Att veta vad du betalar för och vem du handlar av är A och O när det kommer till inköp. Med gedigna inköpsrutiner kan företag både spara pengar och få bättre framförhållning vilket gynnar affärerna på både kort och lång sikt.

Vi har sammanställt en guide över saker som är viktiga att tänka på vid inköp. Vi bjuder även på vår mall för inköpspolicy – allt för att underlätta för ditt företag. Läs hela guiden så får du information om hur du tar del av policyn.

Kvinna sitter vid ett litet skrivbord i ett kontor med en soffa i bakgrunden. Hon pratar i en telefon och ser glad ut, med sin högra hand håller hon en penna. en bärbar dator sitter framför henne.

Därför är inköpsrutiner viktiga

Rutiner och policys finns till för att säkerställa en hög standard oavsett vem i företaget som gör inköpen. Ju större företaget blir desto mer pengar står på spel och vikten av genomarbetade arbetssätt blir än tydligare.

Att strunta i eller frångå policys kring inköp kan stå sig dyrt. Ta bara ett exempel från SVT på hur närmare 90 miljoner kronor i skattepengar gått till oseriösa företag som skickat olika typer av bluffakturor.

Även internationellt har storföretag som Google och Facebook blivit lurade på mångmiljonbelopp via bluffakturor på jobb som aldrig utförts.

Med ordentliga inköpsrutiner och skarp blick kan företag undvika att hamna i liknande situationer.

Saker att tänka på vid inköp

Affärsmässighet. Den som är inköpare ska besitta god kompetens på området och ha hög integritet samt visa respekt för företagets affärskontakter.

Kostnadsreduktion. Företagets inköpsvolymer ska användas för att uppnå lägsta möjliga kostnad genom att samordna inköpen och på så sätt få ned prisnivån.

Kvalitet. Inköparen ska alltid vara tydlig och föra fram företagets specifikationer gentemot leverantörer samt endast använda leverantörer som uppfyller företagets krav, behov och förväntningar. Kontinuerligt ska kvaliteten på levererade produkter och tjänster säkerställas genom uppföljning och utvärdering.

Miljö. En viktig del i inköpsarbetet är att beakta miljöpåverkan vid val av leverantörer och ställa relevanta miljökrav, så att negativ påverkan på miljön reduceras.

Exempel på krav som kan ställas på leverantörer:

• Avtalade och lagstadgade säkerhetsregler måste följas.

• Ett humant bemötande av alla anställda är ett grundkrav.

• Leverantörens anställda ska vara informerade om deras rättigheter.

Håll koll på ditt lager

Att ha stenkoll på sin lagerhantering kan göra stor skillnad för hur enkelt du hanterar dina inköp. Om det är oreda bland varorna och bristfällig dokumentation blir det oändligt mycket svårare att göra genomtänkta och strategiska inköp.

Med ett automatiserat kassasystem som ger förslag på vilka varor som behöver fyllas på, baserat på företagets historiska data, kommer man en bra bit på vägen. Det sparar också värdefull tid när personal inte behöver kontrollera varje lagerhylla manuellt för att hålla koll på vilka varor som håller på att ta slut.

Vårt kassasystem Crona POS erbjuder allt detta och mer därtill. Boka en demo redan nu för att få veta mer om hur det underlättar lagerhanteringen.