Lena på Crona Lön: Så gör vi det lättare att göra rätt
Den som arbetar med lön kan vara specialist med många års erfarenhet eller någon som nyligen fått löneansvaret på sitt bord. Crona Lön är byggt för båda. Det är en viktig utgångspunkt för Lena Kragelund, produktägare för Cronas lönesystem och själv tidigare löneadministratör.
– Det ska vara lätt att göra rätt, men också riktigt svårt att göra fel. Ju mer vi kan underlätta för våra kunder, desto smidigare löneprocess blir det i slutändan, säger hon.
Upptäck Crona Lön: Flexibelt och enkelt löneprogram online
Lena Kragelund började inte sin bana som programmerare eller systemutvecklare. Hon började med lön. Med 20 års erfarenhet inom Crona, från support via testning och utveckling, är hon idag produktägare för Cronas lönesystem.
Det innebär att hon känner systemen från båda håll: både som den som ska få lönen att bli rätt och som den som är med och utvecklar verktyget för att göra jobbet.
– Lite klyschigt kanske, men jag har hela tiden användaren i centrum. Det är superviktigt. För en utvecklare kan en funktion innebära ett extra knapptryck då och då. För användaren som behöver göra det 400 gånger om dagen är det ett stort hinder. Saker måste fungera i verkligheten, det är kärnan i allt vi utvecklar, säger hon.
Ett lönesystem för olika behov
Skillnaden mellan olika användare kan vara stor. Crona har kunder med allt från en anställd till verksamheter med flera tusen medarbetare. Den som arbetar med lön kan vara specialist på heltid eller ha lönehanteringen som en av flera arbetsuppgifter.
Därför kan Crona Lön anpassas efter både verksamheten och användaren. Den som har enklare behov ska inte behöva mötas av funktioner och inställningar som inte används. Samtidigt går det att bygga på med fler regler och funktioner när lönehanteringen kräver det.
– Det finns ett enkelt och ett komplicerat läge inbyggt för varje funktion. Du slår på det du vill använda och fyller i de grunduppgifter du behöver. Du kan banta ner det, men också bygga upp det med fler regler och register.
Från registrering till kontroll
Genom åren har Lena sett hur själva lönearbetet förändrats. När hon började kunde vardagen innebära stämpelkort, manuell registrering och beräkningar för hand. I dag registrerar medarbetare på företag i regel själva betydligt mer och information kan följa med mellan olika system utan att behöva matas in flera gånger.
– Förr var det mer registrering, beräkning och kontroll. Nu är det mer automatisering, eventuell hantering av avvikelser och attest. Flödena har blivit lite annorlunda, säger hon.
Det minskar det manuella arbetet, men kraven på korrekt lön är desamma. Kollektivavtal, olika anställningsformer och regelverk behöver fortfarande hanteras rätt genom hela processen.
Här vill Crona fortsätta bygga vidare med kontroller som hjälper användaren att reagera när något verkar orimligt.
– Det är lite klyschigt med lätt att göra rätt. Men vi vill ha fler kontroller i form av: är det här verkligen rimligt? Har en medarbetare råkat registrera 250 timmar övertid den här månaden? Där behöver systemet flagga och hjälpa användaren att göra rätt.
AI måste förstå lön
Samma användarperspektiv präglar Lena Kragelunds syn på AI. Även här börjar hon i behovet hos den som arbetar med lön, inte i tekniken. Om en medarbetare får lägre lön än vanligt skulle ett framtida system exempelvis kunna väga samman historiska löner, anställningsvillkor och registrerad frånvaro och hjälpa användaren att förstå varför.
– AI inom lön ska inte bli en chatbot. Det är inte syftet och det är inte det man har behov av. AI måste verkligen förstå lön för att man ska kunna använda den.
Läs mer: AI och lön? Därför behövs människor med expertkompetens
Just nu tittar Crona på hur AI kan användas för att tolka kollektivavtal och omsätta reglerna till beräkningar i systemet. Med över 600 kollektivavtal i Sverige finns många regler som i dag behöver tolkas och omsättas manuellt i lönearbetet. AI och automatisering kan på sikt göra delar av det arbetet betydligt enklare.
Men lön innehåller känsliga personuppgifter. Det ställer höga krav på både säkerhet och spårbarhet.
– Samtidigt är det känsliga personuppgifter vi sitter med, så vi är ganska restriktiva med vad man kan göra i nuläget. Det gäller att göra det på rätt ställen, säger Lena.
Utvecklingen börjar hos användaren
Nya funktioner i Crona Lön börjar ofta med frågor och önskemål från kunder, support eller sälj. Sedan gäller det att förstå behovet bakom frågan och hitta en lösning som passar in i systemet och kan hjälpa fler.
Det är samma användarperspektiv som följt Lena från löneadministrationen till rollen som produktägare. Funktionerna ska fungera i verkligheten, för människor med olika erfarenhet, olika behov och olika stora löneprocesser.
I snitt rullar Crona ut mellan 200 och 250 nya funktioner i Crona Lön – varje år.
– Det är i stort sett så hela systemet har kommit till, genom önskemål och idéer. Vi är lyhörda och utgår från Sveriges löneadministratörers vardag i allt vi gör.
