Så ska du tänka kring inköpsrutiner

Att veta vad du betalar för och vem du handlar av är A och O när det kommer till inköp. Med gedigna inköpsrutiner kan företag både spara pengar och få bättre framförhållning vilket gynnar affärerna på både kort och lång sikt.

Vi har sammanställt en guide över saker som är viktiga att tänka på vid inköp. Vi bjuder även på vår mall för inköpspolicy – allt för att underlätta för ditt företag. Läs hela guiden så får du information om hur du tar del av policyn.

Därför är inköpsrutiner viktiga

Rutiner och policys finns till för att säkerställa en hög standard oavsett vem i företaget som gör inköpen. För större företag står ofta mer pengar på spel och vikten av genomarbetade arbetssätt blir än tydligare.

Att strunta i eller frångå policys kring inköp kan stå sig dyrt. Bland annat finns exempel från SVT på hur närmare 90 miljoner kronor i skattepengar gått till oseriösa företag som skickat olika typer av bluffakturor.

Även internationellt har storföretag som Google och Facebook blivit lurade på mångmiljonbelopp via bluffakturor på jobb som aldrig utförts.

Med ordentliga inköpsrutiner och skarp blick kan företag undvika att hamna i liknande situationer.

Saker att tänka på vid inköp

Att genomföra bra inköp handlar om mer än att bara teckna avtal. För att garantera kontinuerligt goda affärer behövs genomtänkta rutiner. Oavsett om du arbetar för ett stort företag eller en mindre firma finns många olika goda skäl till att lägga vikt vid vilka råd och rutiner du ska följa.

Rutiner för inköp ska följas av alla som ansvarar för att upphandla både produkter och tjänster för företagets räkning. Inköpspolicyn ska också kunna användas som en checklista, till exempel inför att kunder ombes lämna underlag i samband med inköp.  

Affärsmässighet. Den som är inköpare ska besitta god kompetens på området och ha hög integritet samt visa respekt för företagets affärskontakter.

Kostnadsreduktion. Företagets inköpsvolymer ska användas för att uppnå lägsta möjliga kostnad genom att samordna inköpen och på så sätt få ned prisnivån.

Kvalitet. Inköparen ska alltid vara tydlig och föra fram företagets specifikationer gentemot leverantörer samt endast använda leverantörer som uppfyller företagets krav, behov och förväntningar. Kontinuerligt ska kvaliteten på levererade produkter och tjänster säkerställas genom uppföljning och utvärdering.

Miljö. En viktig del i inköpsarbetet är att beakta miljöpåverkan vid val av leverantörer och ställa relevanta miljökrav, så att negativ påverkan på miljön reduceras.

Exempel på krav som kan ställas på leverantörer:

• Avtalade och lagstadgade säkerhetsregler måste följas.

• Ett humant bemötande av alla anställda är ett grundkrav.

• Leverantörens anställda ska vara informerade om deras rättigheter.

Håll koll på ditt lager

Att ha stenkoll på sin lagerhantering kan göra stor skillnad för hur enkelt du hanterar dina inköp. Om det är oreda bland varorna och bristfällig dokumentation blir det oändligt mycket svårare att göra genomtänkta och strategiska inköp.

Med ett automatiserat kassasystem som ger förslag på vilka varor som behöver fyllas på, baserat på företagets historiska data, kommer man en bra bit på vägen. Det sparar också värdefull tid när personal inte behöver kontrollera varje lagerhylla manuellt för att hålla koll på vilka varor som håller på att ta slut.

Vårt kassasystem Crona POS erbjuder allt detta och mer därtill. Läs mer eller boka en demo redan nu för att få veta mer om hur det underlättar lagerhanteringen.

Crona hjälper dig

Använd vår mall för inköpspolicy så missar du inga väsentliga delar när du upprättar inköpsrutiner. Den är enkel att följa, lätt att förstå och hjälper ditt företag att skapa en riktigt bra inköpspolicy. Vi bjuder på den, helt utan kostnad!