Vad innebär lönekörning? Så fungerar lönehantering i Sverige

Lönekörning är processen där du samlar in löneunderlag, kontrollerar avvikelser, beräknar lön och skatt, skapar lönebesked och förbereder lönen för utbetalning. För att lönen ska bli rätt behöver allt från arbetad tid och frånvaro till tillägg, förmåner och utlägg finnas med och vara korrekt registrerat. Här går vi igenom vad en lönekörning innebär, när den behöver göras och hur processen fungerar i Crona Lön.

Upptäck Crona Lön: Flexibelt & enkelt lönesystem online

4 tips för en smidigare lönekörning!

Bra rutiner före lönekörningen minskar risken för sena rättelser och onödigt manuellt arbete.

Sätt tydliga deadlines. Bestäm när tidrapporter, frånvaro, utlägg och andra avvikelser senast ska vara registrerade och attesterade.

Fördela ansvaret. Det ska vara tydligt vem som registrerar, attesterar, kontrollerar och slutligen godkänner lönen.

Kontrollera förändringar löpande. Nya löner, ändrade sysselsättningsgrader, förmåner och andra förändringar bör uppdateras när de beslutas, inte först när lönen ska köras.

Gör en slutkontroll före betalning. Granska lönebeskeden innan bankfilen skickas. Ju tidigare ett fel upptäcks, desto enklare är det normalt att rätta.

Vad är skillnaden mellan lönekörning och lönehantering?

Lönekörningen är en del av företagets lönehantering. Lönehantering är det bredare arbetet kring företagets löner.

Dit hör exempelvis personal- och löneuppgifter, tidrapportering, frånvaro, semester och förmåner, men också skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, arbetsgivardeklaration och bokföringsunderlag. Lönekörningen är den konkreta processen som genomförs inför en viss löneutbetalning.

När ska lönekörningen göras?

Det finns inget generellt lagstadgat datum för när lön ska betalas ut i Sverige. Utbetalningsdagen regleras normalt genom anställningsavtal, kollektivavtal eller annan överenskommelse. Den 25:e är ett vanligt löneutbetalningsdatum, men andra datum förekommer. Det finns därför inte heller ett bestämt datum då själva lönekörningen måste genomföras.

Planera i stället bakåt från företagets löneutbetalningsdag. Det behöver finnas tid för att få in och attestera underlagen, kontrollera lönebeskeden och skicka betalningen till banken enligt bankens tidsgränser.

Om den ordinarie utbetalningsdagen infaller på en helg eller helgdag behöver du kontrollera vad som gäller enligt företagets avtal. Hur utbetalningsdagen är formulerad kan påverka om lönen ska betalas före eller efter den ordinarie dagen.

Vad innebär digital lönekörning?

Digital lönekörning innebär att fler delar av löneprocessen hanteras direkt i digitala system, från underlag och löneberäkning till lönebesked, utbetalning och rapportering.

Med ett digitalt löneprogram kan återkommande beräkningar automatiseras och information föras vidare mellan olika delar av löneprocessen. Det minskar behovet av manuella överföringar mellan exempelvis kalkylblad, mejl och lönesystem.

I Crona Lön kan du bland annat hantera löneberäkningar, digitala lönebesked, underlag till banken, arbetsgivardeklaration och bokföringsunderlag.

Crona Lön kan dessutom kombineras med Crona Portal, så att registrerade och attesterade uppgifter kan föras vidare till lönehanteringen. På så sätt behöver färre uppgifter registreras och flyttas manuellt mellan systemen.

Så går en lönekörning till i Crona Lön

I Crona Lön arbetar du med lönekörningen i ett tydligt flöde. Vi rekommenderar följande upplägg. Efter att lönebeskeden har klarmarkerats kan de efterföljande momenten vid behov göras i en annan ordning.

1. Hämta aktuella skatteuppgifter: Vi rekommenderar att du börjar med en FOS-förfrågan mot Skatteverket för att hämta aktuella skatteuppgifter och eventuella jämkningar för de anställda.
2. Kontrollera löneunderlaget: Se över registrerade tider, frånvaro, ersättningar och andra uppgifter som ska påverka lönen. Vid behov kan underlag också importeras från andra försystem.
3. Skapa lönebesked: Gå till Lönekörning - Lönebesked, välj aktuell period och skapa lönebeskeden.
4. Kontrollera och rätta: Gå igenom lönebeskeden innan de klarmarkeras. Om något behöver ändras kan du rätta underlaget och återskapa lönebeskedet.
5. Klarmarkera och publicera: När uppgifterna är kontrollerade klarmarkerar du perioden och publicerar lönebeskeden.
6. Förbered löneutbetalningen: Skapa utbetalningslista eller bankfil för löneutbetalningen.
7. Hantera AGI och bokföring: När det är dags kan du ta fram arbetsgivardeklarationen i Crona Lön och skicka AGI till Skatteverket. Du kan även skapa bokföringsunderlag och exportfil för bokföringen.

Upptäcker du ett fel innan bankfil eller AGI har skickats kan du återföra lönebeskedet, rätta underlaget och föra det framåt i processen igen. Om utbetalning eller rapportering redan har genomförts beror rättningen på vilken typ av fel det gäller och när det upptäcks.

Läs mer: Rätta felaktig lön – hur gör man?

Lagar och regler att hålla koll på vid lönehantering

Lönehantering påverkas av flera olika lagar, skatteregler och avtal. Semester behöver exempelvis hanteras enligt semesterlagen och sjuklön enligt lagen om sjuklön. Arbetsgivaren ansvarar också för skatteavdrag, arbetsgivaravgifter och arbetsgivardeklaration.

Tänk på! Personuppgifter i lönehanteringen omfattas av GDPR. Har företaget kollektivavtal kan det finnas ytterligare regler för exempelvis arbetstid, övertidsersättning, OB, avdrag och löneutbetalning.

Huvudregeln är att arbetsgivardeklarationen ska lämnas senast den 12:e i månaden efter redovisningsperioden, och den 17:e i januari och augusti. Om datumet infaller på en helg flyttas sista dagen till nästa vardag. För företag med beskattningsunderlag för moms över 40 miljoner kronor gäller andra deklarationsdatum. Kontrollera därför alltid aktuellt datum hos Skatteverket.

Den som arbetar med löner behöver därför känna till vilka regler och avtal som gäller för verksamheten och se till att löneunderlaget är aktuellt.

Så skyddar du personuppgifter vid lönehantering

Lönehantering innebär behandling av stora mängder personuppgifter. Löneunderlag kan dessutom innehålla känsliga personuppgifter, till exempel information om sjukfrånvaro eller fackligt medlemskap.

Begränsa därför åtkomsten till personer som behöver uppgifterna i sitt arbete, använd säkra inloggningsmetoder och undvik att skicka känsliga löneuppgifter genom oskyddade kanaler.

Resor och utlägg i lönehanteringen

Reseräkningar, traktamenten, milersättning och andra utlägg kan påverka lönen och behöver därför komma in i tid inför lönekörningen. Med Crona Portal kan medarbetarna registrera resor och utlägg digitalt och hantera kvitton i samma flöde.

Underlagen kan attesteras innan de förs vidare till lönehanteringen. Det minskar behovet av separata underlag och gör det enklare att kontrollera ersättningarna inför lönekörningen.

Vill du slippa sköta lönekörningen själv?

Vill du slippa sköta den löpande lönehanteringen själv kan du låta våra lönespecialister hantera hela eller delar av arbetet.

Upptäck Crona Outsourcing: Outsourcing av din lön- och ekonomihantering

Vanliga frågor om lönekörning

Hur ofta görs en lönekörning?

För företag som betalar ut månadslön görs den ordinarie lönekörningen normalt en gång per månad. Extra lönekörningar kan behövas vid exempelvis korrigeringar eller andra utbetalningar.

Vilka underlag behövs inför en lönekörning?

Du behöver de uppgifter som påverkar den aktuella lönen, exempelvis lön, arbetad tid, frånvaro, semester, tillägg, avdrag, förmåner och utlägg.

Hur hanterar man avvikelser i lönekörningen?

Kontrollera att exempelvis frånvaro, övertid, OB och semester är registrerade och attesterade innan lönebeskeden klarmarkeras.

Hur rättar man fel efter en genomförd lönekörning?

Det beror på när felet upptäcks och vad som redan har skickats till bank, bokföring och Skatteverket. Om bankfil och AGI ännu inte har skickats kan lönebeskedet återföras och rättas i Crona Lön. Har utbetalning eller rapportering redan genomförts beror rättningen på felet och när det upptäcks.

Vad skiljer månadslön från timlön i lönekörningen?

Vid månadslön utgår lönen normalt från ett fast månadsbelopp som justeras för exempelvis frånvaro och tillägg. Timlön bygger i större utsträckning på rapporterade och godkända arbetstimmar.