Inventering – Vad behöver man tänka på?

Att inventera lagret är kanske inte den mest spännande delen av att driva företag, men det är en absolut nödvändig process. För att underlätta har vi samlat de viktigaste aspekterna att tänka på före, under och efter inventeringen.

I Sverige lagkrav (Lag 1955:257) på att företag med varulager måste inventera minst en gång per år vid räkenskapsårets slut. Följ den här guiden så blir processen både smidig och nyttig på samma gång.

Planering inför inventering

Det första steget är att planera i god tid. Inventering är inget man ska pressa in mellan andra uppgifter. Bestäm datum i förväg och informera alla berörda om när det är dags. Tänk igenom hur lång tid som faktiskt behövs, ett välplanerat upplägg sparar både stress och minskar risken för misstag.

Se också till att lagret är organiserat. Hyllor ska vara märkta, varor placerade på rätt plats och gångarna fria från hinder. Ett välstädat lager är betydligt enklare att räkna än ett kaotiskt.

Innan inventeringen börjar behöver du:

• Kontrollera in- och utleveranser. Var noga med att de sista utleveranserna bokförs och ställs åt sidan, tydligt markerade som inte inventerade.

• Förbereda inventeringslistor. Dessa bör vara sorterade efter lagerplats eller artikelnummer och innehålla all relevant information.

• Upprätta tydliga instruktioner. Beskriv hur inventeringen ska gå till, vem som ansvarar för vad och hur eventuella avvikelser hanteras.

• Utse ansvariga. Det är en fördel att ha en huvudansvarig per område samt en person som är övergripande ansvarig för hela inventeringen.

Att alla vet sina roller minskar risken för missförstånd under själva inventeringsdagen.

Under inventeringen

När det väl är dags att börja räkna gäller det att arbeta metodiskt. Ett vanligt och effektivt arbetssätt är att gå systematiskt hylla för hylla och markera tydligt vad som är räknat. Detta kan göras med exempelvis tejpremsor eller särskilda etiketter.

För att säkerställa kvaliteten på inventeringen är det klokt att arbeta i par. En person räknar, den andra noterar. Detta minskar risken för fel och gör det lättare att stämma av direkt på plats.

Några punkter att komma ihåg under inventeringen:

• Använd konsekventa enheter. Bestäm från början om ni räknar i styck, paket eller kilo, och håll er till det hela vägen.

• Dokumentera noggrant. Notera vem som räknat vad och när. Det blir en tydlig spårbarhet som underlättar om något behöver följas upp.

• Var uppmärksam på inkurans. Skadade eller föråldrade varor ska noteras särskilt för att kunna värderas korrekt.

För att inte trötta ut personalen kan det vara smart att arbeta i kortare, fokuserade pass med pauser emellan. Noggrannheten tenderar annars att minska efter några timmars monotont räknande.

Uppföljning efter inventeringen

När allt är räknat är arbetet inte riktigt klart. Nästa steg är att jämföra resultatet mot lagersaldot i systemet. Eventuella differenser ska undersökas direkt. Ibland kan det röra sig om enkla förklaringar, som felplacerade varor eller en miss i dokumentationen. Men ibland krävs det lite mer detektivarbete.

När differenserna är utredda är det dags för värdering. Enligt den så kallade lägsta värdets princip ska lagret värderas till det lägsta av anskaffningsvärdet eller nettoförsäljningsvärdet. Detta är extra viktigt om vissa varor är skadade eller svåra att sälja.

Slutligen ska resultatet bokföras i samband med bokslutet. Om lagret utgör en betydande del av företagets tillgångar kan en revisor behöva närvara eller granska dokumentationen.