Schema med flexhantering
Supportdokument nr: WEB0036 Programvara Crona Lön på webben
I löneprogrammet kan man lägga in flexramar på sina dagscheman. Det innebär att när de anställda registrerar sin närvaro så behöver de inte ange någon orsak, som t.ex. övertid eller kompledigt, om de kommer eller går inom dagschemats flexramar. I exemplet vi ska titta på har schemat normalarbetstid 08:0 - 17:00 med rast 12:00 - 13:00 men de anställd kan börja sin arbetsdag någon gång mellan 06:00 och 09:30 utan att ange någon orsak. Vi lägger också in flexramar runt lunch och vid arbetsdagens slut. Arbetstiden summeras vid dagens slut och avvikande tid från normalarbetstid inom flexramarna summeras i en flexbank. Dagschemat som vi ska skapa ligger till grund för att därefter bygga ett arbetstidsschema som kan ha olika längd. Det vanligaste är att schemats längd är en vecka men det kan givetvis ha någon annan längd.
Börja med att skapa ett nytt schema under sidomenyn Register - Dagschema. Klicka på plussymbolen som du hittar i övre högra hörnet.
Vi börjar med att ge dagschemat ett id och en benämning. I bilden nedan visar vi hur en inställning kan se ut.
Jag behöver välja hur jag ska hantera frånvaro utan angiven orsak under schemalagd tid. Här väljer jag att den ska hanteras som tjänstledighet.
Nästa val är hur jag ska hantera arbete utöver schemalagd tid inkl flex utan att ange orsak, såsom t.ex. övertid. Den får hanteras av tidkoden Närvaro övrigt 2. Under löneartsstyrning väljer jag vad som händer med den tiden.
Tid som är grundandeför justering av arbete utanför schemalagd tid: Om jag i det här exemplet registrerar närvarotid eller friskvårdstid utanför flexramen kommer den tiden inte att beräknas. Är det däremot ok att nyttja friskvårdstimmen utanför flexramen så skall inte Friskvård markeras här.
Beräknade tidrader för flextid redovisas: Här väljer jag hur detaljerat eventuell flextid ska redovisas på tidrapporten.
Tid som är grundande för intjänande av flextid: Vilka typer av närvaro kan ligga till grund för flextid? Oftast är det bara tidkoden närvaro som gör det, men om man t.ex. har friskvårdstid på betald arbetstid, men arbetsgivaren vill ändå att man redovisar den tiden så väljer man den här.
Vill jag få en varning i kalendariet när det helt saknas registrerad närvaro och/eller frånvaro på en schemalagd dag markerar jag det här valet.
Det sista valet i den här bilden markerar jag inte. Där sätter jag en bock om schemat inte ska vara synligt i listan med dagscheman. Det går inte att ta bort ett schema som har använts, men man kan göra det osynligt så att listan med aktiva scheman blir lite mer hanterbar.
Jag kan även välja att ange heltidsmåttet på varje dagschema för optimal beräkning. Då kan det se ut så här under rubriken Totalt när jag har lagt in alla tider.
Nu är det dags att lägga in tider och flexramar för arbetspassen och rasterna. Klicka på knappen [+ LÄGG TILL NYTT ARBETSPASS] Om jag vill ha flextidsberäkning på mitt dagschema, så måste jag använda Arbetspass med klockslag som redan är markerat.
Markera rutan vid Flextidsberäkning så kan vi sedan börja lägga in normaltid och flexramar. Klicka på knappen [LÄGG TILL] när alla val är gjorda.
Det här dagschemat innehåller även ett pass efter lunch, så då klickar jag igen på knappen [+ LÄGG TILL NYTT ARBETSPASS] och lägger in tider och ramar för eftermiddagspasset. Det kan se ut så här:
Till sist vill vi registrera villkoren runt rasten och då klickar vi på + LÄGG TILLNY RAST för att ange tider, ramar och eventuell automatstämpling på den. Det kan se ut som på bilden nedan. Vid valet Justering av rast väljer jag den tidkod som hanterar tiden som eventuellt understiger minimum rast. Observera att för att automatisk rast ska kunna hanteras och rasttiden ska avräknas från närvarotiden utan stämpling krävs det att man i personregistret har bockat i valet Schematid automatiskt som finns under fliken LÖN & SKATT och valet Ersättningar & automatberäkning.
Eftersom det här arbetstidsschemat använder samma dagschema alla arbetsdagar så är jag klar nu. Klicka på knappen [SPARA] och gå över till menyrubriken Arbetstidsschema och bygg ihop schemat med hjälp av det här dagschemat. Klicka på “+” i övre högra hörnet för att skapa ett nytt arbetstidsschema. Ge schemat ett passande namn, gå igenom alla fält och se vad som ska fyllas i för varje schema man skapar.
Vi markerar också Använd dagschema och expanderar därefter avsnittet Schemadagar. Klicka på pilen i slutet av raden och välj dagschemat Dagtid Administration. Gör samma sak för dagarna måndag - fredag. Kontrollera därefter att sysselsättningsgraden har blivit 100,00 % . Avsluta med att klicka på knappen [SPARA].
Nu återstår att koppla det här schemat till berörda personer i personalregistret. Sedan kan de anställda stämpla eller ange tider i kalendarie eller tidrapport.