Semesterårsskifte
Semester! Visst är det underbart! Men för att folk ska kunna vara lediga och ha det härligt finns det några som måste administrera arbetet som finns kring semester och det är inte alltid ett självklart arbete. I den här artikeln får du veta mer om allt som behöver tänkas på. Du kan även ladda ner vår guide för beräkningar - helt gratis!
Som arbetsgivare och löneadministratör måste du veta vad lagar och avtal säger om hur semestern skall hanteras och beräknas.
Har ni ett kollektivavtal så följer ni självklart reglerna i detta, men om du inte har något avtal så är det semesterlagen som gäller.
När skall man göra semesterårsskiftet?
Har man semesterår enligt semesterlagen löper semesteråret mellan den 1 april och den 31 mars påföljande år och semesterårsskiftet genomförs efter lönekörningen i april. Har man däremot semesterår t. ex. den 1 januari och 31 december genomförs semesterårsskiftet efter lönekörningen i januari.
Gör vi skiftet i mars (som är det vanligaste) gör vi enligt följande:
När all lön och frånvaro fram till mars månad är registrerat i löneprogrammet kan man göra semesterberedningen.
Eftersom semesterlagen är dispositiv kan det finnas avvikelser i kollektivavtalet. Kontrollera detta.
Ladda hem vår guide gratis - allt om semesterberäkningar
Hur förbereder man sig inför ett semesterårsskifte?
Kontrollera extra noga att all frånvaro och närvaro är registrerad, eftersom det kan påverka både antal betalda semesterdagar och även värdet på dagen. Det gäller både månadsavlönade och timavlönade.
Hur tjänar man in sin semester?
Intjänandeåret är 12 månader före semesterårets början. Den period du är anställd under intjänandeperioden tjänar du in semesterdagar och semesterlön.
Är den anställde anställd hela intjänandeåret så får hon hela sin semesterrätt som betalda dagar under semesteråret.
Har man under året haft ej semestergrundande frånvaro som t.ex tjänstledighet räknas de dagarna bort ifrån anställningstiden.
Vad är skillnaden på intjänandeår och semesterår?
Intjänandeåret är de 12 månader som du tjänar in semesterdagar och semesterlön.
Semesteråret är 12 månader efter intjänandeåret där man tar ut sina semesterdagar.
Enligt semesterlagen är intjänandeåret 1 april – 31 mars året därpå. Nästa 12 månadersperiod ( 1 april – 31 mars) är semesteråret.
Kan man ha andra datum på både semesterår och intjänandeår?
Ja man kan även ha andra datum på både semesterår och intjänandeår.
Ett annat vanligt sätt är att man har sammanfallande semesterår och intjänandeår även kallat semester innevarande år och då byter man ofta datum när semesteråret börjar till 1 januari och tjänar in semester samma år som man tar ut den.
Vad skall man tänka på om man har sammanfallande semesterår?
Vid ett semesterårsskifte vid sammanfallande/innevarande år stämmer man av och beräknar hur semesteråret har sett ut från den 1:a januari till den 31:e december för året som gått och om de anställda har tjänat in hela sin semester under året. Intjänade semesterdagar minskas med uttagna semesterdagar, de semesterdagar som eventuellt blir kvar läggs som sparad semester.
Nya semesterdagarna enligt semester rätten läggas ut den 1:a januari så att de anställda ser sina nya semesterdagar för det kommande året.
Här är det viktigt att hålla koll under året så fort det händer något. Vet man att den anställde ska vara tex tjänstledig under året så justera direkt dagarna så slipper man göra detta vid själva semesterberedningen i slutet av året. Har för mycket eller för lite semesterlön betalats ut, ska den eventuellt betalas/återbetalas vid årets slut.
Vad menas med semesterrätt?
När man pratar om semesterrätt så är det hur många dagar den anställde har rätt till för ett helt år. Enligt semesterlagen har den anställda rätt till minst 25 dagar (eller 5 veckors) semesterledighet per år, oavsett om det är betalda eller obetalda.
I vissa kollektivavtal kan det även förekomma fler än 25 semesterdagar.
Ladda hem vår guide gratis - allt om semesterberäkningar
Vad menas med Intermittent deltid?
Intermittent deltid skiljer sig från vanlig deltid då vanlig deltid innebär att en anställd arbetar alla arbetsdagar i en arbetsvecka medan intermittent deltid innebär att den anställde är ledig en eller flera arbetsdagar i en arbetsvecka.
Hur är det då med frånvaro och semester?
Även om den anställde har varit borta från jobbet kan denna frånvaro ligga till grund för semestern.
Exempel på semestergrundande frånvaro är:
- Sjukfrånvaro, och det är då 180 dagar under intjänandeåret. Rätten upphör efter oavbruten frånvaro i ett helt intjänandeår.
- Föräldraledighet, är det 120 dagar vid varje födsel, 180 dagar för en ensamstående förälder.
- Vård av barn, 120 dagar per intjänandeår och även här är det 180 dagar för ensamstående förälder.
Vad händer med semestern när man har semesterlönegrundande frånvaro?
Den frånvaron påverkar inte den semestergrundande anställningstiden och man skall få semesterlön som om man hade jobbat som vanligt under frånvaron.
Finns det frånvaro som är ej semestergrundande?
Tjänstledigt är ej semestergrundande från dag 1. När frånvaron är längre tid än dagarna som är semesterlönegrundande.
Hur gör man med ej semestergrundandande frånvaro?
Om man har ej semestergrundande frånvaro så beräknas detta med antal anställningsdagar minus ej semestergrundande hela frånvarodagar.
Vad menas med semestertillägg?
Den innebär att den anställde vid semesteruttag behåller sin aktuella månadslön och får ett semestertillägg per betald dag.
Semesterlönen består av semesterlön (bibehållen månadslön) plus semestertillägg.
Denna princip kan dock endast tillämpas på de anställda som har en fast månadslön.
Vad är rörligt tillägg?
Semesterlön på rörliga lönedelar (bonus, provisioner etc) täcks inte upp om man endast betalar ut semestertillägg beräknad på månadslönen. Enligt semesterlagen ska rörligt tillägg betalas ut som en klumpsumma när semesteråret är slut. Enligt semesterlagen är det 12% på de rörliga lönedelarna som betalats ut under intjänandeåret. Någon justering vid semestergrundandande frånvaro görs inte.
I kollektivavtalen kan procentsatsen och beräkningen skilja mot semesterlagens beräkningar.
Vad är förskottsemester?
I vissa kollektivavtal finns regler om förskottsemester. En nyanställd har då möjligheten att ta ut betald semester under sitt första anställningsår, trots att bara delar av semestern är intjänad. Oftast blir de obetalda semesterdagarna ändrade till förskottsemester helt eller delvis. Vanligtvis blir man återbetalningsskyldig för det exakta värdet av de uttagna förskottsdagarna om man slutar inom fem år.
Semesterlagen reglerar inte förskottsemester utan det är oftast ett tillägg i kollektivavtalen. Om arbetsgivaren erbjuder förskottsemester är det viktigt att det framgår i anställningsavtalet vilka regler som ska gälla.
Ladda hem vår guide gratis - allt om semesterberäkningar
Kan man ta ut en halv semesterdag?
Enligt semesterlagen kan man enbart ta ut semester i hela dagar. Men det finns vissa kollektivavtalet som medger att omvandla vissa semesterdagar till semestertimmar. Var noga med att läsa avtalet vad som gäller för ditt företag.
Måste man ta ut all sin semester?
20 dagar (4 veckor) per år måste tas ut i ledig tid enligt semesterlagen, men alla dagar därutöver får sparas. De sparade dagarna kan sparas i upp till fem år. Därefter ska arbetsgivaren i första hand lägga ut semesterdagarna som ledighet. Går inte det betalas de ut i pengar.
