Guide: Så ger du nyanställda bästa tänkbara introduktion

Upprymdhet. Förväntan. Pirr i magen. Att börja ett nytt jobb ger ofta upphov till positiva känslor. Ditt ansvar som arbetsgivare är att se till de positiva känslorna förblir och att eventuell nervositet byts ut mot trygghet och lugn.

Att inte ge en nyanställd en ordentlig introduktion kan stå sig dyrt. Den nya medarbetaren kan söka sig vidare till andra jobb – och i värsta fall kan företaget behöva betala skadestånd.

I den här guiden går vi igenom de lagstadgade krav du som arbetsgivare måste följa – och ger dig en checklista för hur introduktionen av en nyanställd går till på bästa sätt.

Syftet med introduktion

Syftet med att introducera en nyanställd är att personen ska känna sig välkommen på arbetsplatsen men också att denne successivt ska introduceras i arbetsuppgifterna. En väl genomförd rekrytering med beslut om vem som ska anställas kan raseras genom att den nyanställde medarbetaren inte får någon ordentlig introduktion.

Skyldigheter enligt lag

Arbetsmiljölagen slår fast att ”Arbetsgivaren skall se till att arbetstagaren får god kännedom om de förhållanden, under vilka arbetet bedrivs…”. Det går alltså inte att betrakta introduktionen som en lyx eller någonting som arbetstagaren erbjuds på grund av arbetsgivarens generositet.

Sedan 29 juni 2022 gäller dessutom skärpta krav i LAS (Lagen om Anställningsskydd) som innebär att arbetsgivare snabbare behöver ge mer information till nyanställda om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet.

Informationen som arbetsgivaren är skyldig att ge avser bland annat följande:

·        Namn och adress för både arbetsgivare och arbetstagare samt tillträdesdag och arbetsplats.

·        Beskrivning av arbetstagarens arbetsuppgifter och yrkesbenämning eller tjänstetitel.

·        Uppgifter om anställningsform och uppsägningstider eller villkor för hur anställningen avslutas.

·        Ingångslön och andra löneförmåner samt hur ofta och på vilket sätt lönen betalas ut.

·        Uppgifter om normal arbetsdag eller arbetsvecka.

·        Villkor för eventuell övertids- eller mertidsarbete och ersättning för sådant arbete.

·        Uppgifter om minsta tidsfrist för besked om ordinarie arbetstid och jourtids förläggning.

·        Namn och adress till kundföretag om arbetstagaren hyrs ut av bemanningsföretag.

·        Uppgifter om rätt till utbildning.

·        Längd på arbetstagarens betalda semester.

·        Uppsägningsvillkor.

·        Att arbetsgivaravgifter betalas till staten samt uppgifter om det skydd till social trygghet som tillhandahålls av arbetsgivaren.

·        Uppgifter om tillämpligt kollektivavtal.

Information behöver lämnas skriftligen till den nyanställde och beroende på vilken information det gäller ger lagen olika tidsfrister på hur lång tid det får ta innan informationen ges. De flesta uppgifter bör ges direkt när anställningen påbörjas eller senast sju kalenderdagar efter att arbetstagaren påbörjat sitt arbete – andra uppgifter får lämnas senast en månad efter påbörjat arbete.

Den arbetsgivare som inte följer informationsskyldigheten kan behöva betala skadestånd till arbetstagaren.

Läs en komplett lista över informationsskyldigheten i 6c § LAS för att se vilka punkter ditt företag omfattas av.

Checklista för introduktion

Alldeles oavsett lagkrav och hot om skadestånd bör introduktionen för en nyanställd ses som en självklarhet på alla arbetsplatser. I denna checklista ger vi tips på hur du systematiskt kan jobba för att introduktionen ska bli så bra som möjligt och ge den nyanställde bästa möjliga start på sin nya arbetsplats.

1.      Skapa ramverk för introduktionen

Introduktionens innehåll och genomförande bör planeras och skötas noggrant och med omsorg. Gå igenom de lagstadgade krav som finns gällande informationsskyldighet och se till att ni lever upp till kraven. Gå även igenom specifika punkter som gäller för just ert företag som är viktiga att den nyanställde introduceras för.

2.      Skapa en tidsplan för introduktionen

Bestäm vilka aktiviteter som behöver ske och planera in under vilka dagar och veckor som de behöver genomföras. Räkna med att introduktionen som helhet kommer att pågå under en längre tid med start då anställningsavtalet undertecknas. Starfasen bör vara intensivast för att sedan tunna ut och slutligen övergå i en uppföljningsfas. Uppföljningen bör ske minst ett halvår efter att den anställde började på företaget. Efter det övergår introduktionen i kompetensutveckling i allmänhet.

3.      Anpassa introduktionen efter individen

Ingen människa är den andre lik och den strategi som funkar väl för den ene kanske inte passar alls för den andre. Utgå alltid från den nyanställdes behov när introduktionen planeras och se till att introduktionen är anpassad utefter den specifika tjänsten som tillsätts.

Medarbetaren ska under introduktionen:

·        Känna sig välkommen.

·        Lära känna sin arbetsgrupp och närmsta arbetskamrater.

·        Successivt introduceras i arbetsuppgifterna.

·        Få klart för sig förväntningar och krav.

·        Informeras om organisation, företagskultur och olika administrativa och praktiska rutiner.

·        Lära känna övriga delar av företaget.

4.      Bestäm ansvarsfördelningen

Den närmsta chefen och de närmsta arbetskamraterna bär alltid ansvaret för introduktionen. Se till att dessa vet om vad som förväntas av dem och involvera övriga personer på företaget som behöver vara delaktiga i introduktionen. Det kan också vara bra att utse en ”fadder” med extra ansvar för praktiska frågor som den nyanställde kan vända sig till. Förslagsvis kan faddern vara en nära kollega med liknande arbetsuppgifter och längre erfarenhet på företaget.

5.      Skicka informationsmaterial till den nya medarbetaren

Utöver de uppgifter som omfattas av de lagstadgade informationskraven enligt LAS bör den nyanställde få ett välkomstbrev med information om hur den första arbetsdagen kommer att se ut. Till exempel tid och plats där den nyanställde ska infinna sig och vem från företaget som kommer att ta emot personen.

6.      Kommunicera ut rekryteringsbeslut av den nya medarbetaren

Troligtvis vet de flesta på företaget att en rekryteringsprocess varit på gång. Därför är det viktigt att internt informera samtliga medarbetare om att rekryteringen är klar samt vem som blivit anställd. Beroende på företag och tjänst kan det dessutom finnas behov att kommunicera externt att tjänsten är tillsatt.

7.      Förbered mottagandet av den nya medarbetaren

Ett varmt mottagande är viktigt för att den nyanställde ska känna sig välkommen. Att under ett avslappnat möte gå igenom upplägget för dagen och kommande veckor hjälper den nyanställde att förstå förväntningar från arbetsgivaren och förhoppningsvis besvara eventuella frågetecken som kan finnas om hur personen ska ta sig in i sitt nya jobb.

Psst! Glöm inte bort att den nyanställdes arbetsplats ska vara iordningställd och att löneadministratörer, växel och IT-ansvariga med flera behöver bli informerade i god tid inför medarbetarens första dag.

8.      Introducera den nya medarbetaren

Följ den tidsplan och den ansvarsfördelning för introduktionen som ni bestämt i förväg. Detta bör fungera som en checklista för vad som ska hända, när det ska hända och vem som har ansvaret för respektive delar. Den närmsta chefen har alltid huvudansvaret och ska naturligtvis kontinuerligt följa upp att introduktionen fungerar tillfredsställande för den nya medarbetaren.

9.      Följ upp och utvärdera introduktionen

Efter cirka ett halvår bör hela introduktionen utvärderas tillsammans med den nyanställde för att se vad som har fungerat bra respektive mindre bra. På så sätt ökar ni förutsättningarna för att introduktionen för nästa nyanställda medarbetare blir lika bra – eller till och med ännu bättre.

Håll koll på alla lagstadgade krav

Som företagare finns det många lagstadgade krav att förhålla sig till. Det gäller inte bara informationskravet till nyanställda enligt LAS utan diverse policys och lagkrav som företag är skyldiga att upprätta och följa – och antalet krav ökar ju fler anställda som företaget har.

Med vårt företagspaket får ditt företag tillgång till över 2 300 kvalitetssäkrade företagsmallar som hjälper företaget att leva upp till kraven. Gör som 25 000 företagare redan gjort och använd våra mallar i stället för att slösa dyrbar tid.