Så motverkar du stress på arbetsplatsen

Stress på arbetsplatsen är ett problem för de allra flesta företag. Faktum är att stressrelaterade problem är en av de vanligaste orsakerna till sjukskrivningar i Sverige. Som arbetsgivare har man ett långtgående ansvar att både motverka stress och hjälpa de personer som drabbas av stress bland sina medarbetare.

I det här blogginlägget går vi igenom de vanligaste orsakerna till stress på arbetsplatsen, vilka varningssignaler man ska vara uppmärksam på – och ger konkreta råd på hur du som arbetsgivare eller HR-ansvarig kan agera för att motverka stress.

Vill du fördjupa dig ytterligare i ämnet och få konkret stöd i hur du kan hantera stress på din arbetsplats? Ladda ned vår Checklista för att förebygga stress bland medarbetare – helt gratis!

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Vi tar det från början: att arbeta systematiskt med arbetsmiljöfrågor är avgörande för att identifiera och åtgärda risker för arbetsrelaterad stress. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är också en lagstadgad skyldighet för dig som arbetsgivare. Här är tre steg du kan följa för att sätta i gång:

1.       Kartläggning av arbetsmiljön

Genom att regelbundet kartlägga arbetsbelastning, arbetstider och sociala faktorer kan du identifiera potentiella stressfaktorer. Använd enkäter och intervjuer för att få en helhetsbild.

2.       Sätt upp klara mål

Definiera tydliga mål för att minska arbetsrelaterad stress. Det kan innebära att sänka arbetsbelastningen vid behov, förbättra arbetsflöden eller främja bättre arbetsvillkor.

3.       Involvera medarbetare

Inkludera medarbetare och skyddsombud i processen. Deras insikter och erfarenheter är ovärderliga för att förstå vilka åtgärder som fungerar bäst.

Varför blir folk stressade?

Psykisk ohälsa är den enskilt vanligaste orsaken till sjukskrivningar i Sverige, över 50 procent av alla längre sjukfall. Bland dessa är stress den vanligaste orsaken till den psykiska ohälsan. För att kunna motverka detta är det viktigt att förstå varför folk blir stressade – och vilka varningssignaler man kan vara uppmärksam på.

Arbetsrelaterade faktorer:

• Hög arbetsbelastning och höga krav i arbetet.

• Bristande kontroll och inflytande över arbetssituationen.

• Dåligt socialt stöd och konflikter på arbetsplatsen.

• Obalans mellan ansträngning och belöning.

• Otydliga roller och förväntningar.

Organisatoriska faktorer:

• Brist på delaktighet och inflytande över beslut.

• Organisationsförändringar och omstruktureringar.

• Otillräckliga resurser och stöd från ledningen.

Individuella faktorer:

• Kvinnor har högre risk för stressrelaterad sjukskrivning än män.

• Höga krav på sig själv och perfektionism.

• Svårigheter att hantera stress och återhämta sig.

• Obalans mellan arbete och privatliv.

Varningssignaler för stress

Olika personer har olika nivåer av hur mycket stress de klarar av. Hur personer reagerar på stress skiljer sig också – men över lag finns ett antal varningssignaler man som arbetsgivare kan vara uppmärksam på.

Alla varningssignaler är inte helt lätt att upptäcka, då en del av dem främst tar sina uttryck utanför arbetstid. Därför är en bra dialog med dina medarbetare en nyckel för att kunna upptäcka varningssignaler i tid. Märker du att en anställd börjar uppfylla flera av följande punkter, från att tidigare inte alls ha gjort det, kan det vara ett tecken på att personen börjar uppleva höga nivåer av stress.

Varningssignaler:

• utför ofta mer än en uppgift i taget

• får koncentrationssvårigheter

• prioriterar ofta fel

• är känslig för kritik

• skyller ifrån sig

• ställer orimliga krav

• är otålig och aggressiv

• får svårt att sova

• röker mer

• dricker mer alkohol

• dricker mer kaffe

• förlorar sinnet för humor

• har en känsla av att inte orka

• har en känsla av att sakna kontroll

Organisatoriska åtgärder

Hur ska man då lösa situationen på arbetsplatsen, om man märker att flera medarbetare upplever stress? I de fallen kan det vara frågan om hur arbetet eller arbetsplatsen är organiserad.

Organisationens struktur och arbetsprocesser har en stor inverkan på medarbetares stressnivåer. Här är några åtgärder som kan hjälpa:

Identifiera stressfaktorer på arbetsplatsen: Ta reda på vad som stressar medarbetarna på din arbetsplats. Deadlines, teknik, informationsflöde, brist på arbete eller för mycket arbete är vanliga faktorer. Tidsbrist, långa arbetsdagar, ansvar för andra, enformigt arbete, dålig kommunikation, resor till och från jobbet eller oro för omorganisationer är även dessa vanliga orsaker till stress.

Anpassa arbetsbelastningen: Säkerställ att arbetsbelastningen är rimlig och att medarbetarna har tillräckliga resurser för att utföra sitt arbete. Detta kan innebära att anställa fler personer eller att omfördela arbetsuppgifter.

Optimera arbetsmiljön: Planera kontorslayout och arbetsflöden för att minimera störningar och avbrott. En lugn och organiserad arbetsmiljö bidrar till minskad stress.

Tydliga mål och inflytande: Se till att medarbetarna har klara och uppnåbara mål samt att de har möjlighet att påverka sitt arbete. Detta ökar känslan av kontroll och minskar stress.

Motverka kränkande särbehandling: Arbeta aktivt för att förhindra mobbning och diskriminering på arbetsplatsen. Skapa en kultur där alla behandlas med respekt.

Stöd till medarbetare

För att råda bot på stressen för enskilda medarbetare kan det krävas med individuella åtgärder. Att erbjuda rätt stöd till medarbetare som upplever stress är avgörande för deras återhämtning och välmående. Vilka åtgärder som passar bäst för den enskilda medarbetaren kan vara individuellt.

Främja öppen dialog: Uppmuntra medarbetare att prata om stress med sina chefer och kollegor. En öppen dialog gör det lättare att identifiera problem och hitta lösningar.

Utbildning i stresshantering: Erbjud utbildning i stresshantering och återhämtning. Det kan inkludera tekniker som mindfulness, tidshantering och avslappningsövningar.

Företagshälsovård: Erbjud kontakt med företagshälsovården för de som behöver professionell hjälp med stressrelaterade problem.

Variation och pauser: Uppmuntra variation i arbetsuppgifter och mikropauser under arbetsdagen. Detta hjälper medarbetarna att hålla sig fokuserade och minska stress.

Fysisk aktivitet och återhämtning: Stimulera fysisk aktivitet och se till att medarbetarna har möjlighet till återhämtning på fritiden. Motion och tillräcklig vila är viktiga för att hantera stress.

Behöver du mer stöd med arbetsmiljön?

Du vet väl att Crona DokuMera har Sveriges största samling av dokument och mallar för företagare? Med Företagspaketet får du tillgång till över 2 000 mallar och dokument – bland annat den checklista vi bjuder på i detta blogginlägg, men även saker som Årshjul för Arbetsmiljö.

Årshjulet hjälper dig att strukturera ditt arbetsmiljöarbete under året så att inga skyldigheter glöms bort. Där hittar du också förslag på vilka mallar som kan vara lämpliga att använda för de olika uppgifterna och skyldigheterna varje månad.