Kom igång med Crona Lön
Supportdokument nr: WEB0010 Programvara: Crona Lön på webbben Modell: Crona Lön/Crona Lön Mini
Grattis till ditt nya löneprogram! Vi hoppas att du kommer in i grunderna snabbt. Som med de flesta program kan det kännas överväldigande med alla sidomenyer och flikar, men i detta supportdokument går vi igenom ett minimum av inställningar du ska göra innan du gör din första lönekörning. Därefter kan du naturligtvis vid behov koppla på flera funktioner som underlättar din lönehantering.
Inloggning
När du beställer Crona Lön på webben från Crona Software AB lägger vi upp systemanvändaren i vårt system. Det ger dig tillgång till Crona Lön i den storlek du beställt. Utöver det får du tillgång till Crona Portal - Tid & Resa, som är den del av systemet där de anställda registrerar sina tider och ersättningar och där arbetsledare kan attestera tider. Flera användare till Crona Lön och Crona Portal - Tid & Resa köps separat och inloggningskonton skapar ni därefter själv på meny
Inställningar -Användare.
Du får ett mail med en länk för att välja ett lösenord till ditt användarkonto. Därefter når du även programmet med inloggning via BankID.
Adressen till programmet är https://lon.crona.se
Har du tidigare kört Crona Lön Desktop och beställt en konvertering av ditt företag behöver du inte göra alla moment nedan.
Klicka gärna på knappen till höger för att hela tiden få hjälp om fält och funktioner i programmet. Här finns även länkar till andra supportdokument. I den minsta bas-versionen av löneprogrammet finns inte alla funktioner vi beskriver nedan.
Skapa Företag
Det första du gör när du loggat in är att skapa företaget. Ange ett kort ID, max 15 tecken, företagsnamnet och välj startår. Du kan aldrig lägga till år bakåt i tiden, så vill du kunna göra beräkningar bakåt i tiden, t.ex. för semester, ska du välja föregående år som startår. Du väljer även löneartstabell. Följer du inte Handels, Transport eller gör löner för LSS-branschen fungerar Standardlöneartstabellen bra.
Företagsinställningar
· När företaget är skapat ska du fylla på med viss information. Gå till meny Inställningar - Företag. Gå igenom de olika sektionerna.
· Företagets organisationsnummer används vid skapande av AGI. Organisationsnummer för juridisk person inleds med "16".
· Vill du skapa bankfil får du fylla på med information under sektionen Löneutbetalning.
På Inställningar - Bokföring och Export kan du ange att du vill skapa en exportfil till ditt bokföringsprogram.
Perioder
På meny Register - Perioder ställer du in vilka datum de olika löneutbetalningarna avser. Som standard finns perioder för månadsutbetalning för innevarande månad. Klicka på ”+” uppe till höger och säkerställ att utbetalningsdag stämmer med era rutiner.
M-perioderna är inställda vid leverans så att grundlönen är för innevarande månad men avvikelserna som sjukdom och övertid, är för föregående månad. Anpassa mallen med ”+” så datum stämmer för årets första utbetalning även om du börjar senare på året.
När du sparar mallen läggs alla årets perioder ut enligt den angivna metodiken.
Avtal
Under Register - Avtal finns ett standardavtal upplagt. Du kan tänka kollektivavtal, men även andra inställningar som gäller en grupp anställda. Här anger du inställningar och kopplar personal till avtalet. Skapa vid behov flera avtal med ”+” eller se över så konverteringen av avtal från desktop blivit korrekt.
Schema
Det lättaste sättet att registrera löner är att låta Kalendariet sköta allt. Här har du en kalender där de anställda själva kan registrera avvikelser från sitt schema på webben i Crona Portal - Tid & Resa. Har inte alla anställda tillgång till Crona Portal Tid & Resa kan även du registrera avvikelser i Kalendariet direkt i Crona Lön. Men programmet måste veta vad som är ”normal tid” för varje anställd.
Därför behöver vi ett eller flera arbetstidsscheman. På meny Register - Arbetstidsschema finns ett heltidsschema upplagt med 8,00 timmar måndag-fredag = 40 timmar per vecka. Anpassa vid behov och skapa flera scheman som täcker era behov av hel och deltidstjänster.
Personal
Under Register - Personal ska vi nu ha in din personal. Kommer du från ett annat lönesystem är möjligheten stor att du kan skapa en export i format PAXml från det systemet och importera i Crona Lön. Använd då ikonen för import av personal längst upp till höger. I annat fall trycker du ”+” uppe till höger och matar in information som namn och adress manuellt. Nedan anger vi några viktiga fält.
· Personnummer måste finnas för att arbetsgivaravgift ska beräknas korrekt och Skatteverket ska ta emot AGI-filen.
· Anställning - Avtal kontrollerar du så att du harrätt avtal på den anställde, om du skapat flera än Standard.
· Anställning - Löneartsstyrning sätter du till ”timavlönad” om inte den anställde är månadsavlönad. Detta styr vilka lönearter som Kalendariet lämnar ifrån sig för både grundlön och avvikelser.
· Arbetstider. Här anger du rätt arbetstidsschema för varje anställd.
· Lön & Skatt - Löneuppgifter anger du om den anställde har löneform månadslön eller timlön och anger lönen.
· Ersättningar & Automatberäkning. Här kontrollerar du så ”schematid automatiskt” är markerat.
· Utbetalning. Registrera så att ”bank kontoinsättning” och rätt clearing- och kontonummer finns angivet om du vill skapa bankfil för utbetalning.
· Ange vid behov löneutmätning och tjänste- eller förmånsbilar.
· Semester - se över så att rätt antal kvarvarande semesterdagar finns samt semesterlön per dag för procentberäknad semester. Även beräknad sysselsättningsgrad behövs för utbetalning av semester.
· Saldon. Lägg in eventuellt aktuellt kompsaldo på den anställde. Har ni andra tidsbanker kan de läggas upp på menyn Register - Ackumulatorer.
Registrera löner och avvikelser
När de flesta inställningar är på plats är det dags att börja registrera löner. Antingen registrerar de anställda sina tider eller avvikelser själv i Crona Portal - Tid & Resa eller så registrerar du.
· Kalendariet - här väljer du anställd, löneperiod och klickar på en dag med en avvikelse från schemat. Välj typ av registrering i rutan för snabbinmatning. Lämna tomt om registreringen gäller frånvaro alla schematimmar om den anställde har ett schema eller ange timmar och spara. Markören hoppar till nästa dag. Uppe till höger har du en ikon för att registrera längre intervall, vilket kan underlätta vid långtidsfrånvaro.
· Tidrapport. Om du föredrar kan du istället registrera tider och avvikelser i tidrapportvyn. Du kan till och med blanda tidrapportrader och kalendarieregistreringar.
· Ersättningar - här kan du registrera sådant som inte har med tider att göra, alltså pengar. Ange vilken dag ersättningen avser och välj lönekod eller löneart. Registrera antal, belopp och/eller summa och [Spara]. Här hamnar t.ex. traktamenten och reseräkningar som de anställda gör på Portalen.
Uppe till höger i Kalendariet finns ikon för att förhandsgranska lönebeskedet. Kontrollera så både grundlön och eventuella avvikelser kommer med och kontrollräkna. När du är nöjd går du till nästa person. Du kan hoppa fram och tillbaka mellan anställda tills allt är registrerat och kontrollerat.
Lönekörning
Innan lönekörningen gör du en fråga mot Skatteverkets register för att få reda på skattetabell och eventuell jämkning för de anställda. På sidomenyn Lönekörning väljer du därför FOS och [Hämta från Skatteverket]. Nu fortsätter vi med lönekörningen.
Du skapar lönebesked, utbetalningslista + fil, arbetsgivardeklaration och bokföringsunderlag + exportfil. Här rekommenderar vi supportdokument WEB0001 som visar hela den normala gången i löneprocessen.
Blev något fel?
Bara lugn, Crona Lön är ett förlåtande system. Återför lönebeskedet, rätta och klarmarkera igen. Kontrollera gärna en extra gång innan du skickar bank och AGI-fil. I värsta fall rättar du på den anställdes nästa lönebesked. Här finns supportdokument WEB0002 att läsa som förklarar steg för steg hur du kan tänka och rätta.
