4 tips: Så får HR mer tid till det viktiga
En bra HR-avdelning kan vara det som får arbetsstyrkan att ticka som ett precist urverk. Ineffektivitet, dubbelarbete och onödigt pappersarbete kan bli gruset som får maskineriet att börja gnissla.
Bra HR på en arbetsplats är värd sin vikt i guld. Ju fler anställda i företaget desto fler ärenden för HR att hantera. Det kräver system och rutiner.
I det här blogginlägget ger vi tips på hur HR-avdelningar kan jobba mer effektivt. En del tips kanske känns självklara för den erfarne. Andra kanske ger dig nya tankar och idéer på hur du kan spara ovärderlig tid.
Men glöm inte: kärnan i bra HR-arbete ligger i det mänskliga. Att se människan bakom varje anställd. Tipsen i detta blogginlägg är till för att hjälpa dig att skapa mer tid till de ärenden som verkligen kräver din uppmärksamhet – och effektivisera det arbete som slukar din tid.
Här kommer 4 tips på hur din HR-avdelning kan bli ännu mer effektiv!
1. Använd en personalhandbok
En utförlig personalhandbok är verkligen företagarens bästa vän. Genom att samla nyttig information om regler, riktlinjer och policys för arbetsplatsen på ett och samma ställe har både anställda och arbetsgivare alltid någonstans att vända sig.
En personalhandbok innehåller vanligtvis allt ifrån information till nyanställda, hur det fungerar med semester och vad man bör tänka på vid frånvaro och föräldraledighet. Det är också en plats där information kring olika policys finns, vad som gäller vid tjänsteresor och representation.
Att kunna hänvisa till en personalhandbok sparar HR-avdelningen ovärderlig tid. I stället för att muntligen eller skriftligen besvara frågor från personalstyrkan som rör anställningen kan den anställde hänvisas till personalhandboken där alla svaren bör finnas.
Här kan du läsa mer om vad en personalhandbok bör innehålla.
Alla företag behöver också förhålla sig till en rad lagstadgade krav. Kraven rör saker som rutiner för kränkande särbehandling, skyddsombud och rutiner för hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas på arbetsplatsen. Som arbetsgivare växer antalet krav i takt med att antalet anställda blir fler.
Genom att använda dig av en personalhandbok kan företag med ambitioner att växa vara proaktiva. I personalhandboken kan du förbereda ett system för att leva upp till de lagstadgade kraven redan innan du blir skyldig att följa dem. När företaget sedan växer kan du lägga tid på kärnverksamheten i stället för att under tidspress säkerställa din regelefterlevnad.
Behöver du hjälp med att upprätta en personalhandbok på din arbetsplats? Med vår personalhandbok får du en färdig struktur att komplettera med den information som gäller just ditt företag.
2. Prioritera introduktion för nyanställda
En flygande start är vad alla nyanställda önskar sig när de påbörjar sitt nya jobb. Det är också vad varje HR-specialist hoppas på. Bra introduktioner skapar färre potentiella HR-ärenden eftersom den nyanställde kommer ha bättre kunskap om förväntningar i arbetet och löper mindre risk att må dåligt på arbetsplatsen.
Sedan 29 juni 2022 gäller dessutom skärpta krav i LAS som innebär att arbetsgivare snabbare behöver ge mer information till nyanställda om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet.
Här kan du läsa mer om vilken information som arbetsgivare är skyldiga att ge till nyanställda.
Genom att prioritera och förbereda bra introduktioner för nyanställda kan HR-avdelningen spara ovärderlig tid. En nyanställd som känner sig välkommen och väl introducerad i sitt arbete har större chanser att bli kvar länge på arbetsplatsen. Det resulterar i färre felrekryteringar och mindre administrativt arbete kring uppsägning och nyanställning.
Använd gärna vår checklista för introduktion av nyanställda – då missar du inga viktiga delar!
3. Välj ett system med automatiseringar
Alla HR-avdelningar behöver datasystem. Här finns många tidsvinster att göra. Nyckeln är att använda sig av ett system som arbetar åt dig – i stället för tvärtom.
Genom att använda ett HR-system som integrerar och automatiserar flera av företagets processer blir arbetet på lättare, roligare och säkrare.
Varje HR-ärende kan beröra flera olika delar av organisationen. Det kan till exempel handla om ett sjukskrivningsärende där frånvaro behöver registreras, sjukintyg behöver hanteras, rehabiliteringsplan behöver förberedas och eventuellt vikariat behöver utlysas.
Att i varje steg i processen behöva föra in data och information manuellt tar både tid och ökar risken för mänskliga fel. Tänk om det fanns ett sätt att automatiskt synkronisera företagets olika delar med varandra? Det är precis vad ett HR-system erbjuder.
Även om du inte väljer ett komplett HR-system bör du välja programvaror som pratar med varandra. Skippa excel-filer och utskrifter. Med rätt programvaror kommer HR-avdelningen att kunna jobba betydligt mer effektivt. Självklart har vi haft detta i åtanke när vi skapat vårt nya Crona HR.
4. Utgå från förutbestämda mallar
Ingen kan vara expert på allt. Även den mest erfarne HR-specialisten kommer att stöta på ärenden den aldrig sett förut. I det läget är det underbart att kunna luta sig mot mallar och dokument som experter redan förberett och kvalitetssäkrat.
Hos oss på Crona DokuMera finns Sveriges största samling av mallar för policys och andra viktiga dokument som företagare har nytta av. Som kund av Företagspaketet får du tillgång till samtliga mallar, hundratals expertsvar – och vårt HR-verktyg Personalhandboken.
Det kan handla om alltifrån checklistor inför uppsägning och sjukskrivning, mallar för arbetsmiljöpolicys eller underlag inför utvecklingssamtal. Genom att använda dig av mallar är du ständigt förberedd och behöver inte börja på ruta ett inför varje nytt ärende.
Uppfinn inte hjulet på nytt. Lita på din förmåga och ta hjälp från experter när du behöver.
