Kassasystem, kassaapparat, kassaregister – vad är skillnaden?

Som ny företagare kan det vara svårt att skilja mellan alla olika termer som används för kassabetalningar. I den här artikel reder vi ut skillnaden och innebörden av tre termer som ofta förväxlas med varandra; kassasystem, kassaapparat och kassaregister.

Kassasystem

Begreppet kassasystem är en bredare term och syftar på både mjuk- och hårdvaran som du behöver för att ta emot betalningar och registrera din försäljning. Utöver de mest grundläggande betalningsfunktionerna kan ett kassasystem även integreras med andra system och verktyg som är viktiga för just ditt företag. Dessa integrationer kan hjälpa dig att effektivisera verksamheten samt öka försäljningen. Exempelvis kan olika kassasystem innefatta försäljningsstatistik, lagerstatus, beställningar, bokningar och kundregister.

Med Crona Boxnets kassasystem kan du synkronisera alla dessa funktioner och dessutom på ett smidigt sätt hantera bokföringen tack vare integrationen med Fortnox. I takt med den tekniska utvecklingen har även effektivare former av kassasystem utvecklats. Dagens moderna kassasystem är molnbaserade vilket innebär att all data sparas på kassaleverantörens server. Fördelen med detta är att alla systemuppdateringar görs direkt till systemet vilket gör att du inte behöver hantera detta manuellt. Dessutom medför molnbaserade kassasystem en större säkerhet eftersom att all data är säkert sparad på kassaleverantörens server även om kassautrustningen skulle skadas.

Kassaapparat

Kassaapparaten är den delen av ditt kassasystem där du slår in betalningar. Den utgörs av en knappsats och display, som antingen kan vara digital eller analog. När företag till störst del hanterade kontantbetalningar krävdes inga ytterligare verktyg än kassaapparaten, men dagens kunder kräver mer. Idag föredrar kunder att använda många olika former av betalningsmetoder, exempelvis kort, betalningsappar och Swish. Därför är kassaapparaten endast en del av dagens moderna kassasystem.

Kassaregister

En central del i kassasystemet är kassaregistret. Du som säljer varor och tjänster för mer än 190 400 kr (inklusive moms) per år är skyldig att ha ett certifierat kassaregister. Dess funktion är att registrera aktiviteten i kassan, däribland försäljning, returer, avbrutna kvitton och felslag.

Ett certifierat kassaregister måste vara tillverkardeklarerat och anslutet till en certifierad kontrollenhet. Tillverkardeklarationen är ett intyg som kassaleverantören presenterar för Skatteverket för att försäkra om att föreskrifterna följs. Kontrollenheten, som bör vara ansluten till kassaregistret, kallas ibland för “Skatteverkets svarta låda”. Den dokumenterar och sparar alla kassahändelser, transaktioner och kvitton på ett speciellt krypterat minne som endast Skatteverket har tillgång till.

Syftet med Skatteverkets krav på certifierade kassaregister är att skydda seriösa företagare mot konkurrens från oseriösa företag. Verksamheter som är skyldiga att ha ett certifierat kassaregister måste anmäla det till Skatteverket. En åtgärd Skatteverket tar för att kontrollera att företag uppfyller kraven för ett certifierat kassaregister är oannonserade tillsynsbesök. Om ditt företag inte blir godkänt vid kontrollen kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift. Vid upprepade överträdelser inom ett år ökar avgiften avsevärt. Du kan läsa mer om Skatteverkets krav och tillsynsbesök här.

Med Crona Boxnets kassaregister som uppfyller alla Skatteverkets krav kan du vara säker på att undvika onödiga kostnader som en misslyckad kontroll innebär. Kontakta oss idag för att komma igång med Crona Boxnets kassasystem!