Vad är inventering? 7 saker att ha koll på

Dags att inventera varulagret? Att räkna varorna är en sak. Att få rätt lagervärde i bokslutet är en annan. Missade leveranser, felaktiga lagersaldon och svårsålda produkter kan ställa till det. Här får du sju konkreta råd om inventering, lagervärdering, bokföring – och hur du gör arbetet enklare.

Tips! Ett modernt och molnbaserat kassasystem underlättar avsevärt. Upptäck Crona POS!

1. Vad är inventering och vad ingår i varulagret?

Inventering betyder att du räknar, kontrollerar och dokumenterar företagets tillgångar. När du inventerar ett varulager går du igenom vilka varor som finns, hur många de är och vilket värde de har. Resultatet jämförs sedan med uppgifterna i företagets lagerhantering och bokföring.

Varulagret består av varor och material som företaget har för avsikt att sälja eller använda i produktionen. Det kan exempelvis vara handelsvaror i en butik, råvaror, produkter under tillverkning eller färdiga produkter som ännu inte sålts.

Tänk på: Varor kan tillhöra företagets varulager även om de förvaras hos någon annan. Däremot ska varor som företaget tagit emot för försäljning på kommission normalt inte räknas in i det egna lagervärdet.

2. Därför är inventeringen viktig för ditt företag

Inventeringen är en viktig del av ditt företags ekonomiska redovisning. Ett felaktigt lagervärde kan ge en missvisande bild av både tillgångarna och årets resultat. Inventeringen ger också ett bättre beslutsunderlag för verksamheten. Genom att regelbundet kontrollera lagret får du bättre förutsättningar att planera inköp och se hur mycket kapital som är bundet i varor.

När och hur ofta behöver du inventera?

Aktiebolag med varulager ska som huvudregel inventera minst en gång per år. Lagervärdet ska fastställas utifrån hur lagret ser ut på balansdagen, alltså räkenskapsårets sista dag. Själva inventeringen kan under vissa förutsättningar genomföras vid en annan tidpunkt, så länge lagerförändringarna fram till balansdagen kan stämmas av på ett tillförlitligt sätt.

Lagervärdet redovisas sedan i företagets årsredovisning, enligt det redovisningsregelverk som bolaget tillämpar. För många mindre aktiebolag är det K2, medan andra tillämpar K3.

3. Så inventerar du varulagret i fem steg

Med tydliga rutiner och bra förberedelser behöver inventeringen inte bli särskilt krånglig. Här är en checklista du kan utgå från inför att arbetet ska påbörjas.

1. Förbered lagret. Se till att varorna är organiserade, artikeluppgifterna uppdaterade och inventeringslistorna förberedda.
2. Räkna varorna. Gå systematiskt igenom lagret. Räkna, väg eller mät artiklarna och dokumentera resultatet.
3. Stäm av lagersaldot. Jämför inventeringen med uppgifterna i ditt kassasystem eller lagerhanteringssystem.
4. Kontrollera avvikelser. Utred differenser och notera eventuellt svinn, skadade varor eller artiklar som förlorat i värde.
5. Fastställ lagervärdet. Värdera varorna enligt gällande regler och sammanställ underlaget till bokslutet.

Inventeringsförteckningen ska också innehålla en undertecknad försäkran på heder och samvete om att inga lagertillgångar har utelämnats.

Vill du ha fler praktiska råd? Läs vår guide 5 tips för en lyckad inventering av varulagret, där vår POS-tekniker Gustaf Andersson delar med sig av sina bästa tips.

4. Undvik misstagen som kan ge fel lagervärde

Även en noggrant planerad inventering kan ge ett felaktigt resultat om något missas på vägen. Några vanliga fallgropar är:

• Varor räknas dubbelt eller glöms bort. Otydliga lagerplatser och bristande märkning kan leda till att artiklar registreras fel.
• In- och utleveranser missas. Varor som kommer in eller säljs under inventeringen måste hanteras korrekt så att lagersaldot stämmer vid avstämningen.
• Felaktiga inköpspriser används. Om artiklar har fel anskaffningsvärde i systemet kan det totala lagervärdet bli missvisande.
• Varor som tappat i värde uppmärksammas inte. Skadade, föråldrade eller svårsålda varor kan behöva värderas ned.

Det är också viktigt att skilja på svinn och inkurans. Svinn innebär att varor saknas i lagret, medan inkurans innebär att varor som fortfarande finns kvar har förlorat i värde.

Först in, först ut (FIFO)

Har samma vara köpts in vid flera tillfällen, men till olika priser?

Med först in, först ut-principen (FIFO) räknar du med att de äldsta inköpen säljs först. Varorna som finns kvar i lagret anses därmed vara de senast inköpta, vilket ligger till grund för beräkningen av anskaffningsvärdet.

Inkurans och 97-procentsregeln

Skadade, omoderna eller svårsålda varor kan behöva skrivas ned i värde på grund av inkurans.

Som alternativ till huvudregeln för lagervärdering finns en skattemässig schablonregel som under vissa förutsättningar tillåter att lagret värderas till 97 procent av det sammanlagda anskaffningsvärdet.

Läs mer om reglerna för varulager hos Skatteverket.

7. Använd rätt verktyg för lagerhantering och inventering

Med ett bra lagerhanteringssystem får du bättre kontroll över lagersaldon och artikeluppgifter, samtidigt som du minskar det manuella arbetet inför inventeringen.

Försäljningsrapporter hjälper dig att se vilka varor som blir liggande, förbättra lagerrotationen och minska risken för inkurans. Driver du butik och e-handel är det dessutom viktigt att systemet kan hantera lagersaldon mellan försäljningskanalerna och integreras med dina affärssystem.

Smidigare lagerhantering med Crona POS

Med Crona POS får du ett webbaserat kassasystem med avancerad lagerhantering, realtidsrapportering och integrationer med bland annat Fortnox och andra affärssystem.

Genom att koppla samman försäljning och lager får du bättre överblick över artiklar och lagersaldon. Du kan följa försäljningen, få underlag för smartare inköp och förenkla arbetet inför nästa inventering. Med rätt integrationer kan du även automatisera överföringen av exempelvis kassarapporter och bokföringsunderlag.

Vill du förenkla lagerhanteringen och få bättre kontroll över din verksamhet?

Läs mer om Crona POS och våra kassalösningar.