FTE och Headcount – hur funkar det?
Full time employment
Att förstå FTE (Full Time Equivalent) och Headcount (HC) är ett viktigt led i att få stenkoll på personalstyrkan och hur arbetstimmar är fördelade på anställda per år. Med hjälp av Crona HR kan du som arbetsgivare eller lönespecialist enkelt hantera dessa nyckeltal, vilket sparar tid och säkerställer korrekt personaladministration:
Automatiska beräkningar av FTE – förenklar personalplanering.
Headcount/FTE-rapportering – sömlöst och automatiserat.
Integration med löne- och tidrapporter – minskar administrativa fel.
Vad är FTE och hur räknar man ut det?
FTE är ett sätt att mäta arbetskraften i termer av heltidsanställningar. 1,0 motsvarar en heltidsanställd, medan en deltidsanställd som arbetar 20 timmar per vecka motsvarar 0,5 FTE.
Vad är FTE en förkortning för?
Full Time Equivalent – heltidsekvivalent eller helårstjänst används oftast på svenska.
Hur många timmar är en FTE per år?
Vanligtvis 2080 timmar per år (40 timmar per vecka × 52 veckor).
Dock är den faktiska arbetstiden ofta lägre eftersom semester och andra ledigheter påverkar den. I praktiken hamnar en FTE snarare runt 1840–1880 timmar per år.
Varför är FTE viktigt?
Det en tydlig översikt över företagets arbetskraft och är ett värdefullt verktyg för strategiska beslut kring personal och ekonomi. För företag som expanderar och vänder sig mot den amerikanska marknaden krävs även att man rapporterar företagets FTE för att vara berättigad till diverse skattekrediter eller federala program.
För svenska företag som endast verkar på en svensk marknad finns dock flera fördelar:
Personalplanering: Genom att räkna ut FTE kan företag avgöra hur många heltidstjänster som krävs för att täcka verksamhetens behov, vilket förenklar bemanningsplaneringen.
Ekonomisk överblick: Det ger en tydlig bild av totala lönekostnader och möjliggör en effektiv resursfördelning.
Jämförelser: Det blir enklare att jämföra olika avdelningar och se hur personalresurser används, även när både heltid och deltid förekommer.
Produktivitetsmätning: Det ger en helhetsbild av arbetskraftens produktivitet, oavsett anställningsform.
Beslutsstöd: Informationen används för att optimera personalstyrkan, hantera arbetskostnader och säkerställa att lagkrav efterlevs.
Projektplanering: Hjälper vid resursplanering och uppskattning av personalbehov för olika uppgifter.
Konkurrensanalys: Möjliggör jämförelser med konkurrenter för att identifiera effektivitet och resursanvändning.
Vad är skillnaden mellan FTE och HC?
Dessa två mått syftar båda till att mäta personalstyrkan – men ur två olika perspektiv.
Headcount avser det faktiska antalet anställda hos ett företag, oavsett arbetstid.
FTE mäter arbetskapaciteten i heltidstjänster.
Ett företag med 10 anställda där flera arbetar deltid kan ha en headcount på 10 men en FTE på endast 7.
Hur räknar man ut FTE för vikariat?
Vid LAS-hantering är det viktigt att räkna ut FTE för vikariat korrekt. För att beräkna det används:
FTE = (arbetade timmar per vecka / 40) × anställningens längd i veckor.
Exempel: Ett vikariat på tre månader (12 veckor) där personen arbetar 30 timmar per vecka:
(30 / 40) × 12 = 0,75 FTE under vikariatets period.
När övergår vikariat till fast anställning?
Antalet arbetade dagar som krävs innan vikariat övergår till en fast anställning beror bland annat på vilken typ av vikariat det är. Enligt LAS är grundregeln att vikariatet övergår till en fast tjänst när personen har varit anställd hos arbetsgivaren som vikarie i sammanlagt mer än två år under en femårsperiod.
För timvikarier går den gränsen vid 731 arbetstillfällen. Notera att om det gäller ett timvikariat för enstaka dagar räknas varje arbetad dag som ett arbetstillfälle oavsett hur många timmar som arbetspasset gäller. Gäller vikariatet avtalade dagar sammanhängande räknas i stället 30 dagar per månad.