Lönekartläggning: En djupgående guide till löneprocessen
Här går vi igenom vad du som arbetsgivare behöver känna till och vilket ansvar som vilar på företaget.
Vill du ha ännu mer hjälp? Ladda hem vår guide – Så här gör du Lönekartläggningen själv
Att arbeta strukturerat med löneprocesser gör det betydligt enklare att genomföra en lönekartläggning varje år. Med ett modernt löneprogram kan du samla löneunderlag, analysera lönestrukturer och följa upp skillnader direkt i systemet. I Crona Lön finns stöd för bland annat lönekartläggning, rapporter och analyser som hjälper dig att hålla koll på löner och anställningsvillkor över tid.
Vad säger lagen om lönekartläggning?
Lönekartläggning regleras i diskrimineringslagen (2008:567) i kapitlet om aktiva åtgärder mot diskriminering. Grundkravet är tydligt: Alla arbetsgivare ska varje år kartlägga och analysera löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika eller likvärdiga arbeten.
Syftet är att upptäcka, åtgärda och förebygga osakliga löneskillnader. Arbetet är en del av arbetsgivarens ansvar att främja jämställda löner och lika rättigheter i arbetslivet.
Det innebär att arbetsgivaren måste:
- Kartlägga och analysera löner och andra anställningsvillkor.
- Granska bestämmelser och praxis om löner i verksamheten.
- Säkerställa att kvinnor och män har lika lön för lika arbete.
- Identifiera och åtgärda eventuella osakliga löneskillnader.
Hur ofta ska arbetsgivaren göra en lönekartläggning?
Sedan 2017 är kravet skärpt från vart tredje år till årligen. Det betyder att arbetet med lönekartläggning ska vara en återkommande och strukturerad del av verksamhetens arbete mot diskriminering, inte någonting som görs sporadiskt, med flera års mellanrum.
Vem omfattas av kravet?
Kravet gäller alla arbetsgivare, oavsett antal anställda.
Däremot skiljer sig dokumentationskraven:
- 10 anställda eller fler: Lönekartläggningen ska dokumenteras skriftligt.
- Färre än 10 anställda: Kartläggning ska göras, men skriftlig dokumentation är inte lagstadgad.
Arbetsgivaren kan alltså inte välja bort arbetet med hänvisning till att företaget är litet.
Vad innebär lönekartläggning i praktiken?
En komplett lönekartläggning ska innehålla flera delar. Från kartläggning av lönebestämmelser och att identifiera lika och likvärdiga arbeten till att analysera löneskillnader och genomföra åtgärder.
I praktiken innebär detta att arbetsgivaren ska:
- Kartlägga bestämmelser och praxis om löner och anställningsvillkor
Vilka riktlinjer och praxis kring lön finns i organisationen och hur tillämpas de?
- Identifiera och jämföra löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika arbete.
Detta gäller även mellan grupper där arbetet bedöms vara likvärdigt. Det vill säga arbete som utifrån en samlad bedömning anses vara likvärdiga, utifrån exempelvis krav på kunskap, ansvar eller ansträngning.
- Analysera löneskillnaderna utifrån om kön har haft betydelse.
Detta innebär att arbetsgivaren ska bedöma om skillnaderna kan förklaras med sakliga, könsneutrala skäl eller om de saknas sådan förklaring. Om löneskillnaderna bedöms vara osakliga krävs att arbetsgivaren vidtar åtgärder för att jämna ut skillnaderna.
Så går arbetet till:
Arbetet ska ske i samverkan med representanter från arbetstagarna och vara en del av arbetsgivarens kontinuerliga arbete med aktiva åtgärder för att motverka diskriminering.
För arbetsgivare med minst 10 anställda finns särskilda dokumentationskrav avseende kartläggningens resultat, analys, planerade lönejusteringar och åtgärder. Detta ska dokumenteras skriftligt, tillsammans med en kostnadsberäkning och en tidsplan för när åtgärderna ska vara genomförda (mål att genomföras så snart som möjligt och senast inom tre år).
Diskrimineringsombudsmannen (DO) ansvarar för tillsyn och utför stickprovskontroller på enskilda arbetsgivare. Det finns alltså inget krav på att en lönekartläggning ska skickas in till någon myndighet. Brister i arbetet med lönekartläggning kan leda till tillsynsåtgärder.
Letar du efter en checklista för lönekartläggning? Ladda hem vår guide – Så här gör du Lönekartläggningen själv
Vad händer om man inte gör en lönekartläggning?
Att låta bli att göra en lönekartläggning innebär att arbetsgivaren inte uppfyller sina skyldigheter enligt diskrimineringslagen. Det kan leda till tillsyn från DO som har mandat att granska arbetsgivares arbete med aktiva åtgärder.
Om brister konstateras kan DO förelägga arbetsgivaren att genomföra en lönekartläggning. Ett sådant föreläggande kan förenas med vite, vilket innebär en ekonomisk sanktion om beslutet inte följs.
Utöver de juridiska konsekvenserna finns såklart även affärsmässiga risker. Brister i arbetet med jämställda löner kan påverka arbetsgivarvarumärket negativt, försvåra rekrytering av kompetens och skapa intern misstro.
Vem har rätt att ta del av lönekartläggningen?
Enligt diskrimineringslagen ska lönekartläggningen genomföras i samverkan med arbetstagarna, vilket innebär att arbetstagarrepresentanter (vanligtvis fackligt anslutna) har rätt till den information som krävs för att kunna delta i arbetet. Fackliga organisationer kan även ha rätt till ytterligare uppgifter enligt medbestämmandelagen.
Diskrimineringsombudsmannen (DO) har som tillsynsmyndighet rätt att begära in dokumentation och upplysningar för att kontrollera att lagen följs. Ett föreläggande kan förenas med vite.
Enskilda arbetstagare har i nuläget ingen generell rätt att ta del av hela lönekartläggningen, men har rätt till information om sin egen lön och skydd mot repressalier vid misstanke om diskriminering.
Genom EU:s lönetransparensdirektiv, som ska vara genomfört i svensk lag senast i juni 2026, stärks arbetstagares rätt att begära information om sin egen lönenivå samt genomsnittliga löner, uppdelade efter kön, för grupper som utför samma eller likvärdigt arbete. Det innebär att kraven på insyn och transparens i lönefrågor kommer att öka.
Vad kostar en lönekartläggning?
Se upp! Det finns företag som kan ta så mycket som 50 000 kronor för en enda lönekartläggning. Vi agerar annorlunda. I Crona Lön ingår lönekartläggningen gratis i månadskostnaden och det finns en enkel inbyggd guide i programmet som visar hur du ska gå till väga för varje steg. Vill du inte göra den själv kan vår byråavdelning hjälpa dig att göra den.
