Rättning av lön vid AGI
Supportdokument nr: WEB0029 Programvara: Lön, Lön Mini
Sedan Arbetsgivardeklaration på individnivå, AGI, infördes har det ställts nya krav på dig som löneadministratör. Detta gör att du kanske behöver se över din löneprocess, för att säkerställa att du inte skapar problem för dina anställda, om ett fel skulle smyga sig in på lönen.
Vad innebär rättning av lön?
När du skickar in AGI redovisar du löneuppgifter och avdragen skatt för alla anställda varje månad. Den anställde kan (och bör) titta på sitt skattekonto och se exakt hur mycket skatt arbetsgivaren betalat in. När du signerat arbetsgivardeklarationen, förfogar du inte längre över skatten! Därför bör du inte ha för bråttom med att signera. Vi rekommenderar att du avvaktar med signeringen till någon dag in i månaden efter utbetalningen. Du har minst till den 12:e månaden efter att utbetalningen skett på dig.
Vi kommer att titta på några olika varianter, vad gäller rättning nedan.
För lite utbetald lön
Här är det inga problem, betala ut det som saknades.
Har du inte signerat AGI:n, kan du skapa ett extra lönebesked eller rätta det befintliga, sätta in mellanskillnaden på den anställdes bankkonto och skapa en ny AGI. När du laddar upp den till Skatteverket är det denna nya som gäller för månaden och det är den du signerar.
Har du signerat AGI:n kan du antingen betala ut ett förskott på de saknade pengarna i början på nästa månad och ta med posterna och återbetalning av förskott på den månadens AGI eller begära rättning av aktuell månad.
För mycket utbetald lön, anställningen kvarstår
I det fall den anställde finns kvar på företaget och du fortsätter att betala ut lön kan du dra bruttobeloppet på kommande lön, och på så sätt få med rättning av både skatt och arbetsgivaravgift. Tänk på att du aldrig kan rapportera ett minusbelopp totalt på en person för månaden, för vare sig skatt eller ersättning. Därför kan du behöva dela upp en återbetalning över flera månader.
För mycket utbetald lön, anställningen har upphört
Det är i detta sista fall som problemet uppstår.
Vi tar som exempel att du råkar betala ut en extra månadslön i samband med att Bengt slutade. Du har därmed betalat ut 34 810 kronor brutto för mycket och har ingen kommande lön att kvitta mot. Felet uppdagas först efter att AGI:n signerats.
Bruttolön: 34 810 kr
Skatt: - 8 152 kr
Utbetalt: 26 658 kr
Skatten du dragit förfogar varken du eller Bengt över längre.
För att få bort de 34 810 kronorna ur lönesystemet måste Bengt betala tillbaka pengar till företaget. Han måste betala tillbaka 34 810 kr. Ja, du läste rätt, även om han bara fick ut 26 658 kr måste han betala tillbaka 34 810 kr!
Se ställningstagande från Skatteverket
Om Bengt vill få tillbaka sin skatt i förtid, får han begära förtidsåterbetalning av skatt hos Skatteverket eller jämkning av skatt på kommande inkomster.
Skapa ett extra lönebesked med rättningen
1. Ta fram det felaktiga lönebeskedet i registreringsbilden.
2. Skriv ut det eller anteckna exakt vilka lönearter som finns på lönebeskedet.
3. Gå till sidomenyn Lönekörning, Lönebesked och klicka på som du hittar i övre högra hörnet.
4. Ange lämplig benämning och ange ”utbetalningsdag” till en dag i samma månad som det felaktiga lönebeskedet.
5. Ange bruttobeloppet du ska rätta med ett minustecken framför. Använd samma löneart(er) som du hade på det felaktiga lönebeskedet. Finns det antal på lönearten anger du minus framför antalet, istället för beloppet.
6. Använd en löneart för nettoersättning och ange samma summa som bruttobeloppet ovan. I standardtabellen finns löneart 9361.
7. Klicka på ⋮ som du hittar i övre högra hörnet, välj Manuell skatt , Markera Skriv över lönebeskedets skatteberäkning och Belopp ”0,00”. [SPARA] OBS, viktigt, för du får aldrig backa skatt som redan inbetalats.
8. Gör alla moment i lönekörningen för detta lönebesked.
9. Skapa en ny arbetsgivardeklaration och ladda upp. Lönesummorna för den anställde ska nu vara rättade, på rätt månad, så din arbetsgivaravgift blir korrekt och Skatteverket har fått rätt skattegrundande lön. Det som kvarstår är att du har betalat in för mycket i skatt för Bengt. När han lämnat in sin deklaration och hans slutliga skatt beräknas av Skatteverket för hela inkomståret, får han naturligtvis tillgodoräkna sig dessa pengar, om det inte reglerats på annat sätt under året.
