Westers förenklar bemanning och lön med Timezynk och Crona
Med många event, roller och medarbetare i omlopp behöver Westers ha full kontroll på bemanning, tidrapportering och löneunderlag. Med Timezynk och Crona Lön har de skapat ett flexibelt arbetssätt som fungerar när tempot är högt och förutsättningarna snabbt kan förändras.
Westers är ett av Stockholms ledande företag inom catering och event. Verksamheten omfattar allt från bröllop och studentfester till galamiddagar, festivaler och företagsevent.
Bakom varje uppdrag finns en omfattande planering där rätt personer ska bokas på rätt pass och få rätt information i rätt tid. Detsamma gäller all administrativ efterhantering, så att löner och löneunderlag blir helt korrekta. För det krävs system som klarar uppgiften.
– Jag började själv på Westers som servitör och har verkligen varit överallt i företaget. I dag jobbar jag framför allt med bemanning och lön. Timezynk är schemaläggningssystemet för vår eventpersonal och i slutet av månaden för jag över underlaget till Crona Lön och gör lönekörningen, säger Rasmus Kask, Event Staffing Coordinator på Westers.
System som följer verksamhetens tempo
Westers har både fast personal och en stor grupp extraanställda. Vissa scheman kan läggas långt i förväg, medan andra uppdrag kräver snabb bemanning med kort framförhållning.
Timezynk, som ingår i Cronas utbud och kompletterar vår HRM-modul, används för schemaläggning, bemanning, tidrapportering och intern information. Extrapersonal kan se öppna pass, ansöka om pass och följa sina bokningar i appen.
– Vi har såklart fastanställda som kan ligga på schema långt framåt. Sedan har vi den flexibla sidan med event, där det dyker upp arbete med kortare varsel. Då ska vi kunna bemanna med både fast personal och nästan 200 extraanställda, säger Rasmus.
Arbetsledare och projektledare kan följa bemanningen inför respektive event, medan till exempel kök och lager kan hämta information om personalmat, specialkost, kläder och utrustning.
Integration och stämpelklocka minskar handpåläggningen
Westers har även byggt en egen API-koppling mellan Timezynk och företagets interna affärssystem. Tidigare behövde bokningar föras över manuellt, pass för pass. I dag kan bokningar synkas med ett knapptryck, samtidigt som tidrapporter kan hämtas tillbaka till affärssystemet.
– Tidigare behövde vi manuellt lägga in bokningarna i Timezynk. Nu har vi byggt en API-koppling så att det kan synkas med ett knapptryck. Det gör väldigt mycket för oss, säger Rasmus.
Tidrapporteringen sker via Timezynks stämpelklocka. Utvalda personer, bland annat fast personal och ansvarspersoner på event, kan stämpla in och ut övriga medarbetare på plats. Det ger Westers bättre kontroll på faktisk arbetad tid och skapar ett tydligare underlag inför lönekörningen i Crona Lön.
Westers x Crona
Bransch: Catering och event
Plats: Stockholm
Använder: Timezynk och Crona Lön
Kund sedan: Januari 2016
Utmaning: Bemanna många typer av event med både fast personal och extrapersonal, samtidigt som tidrapportering och löneunderlag ska hanteras korrekt.
Lösning: Timezynk för schemaläggning, bemanning, stämpelklocka, tidrapportering och eventinformation. Crona Lön för lönehantering.
Resultat: Mindre manuell administration, bättre kontroll på bemanning och tidrapportering samt trygg support i lönearbetet.
Flexibilitet och support skapar trygghet
För Westers är flexibiliteten en av de största styrkorna med Timezynk. Systemet har kunnat anpassas efter företagets roller och arbetsflöden med rätt behörigheter och integrationer.
– Timezynk är otroligt tacksamt eftersom det är så flexibelt. För två år sedan gjorde vi en jämförelse med ett annat system. Då började jag titta på allt vi behövde och insåg att det andra systemet hade noll av det. Det var då jag verkligen blev påmind om hur bra Timezynk är, säger Rasmus.
Även Cronas support har varit viktig. Särskilt i lönearbetet där frågor kan handla om allt från lönearter till mer komplexa avtal och speciallösningar.
– Crona har varit fantastiska. Deras support är otrolig. Så kompetenta och snabba, de löser allting, säger han.
I och med att Timezynk ingår i Cronas HRM-erbjudande sedan början av 2026 ser Westers fram emot ett ännu mer samlat flöde mellan schemaläggning, tidrapportering och lön.
– Det känns väldigt positivt och jag ser fram emot nya möjligheter att strömlinjeforma arbetssätten mellan Timezynk och Crona Lön ytterligare, säger Rasmus Kask.
