Ett handslag, fredspipa eller en kråka på ett papper – genom historien har det har funnits många sätt att cementera en överenskommelse. I dag finns metoder som är både säkrare än ett underskrivet papper och möjliggör fler och snabbare affärer.

I den här guiden går vi igenom vilka fördelar det finns med e-signering, vilka säkerhetsnivåer som erbjuds och vad man ska tänka på när man anlitar en e-signeringstjänst.

En kvinna sitter vid ett mötesbord med en kaffekopp framför sig. Hon håller i en telefon och använder en pekpenna för att göra någonting.

Vad är e-signering?

E-signering står för elektronisk signering och är ett begrepp för en typ av signatur som används för att skriva under dokument helt digitalt. Andra ord för samma sak är till exempel e-underskrift eller digital underskrift.

I dag används digitala underskrifter av många privatpersoner, företag och myndigheter – till exempel när du loggar in med ditt bank-ID för att verifiera dig.

Att e-signering blivit naturligt för de flesta av oss är tydligt. Se bara detta citat från en departementspromemoria som skrivits på uppdrag av regeringen:

”Digitala signaturer har redan vunnit utbredd tillämpning, i Sverige och internationellt.”

Men citatet är inte skrivet i år. Faktum är promemorian är daterad till 1998. Redan då pratades det om digitala underskrifter som en naturlig del av samtiden. Om du fortfarande är tveksam till om en e-signering är pålitlig eller känner dig osäker på hur det funkar – låt oss övertyga dig.

Fördelar

Att gå över till digitala underskrifter har många fördelar. Det är miljövänligt eftersom inga papper behöver kopieras eller postas. De är också svårare att förfalska än signaturer som är gjorda för hand eftersom ändringar i e-signaturen och det som har signerats kan spåras digitalt.

Det är också smidigt och kan spara tid eftersom flera personer som behöver skriva under ett och samma dokument varken behöver vara på samma fysiska plats eller skicka ett fysiskt dokument mellan varandra.

Säkerhetsaspekter

I många fall är digitala underskrifter betydligt säkrare än traditionella underskrifter som görs för hand. Men det finns flera nivåer för hur säkra de olika alternativen inom e-signering är.

EU-förordningen eIDAS, som också gäller som svensk lag, är den som bestämmer hur digitala underskrifter ser ut. Förordningen definierar följande tre säkerhetsnivåer:

· Enkla underskrifter är den lägsta nivån. Det kan till exempel handla om en inskannad namnteckning som läggs in i ett dokument. Enkla underskrifter är lätta att förfalska och möjliggör ingen digital spårning av vem som faktiskt skrivit namnteckningen från början.

· Avancerade underskrifter är mellannivån och den typ av e-signering som är absolut vanligast i Sverige i dag. Bank-ID är ett exempel på en avancerad underskrift. Kraven för avancerade underskrifter är bland annat att de ska var unikt kopplade till undertecknaren som också ska vara möjlig att identifiera, samt att eventuella ändringar i underskriften eller dokumentet som undertecknats ska vara spårbara. Avancerade underskrifter uppfyller de lagkrav som finns i Sverige för att en e-signering ska vara godkänd.

· Kvalificerade underskrifter är den högsta säkerhetsklassen. Den är än så länge rätt ovanlig i Sverige. I vissa EU-länder finns krav på kvalificerade underskrifter vid speciella förfaranden, till exempel för att elektroniskt kunna lämna anbud i offentliga upphandlingar.

Det ska du tänka på

Två viktiga saker att tänka på när du väljer en tjänst för e-signering, utöver vilken säkerhetsnivå som erbjuds, är att företaget som tillhandahåller tjänsten efterlever GDPR och att relevant kommunikation krypteras.

Det är också bra att i förväg säkerställa att den tjänst ditt företag väljer är anpassat efter era behov. Vill ni till exempel kunna skicka PDF-filer till kunder och partners som de kan signera direkt i dokumentet? Läs på och ställ relevanta frågor till leverantören så att ni får ut maximalt av det ni köper in.

Crona E-signering

Med vår tjänst Crona E-signering kan du använda dig av e-legitimation för att signera digitalt med sms eller pekskärm. Det är också möjligt att använda och skapa digitala underskrifter med olika e-legitimationer från Norden.

Vi har stöd för PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) och en digital underskrift med Crona E-signering är lika juridiskt bindande som vanliga papperskontrakt.

Servarna där informationen lagras finns alltid inom EU, men just nu till och med i Sverige – och all kommunikation med våra servrar är självklart krypterad för er säkerhet.

Är du intresserad av att veta mer om Crona E-signering fungerar? Läs mer här.