Rehabiliteringsansvar – vägen tillbaka efter sjukskrivning
Ett brutet ben. En allvarlig diagnos. En livskris efter en skilsmässa. Anledningarna till att en anställd blir frånvarande från jobbet är många. Oavsett orsak omfattas du som arbetsgivare av ett rehabiliteringsansvar för de anställda som blir frånvarande på grund av sjukdom eller skada.
I det här inlägget går vi igenom vad rehabiliteringsansvaret innebär. Crona Softwares HR-chef Lotta Lindroth berättar även hur hon brukar arbeta med frågor kopplade till anställdas sjukfrånvaro och ger sina bästa tips på saker att tänka på som arbetsgivare när man har anställda som är på väg tillbaka efter en sjukskrivning.
Vi bjuder också på vår mall för rehabiliteringsplan – helt gratis! Läs hela inlägget för att se hur du tar del av den.
Experten
Lotta Lindroth är HR-chef här på Crona Software. Hon är också en av dem som har jobbat allra längst på bolaget. Jobbet som HR-chef påbörjade hon under 2022 men har i över tio år haft chefspositioner med personalansvar – och hanterat den oundvikliga frågan kring sjukfrånvaro på en arbetsplats.
– Jag upplever att vår kontakt med de anställda är väldigt bra. Vi stämmer av och checkar av tidigt om någon pratat med personen som är hemma och sjuk. Man ska vara medmänniska, säger Lotta Lindroth.
Arbetsgivarens första steg vid frånvaron
Sjukfrånvaro sker regelbundet på en arbetsplats. Att som arbetsgivare gå in och ställa frågor eller inleda en process varje gång en anställd stannar hemma med en smärre förkylning hade varit orimligt.
Samtidigt är det viktigt att arbetsgivaren håller sig uppdaterad och inte låter en frånvaro pågå för länge utan att åtgärder vidtas.
Lotta Lindroth brukar alltid bjuda in till ett personligt samtal med den anställde när sjukfrånvaron går in på den 15:e kalenderdagen – samma dag som frånvaron behöver anmälas till Försäkringskassan.
– Samtalet kan antingen ske med närmsta chefen eller direkt med mig som HR-chef. Där brukar vi stämma av hur den anställde mår, om personen har sökt vård och om den anställde upplever att det finns någonting vi som arbetsgivare kan göra för att underlätta återgången till arbetet, säger hon.
Lotta brukar utgå från följande 5 punkter vid det personliga samtalet:
Utgå från individen. Förbered samtalet med den anställdes behov och personlighet i åtanke. Ju bättre du känner din medarbetare, desto bättre kan du möta personen i en eventuellt svår stund.
Fråga hur den anställde mår. Första steget i varje personligt samtal bör vara att fråga hur den anställde mår.
Försök förstå orsaken bakom frånvaron. För att kunna vara förberedd för en eventuell längre sjukskrivning underlättar det om arbetsgivaren först och främst förstår orsaken bakom den aktuella sjukfrånvaron. Har personen till exempel brutit armen finns troligtvis en tydlig prognos för när personen kan återgå till arbetet igen. Är frånvaron kopplad till psykisk ohälsa eller annan sjukdomsbild kan prognosen vara betydligt mer osäker. Orsaken till frånvaron hjälper dig som arbetsgivare att veta vilka steg du behöver ta framåt – men kom ihåg: den anställde har ingen skyldighet att berätta på vilket sätt han eller hon är sjuk.
Berätta hur arbetsgivaren kan hjälpa. Beroende på orsak till frånvaron kan arbetsgivaren hjälpa på olika sätt. Det kan till exempel handla om att koppla in företagshälsovården eller erbjuda olika former av anpassningar i arbetet för den anställde (läs mer om anpassningar längre ned i detta blogginlägg).
Visa att du finns där för den anställde. Oavsett om du får reda på orsaken till sjukfrånvaron eller inte ska du visa för den anställde att arbetsgivaren finns där som stöd.
– Acceptera att sjukskrivningar sker. Man måste se människan bakom jobbet. Alla är vi egna individer som har familjeliv, barn, anhöriga och kan råka ut för kriser och olyckor. Ge anställda den tiden som krävs för att komma tillbaka.
- Lotta Lindroth, HR-Chef, Crona Software
Rehabiliteringsansvar
Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar aktualiseras när en anställd får nedsatt arbetsförmåga på grund av skada eller sjukdom.
Arbetsgivarens ansvar gäller den arbetslivsinriktade rehabiliteringen
Hälso- och sjukvården ansvarar för den medicinska rehabiliteringen
Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar omfattar alla skador och sjukfall – även där arbetsplatsen inte är den direkta orsaken
Om det kan antas att den anställdes arbetsförmåga kommer att vara nedsatt på grund av sjukdom under minst 60 dagar ska arbetsgivaren senast den dag när den anställdes arbetsförmåga har varit nedsatt under 30 dagar ha upprättat en plan för återgång i arbete.
Om det har antagits att den anställdes arbetsförmåga inte kommer att vara nedsatt under minst 60 dagar och det senare framkommer att nedsättningen kan antas komma att fortgå under minst 60 dagar ska dock en sådan plan omgående upprättas.
En rehabiliteringsplan går grundligt igenom bland annat:
Orsaken till arbetsoförmågan
Arbetsförhållanden
Sociala förhållanden
Anpassningar som kan göras på arbetsplatsen.
Handlingsplan och mål för rehabiliteringen
Uppföljning och förebyggande åtgärder
Behöver du hjälp med att upprätta en rehabiliteringsplan? Vi bjuder på vår mall helt gratis!
Den hjälper dig att göra en rehabiliteringsutredning och rehabiliteringsplan för att uppfylla ditt rehabiliteringsansvar som arbetsgivare.
Anpassningar du som arbetsgivare kan erbjuda
Anpassningar i arbetet kan erbjudas antingen i ett tidigt skede för att försöka förhindra en längre sjukfrånvaro eller i ett senare skede som en del av rehabiliteringsplanen när den anställde ska återgå till arbetet efter en längre tids frånvaro.
Arbetstider
Om personen är deltidssjukskriven, se till att förlägga arbetet den tid på dygnet som passar bäst för den anställde och arbetsuppgifterna som ska utföras. Kanske innebär tidiga morgnar en extra stress? Erbjud då den anställde att förlägga sin arbetstid senare under dagen.
Arbetsplats
Innebär kontoret en högre ljudnivå och många kollegor som kommer avbryta arbetet med frågor och samtal? Då kan den anställde bli erbjuden att jobba hemifrån. Likväl kan det vara så att det sociala sammanhanget med kollegor och en fast plats att komma till varje dag är precis det som hjälper den anställde att komma tillbaka i arbetet. Anpassa arbetsplatsen utifrån det som passa individen bäst.
Arbetsuppgifter
Är den anställdes sjukfrånvaro kopplad till stress? Undvik då att lägga de tyngsta arbetsuppgifterna med skarpa deadlines på just den personen. Är den anställdes frånvaro kopplad till en fysisk skada bör givetvis fysiskt krävande arbetsmoment undvikas.
Lottas bästa tips vid anställdas sjukfrånvaro:
Visa att du bryr dig årets alla dagar
– Som HR-chef har jag ögon och öron öppna hela tiden. Pratar jag med mina kollegor och anställda har jag mycket vunnet. För många olika småsaker under året kan spä på ett sämre mående. Om jag lyssnar kontinuerligt på mina anställda och är en medmänniska under året har jag koll och är bättre förberedd om sjukfrånvaron kommer.
Försiktig kontakt vid psykisk ohälsa
– För personer som är frånvarande på grund av psykisk ohälsa, till exempel stressrelaterade problem, är det oerhört viktigt att gå försiktigt fram som arbetsgivare. Avstämningar behöver givetvis ske, men det kan vara klokt att passa på att stämma av vid väl valda tillfällen, till exempel om den anställde själv hör av sig med en fråga.
Var transparent mot den anställde
– Varje gång du kontaktar en myndighet kopplat till den anställdes sjukskrivning – berätta även det för den anställde. Till exempel den 15:e dagen när jag kontaktar Försäkringskassan så berättar jag det för den anställde. Om det finns en sjukförsäkring på arbetsplatsen kan du även informera den anställde om det. När man ligger hemma och är sjuk, antingen deprimerad eller fysiskt skadad, så är det jättebra med påminnelser från omvärlden.
Använd en checklista
– Mallar är ett bra arbetsredskap för att komma i gång. Det som antecknas kan sedan arkiveras i den anställdes personakt och fungera som en minnesanteckning inför nästa steg i processen. För mig är mallar guld värda. Glöm inte att radera allt material efter avslutat case, såvida det inte tillhör något som påverkar de pågående eller framtida anställningen.
Var en medmänniska först
– Acceptera att sjukskrivningar sker. Man måste se människan bakom jobbet. Alla är vi egna individer som har familjeliv, barn, anhöriga och kan råka ut för kriser och olyckor. Ge anställda den tiden som krävs för att komma tillbaka.
Psst! Behöver du hjälp med fler mallar till den anställdes rehabilitering? Till exempel en checklista för rehabilitering eller rentav en rehabiliteringspolicy för hela företaget? Med företagspaketet hos Crona Dokumera får du alla dokument och mallar du behöver – på ett och samma ställe. Vi har över 2 300 kvalitetssäkrade företagsmallar och används av över 25 000 företagare i Sverige.
