Att hantera löner och skatter är en av arbetsgivarens mest kritiska uppgifter. En central del av detta arbete är arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI). För arbetsgivare handlar AGI om mer än att bara uppfylla en formell skyldighet för att betala arbetsgivaravgifter – det är ett sätt att skapa transparens, säkerställa korrekta betalningar och undvika problem med Skatteverket.

Sedan AGI infördes har det blivit obligatoriskt att varje månad redovisa utbetalda löner, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter för varje anställd. Den här förändringen, som trädde i kraft i januari 2019, ersatte tidigare årsvis rapportering och syftar till att förbättra både arbetsgivarnas och de anställdas insyn i skattehanteringen.

Nya regler: I januari 2025 har ytterligare förändringar skett i AGI kopplat till rapportering av frånvaro som kan ge rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning (VAB). Här kan du läsa mer om vad de nya reglerna innebär.

Här följer en djupdykning i vad arbetsgivardeklaration på individnivå innebär och hur du som arbetsgivare kan säkerställa att du uppfyller alla krav.

Vad innebär AGI?

Arbetsgivardeklaration på individnivå innebär att arbetsgivare varje månad ska lämna uppgifter om utbetald lön, skatteavdrag och sociala avgifter för varje enskild anställd. Detta skiljer sig från tidigare regelverk där dessa uppgifter redovisades årligen.

Syftet med AGI:

· Förbättra kontrollen av skatter och avgifter.

· Minska risken för fel och skattebortfall.

· Ge arbetstagare bättre insyn i sina skatteuppgifter.

Den här förändringen gör det enklare för både arbetsgivare och anställda att få en tydligare översikt av löner och skatter hos Skatteverket.

Hur räknar man ut AGI?

För att beräkna korrekt ska arbetsgivaren inkludera följande poster:

1. Utbetald lön och förmåner: Total bruttoinkomst som betalats ut till den anställde.

2. Skatteavdrag: Summan som dragits av för preliminär skatt.

3. Sociala avgifter: Arbetsgivarens ansvar att betala sociala avgifter baserat på bruttolönen, vilket inkluderar bland annat arbetsgivaravgifter och pensionsavgifter.

Exempel: Om en anställd har fått en bruttolön på 30 000 kronor och arbetsgivaren gör ett skatteavdrag på 8 000 kronor, redovisas detta i AGI. Arbetsgivaravgiften beräknas på bruttolönen (30 000 kronor) och uppgår till cirka 31,42 %, vilket motsvarar 9 426 kronor.

Sammanställning för redovisning i AGI:

· Utbetald lön: 30 000 kr

· Preliminär skatt: 8 000 kr

· Arbetsgivaravgift: 9 426 kr

När ska AGI lämnas in?

Den ska lämnas in till Skatteverket varje månad, senast den 12:e dagen i månaden efter löneutbetalningen. Om den 12:e infaller på en helgdag förlängs tidsfristen till nästa vardag.

För arbetsgivare som är små företag och betalar ut lön mer sporadiskt gäller samma regler. Det är dock viktigt att lämna in arbetsgivardeklarationen även om ingen lön har betalats ut under månaden.

Hur länge kan man rätta en arbetsgivardeklaration?

Om ett fel upptäcks i en inlämnad arbetsgivardeklaration, kan arbetsgivaren rätta uppgifterna genom att skicka in en ny deklaration. Detta kan göras så länge Skatteverket inte har beslutat om ett slutgiltigt beskattningsbeslut för det aktuella inkomståret.

Det är dock viktigt att rätta fel så snart de upptäcks för att undvika eventuella sanktioner eller dröjsmålsavgifter.

Vad kan AGI användas till?

AGI har flera användningsområden för Skatteverket, arbetsgivare och anställda:

· För arbetsgivare: Säkerställa att korrekt skatt och sociala avgifter redovisas och betalas.

· För anställda: Kontrollera att arbetsgivaren redovisat rätt uppgifter om utbetald lön och skatteavdrag.

· För Skatteverket: Förbättra insyn och minska risken för skattebortfall.

Vad är några av Skatteverkets mål med AGI?

Skatteverket har infört AGI för att uppnå flera viktiga mål:

1. Ökad transparens: Arbetsgivare och anställda ska kunna följa skatteprocessen mer noggrant.

2. Effektivare kontroll: Uppgifter om löner och skatter redovisas månadsvis, vilket minskar risken för fel.

3. Minskat skattefusk: Genom att redovisa löner på individnivå blir det svårare att undanhålla inkomster från beskattning.

Hur beräknas arbetsgivaravgiften inom AGI?

Arbetsgivaravgiften är en viktig del av AGI och beräknas baserat på den anställdes bruttolön. För närvarande ligger den generella arbetsgivaravgiften på 31,42 % av bruttolönen. Vissa undantag och lägre avgifter kan gälla för exempelvis ungdomar, pensionärer eller i specifika branscher.

Exempel på beräkning:

· Bruttolön: 25 000 kronor

· Arbetsgivaravgift (31,42 %): 7 855 kronor

Den totala summan som ska redovisas i AGI blir då bruttolön plus arbetsgivaravgiften, tillsammans med information om preliminärt skatteavdrag.

Hur lämnar man in AGI?

Arbetsgivardeklarationen lämnas in digitalt via Skatteverkets e-tjänst. Genom denna tjänst kan arbetsgivare enkelt redovisa uppgifter om utbetald lön, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.

Så här gör du:

1. Logga in på Skatteverkets e-tjänst med hjälp av Bank-ID.

2. Fyll i de uppgifter som krävs, inklusive lön, skatt och sociala avgifter.

3. Kontrollera att alla uppgifter stämmer.

4. Skicka in deklarationen senast den 12:e i månaden.

Crona underlättar din vardag

Som kund hos Crona har du ständig tillgång till kunskap och expertis inom allt som rör lön och arbetsgivarfrågor. Med smarta system som underlättar din vardag slipper du ägna tid åt krångliga processer och får mer tid över till din kärnverksamhet.

Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) är en viktig del av Sveriges skattesystem sedan januari 2019. Genom att redovisa utbetald lön, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter varje månad, säkerställer arbetsgivare att både lagkrav och Skatteverkets mål uppfylls.

Vill du lära dig mer om arbetsgivardeklaration på individnivå? Besök gärna Skatteverkets e-tjänst för mer information eller kontakta oss på Crona för ytterligare rådgivning.

Guide för arbetsgivare: Vad innebär AGI?