Fora månadsrapportering

Supportdokument WEB0037

Senast i mars 2024 ska Foras nya inrapporteringssystem vara igång. Fora skriver på sin sida: “Månatlig lönerapportering av arbetare och eventuella andra anställda med avtalspension SAF-LO, startar i februari 2024. Löner som utbetalas både i januari och februari 2024 kan rapporteras in i mars 2024, därefter ska löner för den här gruppen rapporteras senast sista dagen i månaden efter att lönen är utbetald.” D.v.s löner utbetalda i mars 2024 rapporteras in senast i april 2024. Löner som utbetalas senast 2023-12-31 ska rapporteras in årsvis som tidigare. Rapporten ska vara Fora tillhanda senast 2024-01-31. Där är ingen skillnad mot tidigare år. För de flesta tjänstemän kommer fortfarande lönerapporteringen att ske årsvis tills vidare. Efter att det här publicerades på hemsidan har Fora ändrat sista rapporteringsdag till 2024-05-31 för den månatliga lönerapporteringen som avser januari - april 2024. För att få med kostnaden på första månadsfakturan som kommer i april så behöver rapporten för januari och februari dock vara inne senast 2024-03-31.

Börja med att gå in i löneprogrammet under menyn Inställningar - Företag - Grundinformation - Försäkringar.

Markera Uppmärkning av anställda skall utföras i löneprogrammet och vid behov

Hantering av hänförlig lön

För att göra uppmärkningen samtidigt på flera eller alla anställda som tillhör personalgrupper som ska rapporteras månadsvis till Fora gör man enklast så här: Gå till sidomenyn Funktioner - Fora - Månadsrapportering och klicka på texten Uppmärkningskoder. Då visas en sida som ser ut så här:

För att hämta uppmärkningskoden/-koderna direkt från Fora kan man använda en API-koppling i löneprogrammet. Klicka på symbolen uppe i högra hörnet och identifiera sig med BankID. Du får en kod som består av 9 tecken och börjar med bokstäverna FOK följt av 6 siffror. Ge koden en lämplig benämning, giltighetstid och komplettera eventuellt med tillval.

När alla koder är hämtade och kompletterade är det dags för uppmärkning av personalen. Välj Klicka återigen uppe i högra hörnet på bilden för att komma till Uppmärkningsguiden där du får hjälp att märka upp personalen. Välj kod, startdatum och eventuella tillval.

Klicka på Nästa i guiden och då syns en lista med alla personer som i personregistret har valet Fora månadsrapportering. Om alla valda anställda ska ha samma uppmärkningskod klickar man direkt på knappen [NÄSTA], annars kan man selektera på Personaltyp, Avtal, Avdelning, Egenskaper eller Aktuell uppmärkningskod innan man går vidare.

Bekräfta valen och klicka på knappen [SLUTFÖR]. Vid behov gör man om proceduren tills alla personer med valet Fora månadsrapportering har fått sin uppmärkning med FOK. Eventuella personliga justeringar av tillval och/eller giltighetstid kan göras i personregistret. Nu är personerna klara och då är det dags att gå vidare med eventuella inställningar på lönearter.

Ställ in Lönearter som Fora betecknar som hänförliga; d.v.s. de avser en eller flera andra perioder än utbetalningsmånaden. Det kan vara avgörande för företaget att verkligen ta sig tid att ställa in sådana lönearter eftersom avgiften till Fora per anställd baseras på utbetald lön som härrör sig till respektive månad. Läs mer om det här på Foras hemsida eller titta på vår film om Fora månadsrapportering som finns på vår hemsida.

För att skicka in löneuppgifter från Crona Lön gör man så här:

Gå först till menyn Register - Avtal. Under avsnittet Försäkringar och rubriken Rapportering väljer man antingen Månadsrapportering, Årsredovisning eller Ej tecknad. Då gäller de här uppgifterna för samtliga personer som tillhör avtalet. Väljer man Månadsrapportering så görs inga fler val. Väljer man Årsredovisning så fyller man också i vilken Fora-typ de anställda tillhör.

Man kan också ändra på enstaka personer som tillhör avtalet genom att gå in på Register - Personal, ta fram den personen som ska ändras och klicka på avsnittet Försäkringar. Här ser man vilket val som är gjort enligt avtalet.

Behöver man ändra på rapporteringsintervall eller att inte rapportera till Fora alls så markera man rutan vid Rapportering. Ändrar man till Årsredovisning så fyller man också i vilken Foratyp personer tillhör och eventuellt vilket datum personen är tjänsteman.

När det här är klart kan man påbörja sin rapportering till Fora. Det gör man via menyn Funktioner - Fora. Välj MÅNADSRAPPORTERING och vilken utbetalningsmånad rapporteringen avser. På den här sidan har vi också länkat till Foras sida Månadsrapportering. Kika gärna där för aktuell information från Fora. När man väljer en månad syns de personer med klarmarkerade lönebesked med utbetalningsdatum under vald månad och där man har valt Månadsrapportering på avtalet eller i personregistret. Klicka på plustecknet som syns längst upp till höger. Här kan man skapa sin lönerapportering. Till vänster finns ett val Ta med anställda som inte fått lön. Klickar man här visas alla personer som har valet Månadsrapportering oavsett om det finns någon registrerad lön under val månad eller inte. Fora har nämligen som krav att man rapporterar minst en person varje månad. Om då ingen lön har betalats ut under månaden kan man skicka med en eller flera personer med lönesumma 0 kr.

Kontrollera att samtliga personer finns med här. Skulle det vara så att man har råkat välja Årsredovisning på någon person som ska rapporteras varje månad så går det att rätta till. Stäng den här sidan och ta fram den aktuella personens lönebesked för aktuell period. Klicka på de tre prickarna längst upp till höger och välj Lönebeskedsinformation.

Ändra här till den Forarapportering som är aktuell för personen och stäng Lönebeskedsinformationen.

När eventuella ändringar är gjorda går man tillbaka till sin Fora-rapportering. Klicka på plustecknet och skapa lönerapporteringen genom att klicka på SKAPA-knappen längst ner till höger. Man får en sammanställning som visar utbetald lön och även en rubrik Varav hänförligt. Om lönearterna är rätt inställda och man t.ex. har betalat ut en bonus som avser tre månader så visas ett belopp under den rubriken. I januari kan man inte fördela lönen mellan olika perioder eftersom man enbart får fördela bakåt i tiden och tidigast från januari 2024.

På löneutbetalningar fr.o.m. februari kan man fördela hänförlig lön på flera månader.

När allt är kontrollerat och klart skapar man filen till Fora genom att klicka på knappen LADDA NED FIL som du hittar längst ner till höger i bilden.

Lycka till med ditt arbete!