Så förbereder du kassasystemet inför högsäsong

Högsommar innebär ledighet för många. För butiker, detaljhandel och kiosker kan det däremot vara den mest intensiva perioden på året. Ge dig själv bästa möjliga förutsättningar att maximera sommaren. Läs våra tips på hur du förbereder kassasystemet inför högsäsongen.

Fler kunder, längre köer och ny säsongspersonal kan snabbt sätta både kassasystem och rutiner på prov. För många företag inom handel, service och besöksnäring är det därför klokt att börja planera inför högsäsong i god tid.

• Smarta kassalösningar för småföretag och butiker:
  Upptäck Crona POS

Ett väl förberett kassasystem minskar risken för onödiga avbrott och gör det enklare att ge kunderna snabb och smidig service.

Vi tog ett snack med Ernest Iwanicki, POS-tekniker på Crona Software. Till vardags hjälper han Cronas kunder med support, service och frågor om kassasystem. Här delar han med sig av sina viktigaste råd inför sommarens högsäsong.

Testa utrustningen innan kundtrycket ökar

Börja med att gå igenom hela betalflödet. Testa kassadator, kortterminal, kvittoskrivare, kassalåda och streckkodsläsare. Har verksamheten även köks- eller bongskrivare behöver de ingå i genomgången.

Genomför flera olika typer av köp och säkerställ att returer, presentkort, rabatter och alternativa betalsätt fungerar. Det är ett bra sätt att upptäcka mindre problem innan de hinner skapa köer.

– De flesta problem under högsäsongen går faktiskt att förebygga. Det handlar om att testa utrustningen innan trycket kommer, inte när kön redan står i butiken, säger Ernest Iwanicki, POS-tekniker på Crona Software.

Glöm inte: Om uppkopplingen inte fungerar som den ska kan hela betalflödet påverkas, även om utrustningen i kassan fungerar. Därför är det extra viktigt att testa både nätverk och betalningar innan högsäsongen börjar.

Stäm av kampanjer, priser och erbjudanden

Sommaren innebär ofta nya priser, säsongsprodukter och tillfälliga erbjudanden. Lägg in kampanjerna i kassasystemet i god tid och stäm av datum, villkor, rabatter och kampanjknappar innan de kommuniceras till kunderna.

– Inför högsäsongen rekommenderar jag alltid att man går igenom sina kampanjer i kassasystemet i god tid. Kontrollera att kampanjknappar, rabatter och erbjudanden är upplagda och fungerar som de ska. Det sparar mycket tid när det väl blir rusning, säger Ernest.

Om samma erbjudande marknadsförs i butiken, e-handeln och sociala medier behöver priser och villkor stämma överens i alla kanaler. En genomtänkt strategi minskar risken för missförstånd. Det gör det också lättare för personalen att svara på frågor om de produkter eller tjänster som ingår i kampanjen.

 

Uppdatera lager och artikelregister

När efterfrågan ökar behöver du kunna lita på informationen i systemet. Gå igenom artikelregistret och säkerställ att produktnamn, priser, momssatser och streckkoder är uppdaterade.

– Många gör en extra inventering inför högsäsongen för att säkerställa att lagersaldon och artikelregister är uppdaterade. Det ger en bättre överblick och minskar risken för överraskningar, säger Ernest.

Har du tillgång till tidigare försäljningsdata kan du också ta reda på vilka varor som sålde bäst förra sommaren och när försäljningen var som högst. Det ger ett bättre underlag för inköp och bemanning och kan hjälpa dig att öka försäljningen under högsäsong.

Genom att samla in försäljningsdata även under den kommande säsongen får du dessutom ett värdefullt underlag inför framtida kampanjer.

 

Ge säsongspersonalen en trygg start

Ny personal behöver få tid att komma i gång innan kundtrycket ökar. Om du tar in många säsongsanställda blir en tydlig onboarding av kassasystem och rutiner därför en viktig del av förberedelserna.

– Många av våra kunder är bra på att förbereda sin säsongspersonal. Det handlar inte bara om att lära sig slå in ett köp, utan också om att kunna hantera returer, rabatter och vanliga frågor från kunder, säger Ernest.

Läs mer: Blogg: Extrapersonal inför sommaren

Låt medarbetarna öva på returer, byten, presentkort, rabatter och vanliga felmeddelanden. Har kassasystemet fått nya funktioner sedan förra säsongen behöver även erfaren personal få en kort genomgång.

Kom ihåg: Korta och tydliga instruktioner gör det lättare att agera rätt när tempot stiger. Se till att alla vet vem som ansvarar för kassan och vem de ska kontakta om ett problem uppstår.

 

Samla supportuppgifter och rutiner

Om ett problem uppstår ska personalen snabbt kunna hitta rätt kontaktuppgifter och rutiner. Samla supportvägar, kundnummer och interna instruktioner på ett ställe som berörda medarbetare enkelt kan nå.

Stäm även av vilka öppettider och supportvägar som gäller under sommaren. Då vet personalen hur de ska agera om ett problem uppstår mitt under ett arbetspass.

Du vet väl att vår support finns tillgänglig alla dagar, året runt? Oss kan du kontakta om det tar stopp även under sommarens varmaste dagar, oavsett om det är på kvällen eller helgen.

 

Var redo när högsäsongen börjar

Det finns flera sätt att lyckas med högsäsongen, men goda förberedelser är grunden. När utrustningen är testad, kampanjerna uppdaterade, lagret genomgånget och personalen förberedd minskar risken för köer, fel och onödiga avbrott.

Det ger ett smidigare kassaflöde och bättre förutsättningar att ta hand om fler kunder. Ett kassasystem skapar inte försäljning på egen hand. Däremot kan rätt förberedelser hjälpa dig att öka försäljningen under högsäsong genom att ge personalen mer tid för kunderna.

Det är också en viktig del av hur du kan skapa en stabil försäljning under sommaren, även under de dagar då trycket är som högst.

Nyfiken på våra kassasystem? Boka en demo!