Bästa tipsen: Byta löneprogram

Att byta löneprogram kan vara krångligt, läskigt – och alldeles underbart? Med rätt förberedelser och rätt leverantör blir bytet inte svårare än några klick. När bytet är gjort kommer du förhoppningsvis spara företaget ovärderligt med både tid och pengar.

Men vad ska man tänka på inför bytet och hur förbereder man sig bäst? Vi har pratat med Joakim Bäckman, som arbetar med Customer Success här på Crona Software, och bett honom om sina bästa tips.

– På många företag är lön ofta bara en liten bisats, men i grunden är det väldigt komplext. Genom att välja ett löneprogram som jobbar åt dig kan vardagen bli betydligt mycket enklare, säger han.

Joakims 5 tips inför byte av löneprogam

1.       Gör en tydlig kravspecifikation

Det första steget bör alltid vara att göra en tydlig kravspecifikation innan man väljer ett nytt löneprogram. Se till i förväg att alla de funktioner du behöver finns med i det system du väljer att köpa in.

­– Det är viktigt att se till att de delar som är vitala för den bransch man verkar i finns med i systemet. Om du köper in ett system som på ytan ser lovande ut men saknar funktioner du behöver kommer det skapa stora problem längre fram, säger Joakim.

2.       Välj webbaserat

Sitt inte fast i ett system som kräver krångliga installationer och bara går att komma åt från ett antal bestämda datorer. Med ett webbaserat löneprogram kommer alla användare åt det var de än befinner sig så länge de har en internetuppkoppling. Det innebär att du kan jobba både effektivt och flexibelt.

3.       Välj ett system som hjälper dig att göra rätt

Att göra lön blir smärtfritt och enkelt med ett system som jobbar åt dig. Att sköta hela processen manuellt tar enormt mycket tid och blir dyrare som konsekvens. Dessutom ställs väldigt höga krav på den enskilde löneadministratören att vara expert på precis alla aspekter av lön.

På många mindre företag kan ansvaret för lön ligga på en person med många andra arbetsuppgifter parallellt. I det läget är det svårt att vara expert.

– Om man gör lön som en bisyssla tre dagar i månaden, då är det svårt att vara bäst. Med ett löneprogram som hjälper dig göra rätt, med automatiseringar och ständigt uppdaterad information, blir jobbet så mycket lättare.

4.       Bra och tillgänglig support

En support ska inte bara finnas till för situationer då ett program krånglar. I den bästa av världar sitter supporten på enorm kunskap om rena lönefrågor och kan guida dig om både stort och smått när frågorna hoppar sig inför lönekörningen.

– Se till att välja en support som är tillgänglig på riktigt. Det är inte alla leverantörer som erbjuder telefontid, en del går bara att mejla till, men att kunna prata med någon direkt hjälper dig enormt. Ett stort plus är om supporten också består av auktoriserade SRF-konsulter, då kan du verkligen lita på hjälpen du får, säger Joakim.

5.       Tydliga prisuppgifter – inga dolda kostnader

Med rätt löneprogram kan ditt företag spara både tid och pengar. Se därför till att välja en leverantör som ger raka besked om vad saker kostar – och framför allt inte kommer överraska dig med dolda kostnader längre fram.

– Det är en djungel av olika alternativ av när du ska välja löneprogram, likaså affärsmodeller. Vissa jobbar med licenser, serviceabonnemang, uppstartskostnader och det är inte alltid tydligt vad slutsumman kommer bli. Mitt tips är att välja en leverantör som kan ge svar eller indikation direkt på hemsidan vad varje del kommer kosta.

Inför bytet: Håll koll på data

Genom att välja Crona Lön får du ett webbaserat löneprogram som hjälper dig att göra rätt. Oavsett om det handlar om månadens löner, semesterhantering, jourtidsregler, flextidsberäkning eller lönekartläggning ser systemet till att du både gör rätt – och sparar tid.

För att bytet skall bli så enkelt och effektivt som möjligt hjälper vi dig att importera in din data från din nuvarande leverantör in till Crona Lön. Det behöver inte vara krångligt eller tidskrävande och är du osäker finns Crona där för att hjälpa dig.

Vår support finns sedan tillgänglig alla vardagar på både mail och telefon.

Släng Excel-listorna

Ett sätt att få löneprogrammet att jobba åt dig och samtidigt undvika fel är att använda sig av ett bra försystem för tid och resa. I kombination med ett kalendarium kan du spara både tid och pengar.

– För lite större bolag, med 20 anställda och uppåt, kan det vara en god idé att investera i ett försystem. Försystemet hjälper dig att samla in alla uppgifter från månaden som gått för att enkelt importeras in i lönesystemet, säger Joakim.

Med Crona Tid & Resa får du enkel och smidig tidrapportering – med allt från reseräkningar och utlägg till bemanning och schemaläggning.

Med ett tidssystem matar den anställde själv in sin arbetade tid och frånvaro, chefen attesterar och löneadministratören får in uppgifterna på rätt sätt direkt in i löneprogrammet.

– Vissa saker gör man bara en gång per år. Semesterberedningen är ett slukhål som kan göras onödigt komplext, likaså årsskiftet. Många mindre bolag sitter idag med Excel-listor och gör dessa saker manuellt. Jag säger släng Excel-listorna och använd ett tidrapporteringssystem där du registrerar till exempel arbetad tid och typ av frånvaro så importeras det automatiskt, säger Joakim.

Om man väljer att frångå detta behöver man sköta all registrering manuellt. Det innebär att alla olika typer av avdrag behöver läggas in av en löneadministratör – som både behöver känna till alla specifika avdrag och dessutom undvika manuella fel i inmatningen.

– Om man till exempel bokför semesterskulden manuellt i Excel pratar vi enorma summor – uppe i miljonklassen. Det räcker med ett enda handhavandefel för att man antingen betalar ut alldeles för mycket pengar eller sitter på en stor skuld till den anställde.

Crona Lön

Är du nyfiken på att gå över till Crona Lön?

Börja med att boka en demo för att se med egna ögon hur Crona Lön kommer att hjälpa dig.