synas i personregistret.

Lönearter att använda vid utbetalning av ferielön:

För samtliga personer:
I juni betalas alla semestertillägg ut (om inte avtalet säger något annat) med löneart 2211. Den har en formelkod som hämtar antal intjänade tillägg från personregistret när ferielöneberedningen är klarmarkerad, så man behöver inte hålla reda på det manuellt.

För personer med hel ferielön:
I juni månad används löneart 271 och dateras första dagen på sommaruppehållet till 30 juni. Lönearten är kopplad till löneart 128 som betalar ut lön för de dagar den anställde har arbetat i juni. Motsvarande görs i augusti, men dateras då från 1 augusti till sista dagen på sommaruppehållet. I juli månad används löneart 272.

För personer med hel ferielön och reduktion:
Gör på samma sätt som ovanstående, men använd löneart 274 för att registrera avdraget som ska fördelas jämnt över sommaruppehållet om inte ert avtal säger något annat). Även den här lönearten har en formelkod som hämtar resterande belopp när den registreras. När lönebeskedet klarmarkeras reduceras återstående belopp inför nästa lönekörning.

För personer med enstaka feriedagar:
Använd löneart 123 för de dagar den anställde har arbetat i juni och augusti. För feriedagar används löneart 273. Även den här lönearten har en formelkod som tar fram antal intjänade, ej utbetalda ferielönedagar. När lönebeskedet är klarmarkerat så reduceras antalet dagar i personregistret och det reducerade antalet visas som förslag vid nästa lönekörning.

Vid löneberedning visas aktuellt antal kvarvarande feriedagar alternativt hel ferilön, antal tillägg och eventuellt avdrag under avsnittet Ackumulatorer. När man klarmarkerar lönebeskedet så räknas antalet ner med motsvarande antal och belopp som har utbetalats på aktuellt lönebesked.

Lönetillägg:

Det här avsnittet ger förslag på ett sätt att hantera lönetillägg som t.ex. förstelärartillägg och lärarlyftet vid ferielön. Det är ju tillägg som ska påverka såväl frånvaro, eventuella lönetillägg och ferielön. Med de inställningarna vi föreslår här betalar man ut tillägg för arbetsåret. Under den period där man betalar ut ferielön är tillägget inräknat i ferielönen i såväl lönearter för hel ferielön som enstaka dagar. För att det här ska ske automatiskt behöver man göra några inställningar i personregistret och företagsinställningarna. Börja med att definiera P-uppgifterna under Inställningar - Företag, fliken Personal - Beloppsuppgifter. Välj vilka P-uppgifter du vill använda och namnge dem efter de behov som finns på företaget. Så här kan det se ut:

Därefter behöver man göra inställningar i personregistret för de personer som har något eller några tillägg. Gå till Register - Personal, fliken Lön & Skatt, Beloppsuppgifter. Lägg in tilläggen för berörda personer beräknade på heltidslön. Det innebär att om en anställd jobbar 75 % och ska få ett tillägg på 600 kr på sin deltidstjänst så lägger man in beloppet 600*100/75 = 800 kr vid respektive P-fält. Dessutom adderar man samma belopp i fältet Månadslön. Så här kan det se ut för en person som har heltidslön på 34 500 kr samt ett tillägg på 1 500 kr.

Tillägget på 1 500 kr är beräknat på heltidstjänst och adderas även till månadslönen beräknad på heltid.

Löneartsregistret

För att på lönebeskedet redovisa månadslön utan tillägg på en lönerad och varje tillägg på varsin rad behöver vi göra några justeringar på lönearterna för månadslön och månadslön del av. Redovisa de P-koder man använder till de olika tilläggen i formeln på lönearten. I vårt fall har vi definierat P02, P03, P04, P05 och P06 för de olika förekommande tilläggen. Formeln på löneart 12 Månadslön blir då så här: MånLön -((P02 + P03 + P04 + P05 + P05 + P06) * SysGra). Det kan naturligtvis vara fler, färre eller helt andra P-koder på ert företag. Det väljer man själv per företag. Den sista delen av formeln; SysGra proportionerar tillägget efter den aktuella sysselsättningsgraden i personregistret. Därför är det viktigt att man registrerar respektive tillägg baserat på en heltidstjänst. Efter ändringen bockar man också för Lås för att ej skrivas över vid import. Klicka på knappen [SPARA].

För att förtydliga för de anställda att eventuella tillägg ingår i summan på lönearten kan man även byta rubrik på lönearter där tillägget ingår, t.ex. löneart 123 och 128. Kom ihåg att markera Lås för att ej skrivas över vid import även på de lönearterna.

Nu behöver vi också skapa lönearter för att registrera och betala ut tilläggen. I de allra flesta fall rekommenderar vi att man kopierar en befintlig löneart som är så lik den önskade som möjligt. I det här fallet har vi valt att kopiera löneart 132 provision att kopiera för alla tillägg. Vi skapar alltså en löneart per tillägg.

Kopiera och skapa lönearter

Gå till menyrubrik Register - Lönearter och välj löneart 132. Längst uppe till höger finns en symbol för att kopiera. Klicka på den.

Här har vi valt löneartsnummer 1320, 1321, 1322, 1323 och 1324 att använda för de olika tilläggen. Vi tittar närmare på löneart 1320 som används till att registrera och betala ut förstelärartillägget. Eftersom vi har definierat P-koden P02 till Förstelärartillägget så lägger vi in den på raden Summarformel. Markera även att Antal och Summa hämtas från intjänandeperioden enligt bild nedan. Klicka på Lås för att ej skriva över vid import och [SPARA].

Till sist visar vi lönebesked i maj, juni och juli för en anställd med hel ferielön och förstelärartillägg. Notera att Ferielön del av månad + månadslön för arbetade dagar i juni och Hel ferielön i juli har samma summa som Månadslön och Förstelärartillägg i maj.

Titta särskilt på de inringade raderna under Ackumulatorer. Här kan man följa hur många ferielönedagar och tillägg som finns kvar att betala samt eventuella avdrag som ska göras på lönebeskedet.

Här ser vi på ackumulatorn att det inte finns några tillägg kvar att betala ut i juli.

Nu återstår bara att önska lycka till med din ferielöneberedning och hoppas att det här dokumentet har varit till god hjälp!