Syftet med personregistret i Crona Lön

Supportdokument nr: LON0151 Programvara: Crona Lön, Modell: Alla

Bakgrund

När man använder programvaror som ingår i vår programserie Crona Lön sparas personuppgifter.

All behandling av personuppgifter måste uppfylla de grundläggande principer som anges i dataskyddsförordningen (GDPR). Principerna innebär bland annat att personuppgifter bara får samlas in för berättigade syften och att mängden uppgifter ska begränsas till vad som är nödvändigt för syftet.

Uppgifterna får inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa syften och inte heller sparas längre än nödvändigt.

Den som behandlar personuppgifter ska ansvara för och kunna visa att man följer bestämmelserna i dataskyddsförordningen (ansvarsskyldighet).

Rättslig grund

För att det ska vara tillåtet att alls behandla personuppgifter måste det alltid finnas ett stöd i dataskyddsförordningen, en så kallad rättslig grund. En sådan rättslig grund är samtycke från den registrerade. Andra rättsliga grunder är om personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med den registrerade, fullgöra en rättslig förpliktelse, skydda den registrerades grundläggande intressen, fullgöra en uppgift av allmänt intresse, för myndighetsutövning, samt efter en intresseavvägning.

Syftet med personregistret

Den rättsliga grunden för att spara personuppgifter i Crona Lön bygger på just rättslig förpliktelse.

Som arbetsgivare krävs lagring av personuppgifter för att kunna betala ut lön, redovisa information till banken, Skatteverket, Försäkringskassan, fackföreningen och en mängd andra organisationer. Detta är lagbundet eller avtalat.

Även förtroendeuppdrag inom företagets verksamhetsområde som t.ex. skyddsombud, facklig företrädare eller annat är också information som kan komma att sparas om en person av samma skäl som ovan.

Information som kan underlätta en medarbetares karriärsutveckling och för företagets rekrytering kan också komma att sparas, dvs. vilka baskunskaper som finns, erfarenheter, befattning, branschvana och noteringar om genomgångna utbildningar, etc.

Rätt använd sparas i Crona Lön ingen information som inte behövs för att fullgöra företagets åtagande enligt ovan.

Crona Lön begränsar givetvis inte möjligheten att i fritextfält och liknande skriva vadhelst man önskar. Det är då upp till den personuppgiftsansvarige att reglera detta och hantera det rättsligt.

Samtycke krävs inte

Inga uppgifter i Crona Lön, förutom möjligtvis bild på en medarbetare, kräver samtycke enligt dataskyddsförordningen. All information i Crona Lön vilar på rättslig förpliktelse.

Samtyckesavtal

Det kan ändå vara lämpligt att teckna ett samtyckesavtal med var och en av företagets medarbetare. Det finns säkert andra system, program och områden med personregister där syftet med registret är av den arten att samtycke krävs. Lämpligt är att man har ett och samma avtal med en medarbetare som omfattar företagets alla sparade personuppgifter.

Uppgifter om en anställd och kanske bild kan också komma att användas i företagets utåtriktade verksamhet, dvs. på hemsidor, i företagspresentationer, etc. Den typen av personuppgifter kräver samtycke.

Eget samtyckesavtal

Personuppgifter får alltså behandlas om man har ett samtycke från den som personuppgifterna avser.

I dataskyddsförordningen ställs det särskilda krav på samtycket, bland annat att det ska vara frivilligt, att det ska lämnas genom ett uttalande eller en entydig bekräftande handling och att det ska ges efter att den registrerade har fått information om personuppgiftsbehandlingen.

Den som behandlar personuppgifter med stöd av ett samtycke måste kunna visa att ett giltigt samtycke har lämnats av den registrerade.

Blanketter i Dokumentpanelen

I Crona Lön och dess dokumentpanel finns ett antal blanketter tillgängliga, bl.a. ett Samtyckesavtal. Det är ett förslag på skrivning som kan ändras och komplettera efter eget önskemål.

Där finns också förslag på personuppgiftsbiträdesavtal och avtal för underbiträden. Möjlighet finns för tillägg i dessa blanketter.

Det är den personuppgiftsansvarig som ska bedöma i den mån dessa blanketter är tillfylles för det ändamål som de ska användas. Er branschorganisation kanske har andra varianter?