Extra ledighetsregel

Supportdokument WEB0041 Programvara: Crona Lön

Många anställda arbetar helgfria vardagar, måndag - fredag, och får därmed automatiskt extra betalda ledighetsdagar på arbetsfria helgdagar, eller så kallade röda vardagar, som infaller under annars schemalagda dagar. Till exempel får man som månadsavlönad extra ledigt på bl.a. midsommarafton, långfredag, annandag påsk och Kristi himmelsfärdsdag utan löneavdrag. I vissa branscher, exempelvis restaurangbranschen, innebär det för vissa anställda att man arbetar även röda vardagar och då kan det finnas kompensation för det i kollektivavtalet. I vårt exempel har vi kikat på Visitas avtal. I löneprogrammet gör man sina egna inställningar och kan därför anpassa kraven och villkoren för kompensation även i enlighet med andra avtal.

Här går vi steg för steg igenom de inställningar man behöver göra i löneprogrammet för att komma i gång med funktionen. Det är ju inte ovanligt att man följer flera kollektivavtal på ett och samma företag, därför har vi lagt inställningarna på avtalsnivå.

Börja alltså att gå till Register - Avtal. Skapa eller ta fram det avtal som används för personer som ska få kompensation för arbete på röda dagar. I vårt exempel har vi kallat avtalet Visita. Under avsnittet Ersättningar finns ett val; Beräkning av extra ledighetsdagar. Markera det, spara avtalet och stäng.

Nästa moment gör vi under rubriken Register - Tidkoder Här ska vi välja lämpliga tidkoder att använda för att samla intjänad tid och även så småningom minska uttagen tid i ledighet. Jag har använt tidkoderna TS1 och TS2 och gett dem nya namn. Så här ser en del av mitt tidkodsregister ut när jag har namngett de här koderna.

Här har jag inte markerat Valbar vid stämpling eller schemaläggning eftersom den här kommer att läggas ut med automatik enligt gällande regel. 

Den här tidkoden har jag gjort valbara vid tidregistrering och stämpling så att den anställde kan registrera frånvaron på samma sätt som vid annan ledighet.

Nästa steg blir att skapa lämpliga lönearter som vi sedan kan koppla våra tidkoder till. Som alltid så rekommenderar vi att man kopierar någon befintlig lämplig löneart i stället för att skapa en helt ny och därefter ändrar efter behov. Här har vi valt att kopiera löneart 995, Periodens ordinarie arbetade timmar och och gjort de ändringar som behövs för de båda nya lönearterna. På bilden nedan syns löneart för intjänande av dagar. Kopiera och gör nödvändiga ändringar för att få en löneart som registrerar uttag av ledighet.

Eftersom intjänande sker i arbetsdagar enligt Visitas avtal har jag skapat en löneart med antalsenhet arbetsdagar

Under rubriken Ackumulatorer finns nu ett nytt val; Påverkar saldo för extra ledighetsdagar. Sätt en bock där och välj Ökar saldot på lönearten där man samlar in extra ledighet och Minskar saldot på lönearten man använder för uttag av inarbetade dagar.

Såhär ställer man in ackumulatorn på lönearten som ska öka saldot för inarbetad tid. Gör motsvarande på lönearten som ska minska tiden, men välj Minskar saldot. 

När lönearterna är skapade så går vi vidare till rubriken Register - Löneartsstyrning för att koppla tidkoderna för intjänande resp. uttag av extra ledighet till de nya lönearterna. Klicka på en av de valda tidkoderna och välj lämplig löneart. SPARA. Gör samma sak med den andra tidkoden. Då kan det se ut så här under Löneartsstyrning.

Nu är det dags att ställa in villkoren på vår extra ledighetsregel. Vi har vi fått ytterligare en rubrik under sidomenyn Register; nämligen Extra ledighetsregler. Klicka på den

Just nu är den tom, men klicka på plustecknet uppe i högra hörnet och skapa en regel för vilka dagar som kvalificerar till extra ledighet i enlighet med aktuellt avtal.

När vi har kommit så här långt är det viktigt att ha god koll på vad avtalet säger och därefter betar vi av rubrik för rubrik.

• Finns det krav på minsta anställningstid för att regeln ska gälla så anges den tiden i antal månader.

• Välj den tidkod som vi har valt för att samla ihop intjänande av extra ledighetsdagar

• Markera vilken typ av tid; det kan vara både närvaro och frånvaro som ALDRIG är grundande för intjänande av extra ledighetsdagar.

• Klicka på knappen LÄGG TILL och skapa ett register av vilken typ av dag som påverkar de olika typerna av anställda. Kom ihåg att klicka på knappen SPARA. Det kan se ut som på bilden nedan.

Notera flikarna till höger där man kan selektera efter de olika valen. De kan vara väldigt bra att använda när man kontrollerar sina gjorda val.

När avtalet är klart går vi tillbaka till Register - Avtal, ta fram avtalet för de personer som berörs av extra ledighetsdagar och välj det nya avtalet under avsnittet Ersättningar.

Nu är alla förberedelser gjorda. Så här kan det se ut på en tidrapport för en period där det finns extra ledighetsdagar att tjäna in.

Inarbetad extratid blir automatregistrerad utifrån avtalets regler. 

Så här ser löneregistreringsbilden ut för samma person med rapporteringsperiod december 2023.

Under sidomenyn Inställningar - Utskrifter - Lönebesked kan man också markera att extra ledighet ska synas för den anställde på lönebeskedet. Då hamnar det i sidfoten bland övriga saldon.

Till sist visar vi även en bild från personregistret där man under rubriken Saldon hittar ackumulerat antal dagar Extra ledighet.

Lycka till med dina inställningar!