Personalliggare i Crona Entré 50
Skapa personalliggare
I Crona Entré 50 finns möjlighet att, i samband med att personalen registrerar sina stämplingar, per automatik även skapa en personalliggare som kan skrivas ut vid vald tidpunkt.
Varje närvaro- respektive frånvarostämpling skapar per automatik motsvarande händelse i Personalliggaren och tidpunkt sätts till det klockslag då stämplingen utförs, oavsett vilken tid man väljer i klockan. Detta för att följa Skatteverkets regler om korrekt förd personalliggare. Om en anställd som börjar sitt arbetspass kl 09.00 kommer till jobbet 08.45 och då stämplar 09.00 [IN], så registreras närvaro redan 08.45 på personalliggaren, men på tidrapporten till lön registreras tiden 09.00.
Detsamma gäller vid utstämpling. Om den anställde stämplar [UT] kl. 17.05 men väljer tid 17.00, så rapporteras närvaro på personalliggaren t.o.m. 17.05, men tidrapporten redovisar tid t.o.m. 17.00. Motsvarande gäller för stämplingar med knappen [Tidkod]. Realtiden registreras på personalliggaren, medan angiven tid skickas till tidrapport och eventuellt löneunderlag. Frånvarorapportering med tidkod innebär också att man betraktas som frånvarande på personalliggaren fr.o.m. den tidpunkt registreringen görs.
Närvaro utanför arbetstid
Ibland kan man befinna sig på arbetsplatsen utanför arbetstid, t.ex. på lunchrasten. Då ska närvaro rapporteras på personalliggaren även om tidrapporten inte ska registrera arbetad tid. I dessa fall används knappen [Rast].
Vi har exemplet när en person på sin lunch först går ut ett ärende för att sedan komma tillbaka och sitta i lunchrummet och äta och därefter återgå till arbete. I de fallet stämplar man [UT] när man lämnar arbetsplatsen, därefter [Rast], utan att ange tid, när man återkommer för att äta och [IN] när man åter börjar arbeta.
Ej anställda i personalliggare
I vissa fall krävs att man i personalligaren registrerar även personer som inte är anställda på arbetsplatsen. Det kan t.ex. vara praktikanter, inhyrd personal, familjemedlemmar eller besökare. Kolla vad som gäller för just er verksamhet. De personerna registreras i Crona Entré av administratören med namn, personnummer och tilldelas en PIN-kod senast när de besöker arbetsplatsen första gången, och kan därefter stämpla [IN] och [UT] när de befinner sig på arbetsplatsen, utan att man skapar tidrapport och skickar till löneprogrammet.
Visa personalliggare
På anmodan av Skatteverket kan man behöva visa sin personalliggare vid en specifik tidpunkt. Detta görs enkelt genom att i Crona Entré klicka på ikonen för Personalliggare. Klockan visar aktuell tid. Klicka på knappen [Visa] för att få fram aktuell status på skärmen. Härifrån kan personalliggaren skrivas ut på papper och redovisar tidpunkt, företagets namn och organisationsnummer, alla personer som är närvarande på arbetsplatsen med Namn, Personnummer och tid för senaste in-stämpling. Man kan också ändra vald tidpunkt för utskrift till den av Skatteverket efterfrågade tidpunkten.
Missad eller felaktig stämpling
Vad händer om jag har missat att göra en stämpling eller angett fel tidkod? Alla kan göra fel och det mesta går att korrigera.
Till tidrapporten är det möjligt att registrera i efterhand, men personalliggaren ska alltid redovisas i realtid, så om någon glömmer att stämpla [IN] vid arbetspassets början och istället gör detta vid senare tidpunkt, så registrerar tidrapporten vald tidpunkt, medan personalliggaren registrerar stämplingen i realtid. Samma förfarande gäller om man stämplar fel tidkod. Därför bör man förstås alltid sträva efter att så långt som möjligt göra alla stämplingar i realtid för att undvika obehagliga situationer vid kontroll.
Koppling till Crona Lön
Crona Entré 50 kan kopplas till Crona Lön via PAXml import.
