Fasta lönetillägg - inkludera i semesterskuld och beräknad årslön
Supportdokument nr WEB0046 Programvara: Crona Lön
Bakgrund
Grundregeln är att all utbetald lön är semestergrundande, men det kan vara på olika sätt och med olika beräkningar. I vissa kollektivavtal ska semesterlönen grundas på månadslön + fasta tillägg och för att få det korrekt krävs några inställningar i löneprogrammet. Det här gäller främst sammalöneregler såsom t.ex. Semesterlagens sammalöneregel och semesteravtal med bibehållen månadslön, både där intjänandeår och semester år är separat och sammanfallande.
Det berör inte semesteravtal med någon form av procentregel. Där inkluderas eventuellt fasta tillägg beroende på inställning på respektive löneart.
Vi behöver en formel för att inkludera rätt tillägg på rätt sätt i semesterskulden.
Vi behöver också komplettera de lönearter som används för utbetalning av semesterlön och semestertillägg.
Dessutom vill vi ju att tilläggen ska inkluderas i beräknad årslön. Den här beräkningen används enbart vid den första löneutbetalningen varje år. Därefter justeras beräknad årslön beroende på utbetalningarnas storlek.
Vi ska här följa två olika exempelföretag där man arbetar med flera olika fasta lönetillägg. I det första företaget har man två sorters fasta lönetillägg; det första och andra nedan. I det andra företaget förekommer alla tre typerna av tillägg. Samtliga tillägg kan förekomma för såväl månads- som timavlönade. Tilläggen är:
Ett arbetsledartillägg per månad som regleras i storlek beroende på sysselsättningsgrad
Ett lönetillägg som baseras på varje arbetad (eller avtalad) timma.
Ett lönetillägg per månad där beloppet storlek är detsamma oavsett den anställdes sysselsättningsgrad
Vi använder oss av nedanstående P-koder för att registrera individuella belopp hos berörda anställda.
P02 Arbetsledartillägg / månad baserat på heltidstjänst
P03 Lönetillägg /timma. Används för både tim- och månadsavlönade
P04 Lönetillägg per månad oberoende av sysselsättningsgrad
Till vår hjälp använder vi formelvariabler som vi skapar per avtal. Det har tillkommit ett nytt avsnitt på varje Avtal som heter Formler och där man med hjälp av variabler kan skapa innehåll som passar just för varje specifikt avtal. Det ser ut så här:
FstTilHel Tillägg eller avdrag som påverkar heltidslönen
FstTilLön Tillägg eller avdrag som påverkar den faktiska lönen
FstTilSem Tillägg eller avdrag som ska påverka semesterlönen och semestertilläggen. Det påverkar semesterskulden för såväl intjänade som årets och sparade semesterdagar.
Beroende på vilket semesteravtal och löneform man har valt per Avtal behöver man fylla i de olika fälten på olika sätt. Avtal med semesteravtal som har någon form av sammalöneregel har liknande innehåll på sina formelkoder. De semesteravtal som avses då är t.ex. semesterlagens sammalöneregler eller någon form av bibehållen månadslön. Så här ser det ut i ett avtal där man tillhör semesteravtalet Tjänsteman med bibehållen månadslön.
Tänk också på att formlerna kan behöva utformas olika på avtal med olika löneform.
Företag med fasta tillägg som följer sysselsättningsgrad
Vi börjar med att kika på inställningar i företaget som har lönetillägg 1 och 2 ovan och där båda ska ingå i såväl beräknad årslön som semesterlön/semestertillägg.
Så här ser det ut i ett avtal där man har månadsavlönade anställda med semesteravtalet Tjänsteman med bibehållen månadslön.
Ett avtal som har månadsavlönade anställda som har semesteravtal enligt någon procentregel kan se ut så här:
Vårt tredje exempel visar ett avtal för timavlönade med semesteravtal enligt någon procentregel.
Notera att formeln i ett avtal för timavlönade blir annorlunda än i avtal för månadsavlönade. Det beror på att beräknad årslön här baseras på timlön i stället för månadslön som var fallet i de tidigare avtalen.
Samtliga Semesteravtal med någon form av sammalöneregel har fått tillägg i sina formler för beräkning av semesterskuldens storlek. Vi hittar dem under sidomenyn Register - Semesteravtal. Notera att det i formel för lön/dag, semestertillägg och lön/sparad dag numera finns tillägget +FstTilSem. Så här ser det t.ex. ut när man väljer semesteravtalet Tjänsteman med bibehållen månadslön. Formelkoden känner vi igen från avtalen där har vi själva angett vilka variabler som ska ingå i koden. Har vi inte skrivit något på raden för FstTilSem på respektive avtal så beräknas skulden som tidigare.
Innebörden av formelkoderna regleras per Avtal och kan därmed variera för grupper av anställda, beroende på vilket avtal man tillhör. Därmed öppnar vi för möjligheten att ett eller flera fasta tillägg kan inkluderas i semesterberäkningen och/eller beräknad årslön för grupper av anställda som tillhör ett avtal, medan det för andra anställda, tillhörande ett annat avtal, inte ska inkluderas. Det kanske inte är det vanliga scenariot, men möjligheten finns.
När vi har kommit så här långt ska vi gå över till lönearterna som betalar ut tilläggen och semesterlön/semestertillägg.
Då är det dags att lägga till nya formler på lönearterna och här visas några exempel: Vi börjar med löneart för utbetalning av årets semester där avtalet säger att semestertillägget är 0,8 % av månadslönen och vi betalar ut tillägget vid semesteruttag.
Därefter behöver vi justera lite på de lönearter vi använder för att betala sparad semester för motsvarande avtal enligt bilden nedan om inte sparade semesterdagar ska värderas efter samma sysselsättningsgrad som vid intjänandeåret. I så fall blir formeln på löneart för utbetalning av sparade dagar densamma som för årets dagar.
Till sist ska vi kika på lönearter för utbetalning av de fasta lönetilläggen. De här tre lönearterna finns inte i standardtabellen utan är kopierade från löneart 132 och därefter justerade efter behov. Tänk på att se över övriga inställningar också vid kopiering av löneart. Hur ska den nya lönearten påverka arbetad tid, försäkringar och semester t.ex. Här kikar vi enbart på inställning för att betala ut tillägget. Vi börjar med arbetsledartillägget där storleken är beroende av sysselsättningsgraden.
Antalsformeln på nästa löneart kan man ange på olika sätt. Med AvtTim/SysGra blir beloppet lika stort oavsett arbetade timmar. Alternativ formel är ArbTim eller RapTim.
Det här är exempel på lönearter och formler som behöver ändras i löneartstabellen.
Lönearter som betalar ut semesterersättning vid slutlön både för årets och sparade dagar vid semester enligt någon sammalöneregel
Lönearter som gör avdrag på månadslönen vid uttag av semester, oftast löneart 225 i standardtabellen
Lönearter för avdrag p.g.a. sjuk, tjänstledighet, föräldraledighet eller annan frånvaro
Lönearter för tillägg som baseras på månadslön, t.ex. övertidsersättning och ob-ersättning
Nu är vi klara med våra inställningar. Det blir ganska många moment, men inställningen görs ju en gång och hjälper oss att alltid presentera korrekt semesterskuld, rätt beräknad årslön och därmed engångsskatt och sist, men inte minst, att vi betalar ut rätt belopp till de anställda. Visst vill vi ta en liten titt på semesterskulden också och se hur våra nya, fina formler påverkar den. Det här gäller ju som sagt avtal med någon form av bibehållen månadslön eller sammalöneregel som semesterlagen kallar det.
Vi kikar på en anställd som arbetar 75 % av en heltid. Semestersysselsättningsgraden för årets dagar är också 75 %, medan sparade dagar är intjänade till en lägre sysselsättningsgrad; 50 %. Semesteravtalet är Tjänsteman med bibehållen månadslön. Semestertilläggen betalas ut i samband med ledigheten. Så här ser det ut i personregistret.
Då ska vi börja räkna och analysera beloppen. Antal redovisade dagar godkänner vi så vi börjar med att analysera semesterskulden för de sparade semesterdagarna:
Heltidslön är 31 000 kr
Fast tillägg per månad är 1 000 kr
Fast tillägg per timma är 10 kr.
Sysselsättningsgrad för sparad semester är 50 %
(31000 + 1000 + (10 * 168 ))* 50 %) = 33680 * 50 % = 16 840 kr.
16 840 * 5,4 % = 909,36
909,36 kr/dag * 23 dagar = 20 915,28 kr
Sysselsättningsgraden för årets dagar är 75 %
Då blir semesterskulden för årets dagar så här:
33 680 * 75 % =25 260 kr
25 260 kr * 5,4 % = 1 364,04 kr
1 364,04 kr/dag * 6 dagar = 8 184, 24 kr
Intjänade dagar har samma sysselsättningsgrad.
Semesterskulden för intjänade dagar blir alltså
1 364,04 kr * 23 dagar = 31 372,92 kr
Företag med fasta tillägg varav minst ett inte följer sysselsättningsgrad
Vi använder samma P-koder för att redovisa de fasta tilläggen som i exemplet ovan. De flesta momenten är också desamma, men formlerna blir lite annorlunda p.g.a. att vi har ett fast tillägg där storleken inte påverkas av den anställdes sysselsättningsgrad.
Beroende på vilket Semesteravtal man har valt per Avtal behöver man fylla i de olika fälten på olika sätt. Avtal med semesteravtal som är någon form av sammalöneprincip har liknande inställning. De semesteravtal som menas då är t.ex. semesterlagens sammalöneregler eller någon form av bibehållen månadslön. Så här ser det ut i ett avtal där man har semesteravtalet Tjänsteman med bibehållen månadslön.
Ett avtal som har månadsavlönade anställda som har semesteravtal enligt någon procentregel kan se ut så här:
Vårt tredje exempel visar ett avtal för timavlönade som har semesteravtal enligt någon procentregel.
Notera att formeln i ett avtal för timavlönade blir annorlunda än i avtal för månadsavlönade. Det beror på att beräknad årslön här baseras på timlön i stället för månadslön som var fallet i de tidigare avtalen.
Samtliga semesteravtal med någon form av sammalöneregel har fått tillägg i sina formler. Vi hittar dem under sidomenyn Register - Semesteravtal. Notera att det i formel för lön/dag, semestertillägg och lön/sparad dag numera finns tillägget +FstTilSem. Så här ser det t.ex. ut när man väljer semesteravtalet Tjänsteman med bibehållen månadslön
Innebörden av formelkoderna regleras per Avtal och kan därmed variera för grupper av anställda, beroende på vilket avtal man tillhör. Därmed öppnar vi för möjligheten att ett eller flera fasta tillägg kan inkluderas i semesterberäkningen och/eller beräknad årslön för grupper av anställda som tillhör ett avtal, medan det för andra anställda, tillhörande ett annat avtal, inte ska inkluderas. Det kanske inte är det vanliga scenariot, men möjligheten finns.
När vi har kommit så här långt ska vi gå över till lönearterna som betalar ut tilläggen och semesterlön/semestertillägg. Men innan vi gör det behöver vi skapa en egen formelvariabel att använda för att betala ut semesterlön/semestertillägg för sparade semesterdagar. Då går vi till sidomenyn Register och väljer Formelvariabler. Klicka på “+” i övre högra hörnet.
Den nya formelvariabeln kan se ut så här och har fått formelkoden FstTilSpa:
Då är det dags att lägga till nya formler på lönearterna och här visas några exempel: Vi börjar med löneart för utbetalning av årets semester där semesteravtalet säger att tillägget är 0,8 % av månadslönen och vi betalar ut semestertillägget i samband med semesteruttag.
Därefter behöver vi justera lite på löneart som betalar ut sparad semester. Formlerna är snarlika, men i stället för formelkoden FstTilSem använder jag nu den egentillverkade formelkoden FstTilSpa.
Till sist ska vi kika på lönearter för utbetalning av de fasta lönetilläggen. De här tre lönearterna finns inte i standardtabellen utan är kopierade från löneart 132 och därefter justerade efter behov. Tänk på att se över övriga inställningar också vid kopiering av löneart. Hur ska den nya lönearten påverka arbetad tid, försäkringar och semester t.ex. Här kikar vi enbart på inställning för att betala ut tillägget. Vi börjar med arbetsledartillägget där storleken är beroende av sysselsättningsgraden.
Den här inställningen kan man ha på löneart som betalar ut fasta lönetillägg/timma. En alternativ antalsformel kan vara RapTim.
Löneart 1322 visar ett fast tillägg per månad där storleken är densamma oavsett sysselsättningsgrad.
Det här är exempel på lönearter och formler som behöver ändras i löneartstabellen.
Andra lönearter att se över kan vara:
Lönearter som betalar ut semesterersättning vid slutlön både för årets och sparade dagar
Lönearter som gör avdrag på månadslönen vid uttag av semester, oftast löneart 225 i standardtabellen.
Lönearter för avdrag p.g.a. sjuk, tjänstledighet, föräldraledighet eller annan frånvaro
Lönearter för tillägg som baseras på månadslön, t.ex. övertidsersättning eller ob-ersättning
Nu är vi klara med våra inställningar. Det blir ganska många moment, men inställningen görs ju en gång och hjälper oss att alltid presentera korrekt semesterskuld, rätt beräknad årslön och därmed engångsskatt och sist, men inte minst, att vi betalar ut rätt belopp till de anställda.
Till sist ska vi titta på semesterskulden. Vi kikar på en anställd som arbetar 75 % av en heltid. Semestersysselsättningsgraden för årets dagar är också 75 %, medan sparade dagar är intjänade till en lägre sysselsättningsgrad; 50 %. Semesteravtalet är Tjänsteman med bibehållen månadslön. Semestertilläggen betalas ut i samband med ledigheten. Så här ser det ut i personregistret och semesterskuld.
Då ska vi börja räkna och analysera beloppen. Antal redovisade dagar godkänner vi så vi börjar med att analysera semesterskulden för de sparade semesterdagarna:
Heltidslön är 31 000 kr
Arbetsledartillägg ärper månad 1 000 kr
Fast tillägg per timma är 10 kr
Fast tillägg oberoende av syss.grad är per månad 500 kr
Antal arbetade timmar per månad på heltid är enligt avtal 168 timmar.
Sysselsättningsgraden för sparad semester är 50 %.
Semesterlön inkl tillägg per sparad semesterdag är (((31 000 + 1000 + (10 * 168) * 50 %)) + 500) * 5,4 % = 17 340 * 5,4 % =936,36 kr
Total semesterskuld för sparade dagar är 25 * 936,36 kr = 23 409 kr
Semesterlön inkl tillägg per kvarvarande och intjänad semesterdag är (((31 000 + 1000 + (10 * 168) * 75 %)) + 500) * 5,4 % =25 760 * 5,4 % = 1 391,04 kr
Total semesterskuld för kvarvarande dagar är: 7 * 1 391,04 kr=9 737,28 kr
Total semesterskuld för intjänade dagar är: 23 * 1 391,04 kr = 31 993,92 kr
Lycka till med ditt arbete. Verkar det här för svårt eller krångligt så finns det alltid möjlighet att kontakta vår duktiga supportpersonal och boka en konsultation för att få hjälp.