Arbete hemifrån – vad gäller?
Jublar du över möjligheterna med hybridarbete och ser glada medarbetare som njuter av större personlig frihet? Eller gnisslar du tänder och önskar att de anställda helst av allt skulle infinna sig på kontoret varje arbetstimme?
För många har det nya normala som uppstått efter pandemin lett till frågor kring distans- och hybridarbete som vi inte riktigt var beredda på. Arbetsgivaren har makten att bestämma vad som gäller för arbete hemifrån – men att veta hur man ska bestämma är inte helt enkelt.
Oavsett hur företaget väljer att göra krävs att samtliga medarbetare vet vad som gäller. Ladda ned vår mall för Policy för distansarbete, så får du ramverken som krävs för att skapa tydliga riktlinjer.
För att få fakta på bordet och bättre underlag inför ditt beslut har vi här samlat några viktiga punkter och saker att tänka på kring vad som gäller när det kommer till hybrid- och distansarbete.
Hur vanligt är distansarbete?
Först och främst kan konstateras att det är absolut vanligast att man utför sitt arbete på ett kontor eller annan bestämd arbetsplats. Under pandemin tvingades stora yrkesgrupper att anpassa sitt arbete för att kunna utföra det på distans. Många återvände till kontoren när restriktionerna släppte, men frågan är hur vanligt distansarbete är nu när restriktionerna sedan länge har släppts och samhället återgått till det normala.
Enligt statistik från 2023 som SCB sammanställt kan man utläsa att förändringen i beteende och inställning till att utföra sitt arbete på distans åtminstone inte har suddats ut.
Arbete på distans sker oftast under mindre än hälften av arbetsveckans dagar – runt var femte person i arbete arbetar på detta sätt. Endast runt 15 procent arbetar hemifrån mer än hälften av arbetsveckans dagar.
Det är vanligast att chefer och personer med yrken som har krav på fördjupad högskolekompetens jobbar hemifrån.
Personer med yrken inom maskinell tillverkning, transport och yrken med krav på kortare utbildning/introduktion är de som jobbar på distans i allra lägst utsträckning.
För- och nackdelar med distansarbete
Att tillåta distansarbete på arbetet är inte ett beslut som passar alla arbetsplatser. Hur väl distansarbete faller ut beror på alltifrån det enskilda företaget och vilken bransch till medarbetarna i sig. Det finns för- och nackdelar med att både tillåta och förbjuda. Här kan du ta del av båda.
Fördelar:
Bland kontorsarbetare finns det en utbredd förväntan att det är tillåtet med distansarbete. Enligt en undersökning från forskningsinstitutet Ratio uppger 4 av 10 att de skulle tacka nej till ett jobberbjudande där distansarbete inte är möjligt. Att erbjuda distansarbete på jobbet kan därför vara en förutsättning för att attrahera rätt personer vid nyrekryteringar.
En övervägande mängd studier pekar dessutom på att produktiviteten ökar, utan kvalitetstapp, hos personer som tillåts arbeta på distans. Flera undersökningar pekar dessutom på att kontorsarbetare själva upplever att de får mer gjort när de arbetar på distans.
Utöver detta finns flera fördelar:
Flexibilitet: Distansarbete ger möjlighet till flexibla arbetstider, vilket gör det lättare att anpassa arbetsdagen efter individuella behov och preferenser.
Minskade pendlingstider: Genom att arbeta på distans slipper anställda den dagliga pendlingen till och från arbetsplatsen, vilket sparar tid och minskar stressen som följer med resor i rusningstrafik.
Minskad sjukfrånvaro: Med möjligheten att arbeta hemifrån kan många distansarbetare fortsätta arbeta även när de känner sig lite sjuka, vilket minskar antalet sjukdagar.
Nackdelar:
Att tillåta distansarbete bland anställda innebär att släppa kontrollen som arbetsgivare. Det dagliga snacket vid kaffeautomaten byts ut mot pling i jobbchatten. Ett fokuserat ansikte vid skrivbordet byts ut mot blind tillit att medarbetarna faktiskt utför sitt arbete när de är hemma.
Distansarbete kan göra det svårare för arbetsgivare att övervaka prestationer och ge feedback i realtid, vilket kan leda till en känsla av avskildhet och osäkerhet. Det sociala samspelet blir inte längre spontant utan kräver avsikt och planering för att ske.
Som arbetsgivare ansvarar du för arbetsmiljön för de anställda – även under distansarbete. Det i sig kan vara en utmaning när beprövade standardlösningar behöver bytas ut mot speciallösningar för varje fall.
Utöver detta finns flera nackdelar:
Teknikstrul förödande: Att arbeta på distans kräver tillgång till tillförlitlig teknik och en stabil internetanslutning. Tekniska problem som nedkopplingar eller programvarufel kan störa arbetsflödet och orsaka frustration.
Risk för överarbete: Med ständig tillgång till arbetsplatsen hemma kan distansarbetare frestas att arbeta fler timmar än nödvändigt, vilket kan leda till utbrändhet och utmattning på lång sikt.
Minskad motivation och engagemang: För vissa människor kan bristen på fysisk närvaro och interaktion med kollegor minska motivationen och engagemanget för arbetsuppgifterna på distans.
Vem ansvarar för arbetsmiljön?
Arbetsmiljölagen är tydlig: arbetsgivaren ansvarar för medarbetarnas arbetsmiljö, även vid arbete hemifrån. Samtidigt trycker Arbetsmiljöverket på att vägen till en lyckad arbetsmiljö för distansarbetare är ett gott samarbete mellan arbetsgivare och anställd.
Eftersom en arbetsgivare förlorar möjligheterna att kontrollera den anställdes arbetsplats i samma utsträckning som vid kontorsarbete, är det extra viktigt att den anställde är noga med att uppmärksamma arbetsgivaren på eventuella brister och risker med arbetsmiljön hemma.
Som arbetsgivare har du heller inte rätt att kräva att få komma hem till den anställde för att inspektera hur och var den anställde arbetar.
Som arbetsgivare är du bland annat skyldig att se till:
Att den anställde känner till risker som finns förknippade med arbete vid dator- och bildskärm.
Att den anställde har tillräckliga kunskaper om lämpliga arbetsställningar och arbetsrörelser.
Att den anställde känner till hur den tekniska utrustningen, systemen och programvaran som används i arbetet fungerar.
Allt detta ingår självklart i det systematiska arbetsmiljöarbetet som fortlöper under årets alla dagar. Att en anställd arbetar hemifrån befriar inte en arbetsgivare från ansvaret – det blir snarare ännu viktigare.
Sätt tydliga regler och riktlinjer
Oavsett om distansarbete ska tillåtas eller inte på din arbetsplats är det viktigt att se till att samtliga anställda vet vad som gäller och förväntas av dem, samt förstår varför företaget har fattat det beslut man har fattat.
Om distansarbete tillåts rekommenderar vi starkt att detta bör föranledas av en antagen policy för just distansarbete. Högst upp i detta blogginlägg kan du ladda ned den – helt gratis!
Som kund av Företagspaketet hos Crona DokuMera kan du dessutom ladda ned våra mallar för Avtal om distansarbete 2024 och Checklista distansarbete och arbetsmiljö 2024. Med dessa tre dokument har du ypperliga förutsättningar för att distansarbetet på ditt företag både ska bli tydligt – och lyckosamt.