5 tips: Så lyckas du med inventeringen av varulagret
Dags att inventera? Med bra förberedelser, tydliga rutiner och rätt verktyg blir jobbet både enklare och mer träffsäkert. Gustaf Andersson, POS-tekniker på Crona Software, delar med sig av sina 5 bästa tips för inventering.
Företag med varulager ska inventera lagret minst en gång per år enligt lag – en uppgift som nästan varenda butiksanställda varit med och utfört någon gång i sitt arbetsliv. Lagret ska också värderas utifrån hur det ser ut på räkenskapsårets sista dag. Men det finns tips och trix för att göra processen enklare.
Upptäck Crona POS: Kassasystem med avancerad lagerhantering
Vi tog ett snack med Gustaf Andersson, POS-tekniker på Crona Software, om vad man kan göra för att underlätta. Till vardags hjälper han Cronas kunder med kassasystem och lagerhantering. Här är hans 5 tips med det viktigaste att tänka på inför en inventering.
1. Börja med att få ordning på lagret
En bra inventering börjar innan den första varan räknas. Se till att artiklar ligger på rätt plats, rensa undan sådant som inte ska räknas och skapa en tydlig ordning för vilka områden som ska gås igenom.
Vad är inventering?
Att inventera varulager innebär att du räknar och kontrollerar de varor som finns och stämmer av resultatet mot lagersaldot.
Inventering betyder i praktiken att varorna gås igenom och dokumenteras, vare sig de finns på ett lager eller i en butik. På så sätt får du ett korrekt underlag för lagervärdet och kan samtidigt upptäcka eventuella avvikelser.
– Börja med att städa upp lagret. Det är betydligt enklare att räkna när allt ligger på rätt plats. Om något ser konstigt ut, kontrollera en gång till direkt. Det är enklare än att felsöka i efterhand, säger Gustaf Andersson.
Lite förarbete kan både spara tid och minska risken för fel när det väl är dags att göra inventeringen.
2. Se till att alla arbetar på samma sätt
Om flera personer deltar behöver alla veta hur artiklar ska räknas och registreras. Dela gärna upp lagret i tydliga områden och bestäm vem som ansvarar för vad.
– Håll gärna ett kort uppstartsmöte innan inventeringen börjar så att alla arbetar på samma sätt.
Det minskar risken för att artiklar missas, dubbelräknas eller registreras olika.
3. Inventera helst när butiken är stäng
Om försäljningen fortsätter samtidigt som du räknar förändras lagersaldot under arbetets gång.
– Min erfarenhet är att den mest träffsäkra inventeringen nästan alltid sker när butiken är stängd för försäljning. Då får man ett ögonblicksfoto av lagret utan att artiklar flyttas, säljs eller hanteras under tiden.
Måste verksamheten vara öppen behöver resultatet registreras löpande.
– Har ni öppet under inventeringen är det viktigt att vara medveten om att kunder kan påverka lagersaldot medan ni räknar. Ladda upp inventeringsresultaten löpande om verksamheten är öppen. Då minskar risken att verkligheten hinner förändras innan registreringen är klar, säger Gustaf.
4. Rätt verktyg gör skillnad
För ett mindre lager kan enkel registrering fungera bra. Har du många artiklar finns det däremot mycket att vinna på digitala hjälpmedel.
– För företag med många artiklar eller stora lager är dedikerade inventeringsskannrar ofta en stor hjälp. De gör arbetet snabbare och minskar risken för manuella fel jämfört med att anteckna och registrera i efterhand.
Med ett kassasystem som håller reda på lager och lagersaldon blir det också enklare att följa upp resultatet efteråt.
Upptäck Crona POS: Kassasystem med avancerad lagerhantering
5. Noggrannhet går före hastighet
Det kan vara lockande att försöka bli färdig så snabbt som möjligt. Men ett felaktigt saldo skapar ofta betydligt mer arbete senare.
– Det viktigaste är inte att bli klar så snabbt som möjligt. Det viktigaste är att inventeringen blir korrekt. Några extra minuter för att kontrollera ett område eller dubbelräkna en avvikelse kan spara många timmars felsökning senare.
Ser något fel ut är Gustafs råd enkelt: kontrollera det direkt.
Vanliga frågor om inventering
Vad menas med att inventera?
I företagssammanhang används ordet inventera för en genomgång där varor räknas, dokumenteras och stäms av mot lagersaldot. Vad innebär en inventering rent praktiskt? Du kontrollerar att det som finns i verkligheten stämmer med uppgifterna i lager- eller kassasystemet.
Varför inventerar man varulager?
Inventeringen ger dig kontroll över vad som faktiskt finns i lager och hjälper dig att upptäcka svinn, felregistreringar och varor som tappat i värde. Dessutom ska företag med varulager inventera minst en gång per år enligt lag.
Är det lag på att inventera?
Ja. För bokföringsskyldiga företag med varulager gäller att inventeringen ska genomföras minst en gång per år. Inventeringen ska ske så att lagrets värde på sista dagen av räkenskapsåret kan fastställas korrekt.
Hur ofta inventerar man?
Minst en gång per år, men många verksamheter väljer att inventera flera gånger för att löpande kontrollera lagersaldon och upptäcka avvikelser.
Hur ofta det är lämpligt beror bland annat på lagrets storlek, hur snabbt varorna omsätts och vilka rutiner verksamheten har.
Hur ska ett varulager värderas när man inventerar?
Enligt huvudregeln jämförs anskaffningsvärdet med nettoförsäljningsvärdet och det lägre värdet används. Det kallas lägsta värdets princip. För varor som köpts in räknas bland annat inköpspris, frakt och tull in i anskaffningsvärdet.
Vid värdering används principen först in, först ut (FIFO). De varor som kommit in först antas alltså också lämna lagret först. Motsatsen är ”last in first out” (LIFO), där de senast inkomna varorna antas lämna lagret först.
Skiljer sig inventeringen mellan olika verksamheter?
Grundprincipen är densamma vid inventering på ett lager, inventering i butik och inventering i exempelvis en restaurang: räkna det som faktiskt finns, registrera resultatet och följ upp eventuella avvikelser.
Förutsättningarna kan däremot skilja sig. Vid inventering i butik behöver du exempelvis ta hänsyn till pågående försäljning, medan en restaurang ofta har råvaror med kort hållbarhet och artiklar som mäts i olika enheter.
